2.0 Projektlebenszyklus: vier Phasen, vier Dokumente

Kapitel 2 · 2.0 Zum Inhaltsverzeichnis

Der Projektlebenszyklus — eine Phase endet an einem Dokument, nicht an einem Datum

Die meisten Darstellungen des Projektlebenszyklus zeichnen vier Kästen nebeneinander und schreiben Monatsnamen darunter. Diese Seite macht es anders, weil die Praxis es anders macht: Eine Phase ist nicht vorbei, wenn die eingeplante Zeit abgelaufen ist. Sie ist vorbei, wenn ein bestimmtes Papier unterschrieben vorliegt. Und dazu kommt eine zweite Beobachtung, die fast jedes Vorhaben unterschätzt — Ihr Team und Ihr Vertrag meinen nicht dasselbe Projekt.

Die Phase endet an einer Tür, nicht an einem Kalendertag

Sehen Sie sich einen typischen Terminplan aus dem Anlagenbau an. Dort steht „Planung: KW 12 bis KW 20“, und in KW 21 beginnt die Realisierung — unabhängig davon, ob die Planung fertig ist. Das Datum wandert, die Phase nicht. Genau darin liegt der häufigste Denkfehler: Eine Phase ist kein Zeitraum, sondern ein Zustand. Sie ist verlassen, wenn ein prüfbares Ergebnis vorliegt, und das prüfbare Ergebnis ist in Deutschland fast immer ein Dokument mit zwei Unterschriften darunter.

Das klingt bürokratisch und ist das Gegenteil davon. Ein Datum kann man verschieben, ohne dass es jemandem auffällt. Ein fehlendes Dokument fällt sofort auf: Entweder liegt das gegengezeichnete Lastenheft vor oder nicht. Diese Härte ist der ganze Wert des Modells. Sie gibt Ihnen ein Argument, das im Lenkungskreis trägt — nicht „wir brauchen noch zwei Wochen“, sondern „diese Phase ist nicht abgeschlossen, weil das Papier X fehlt, und ohne X hat der nächste Schritt keine Grundlage“.

Die folgende Übersicht zeigt die vier Phasen mit genau dieser Zeile: Beendet durch. Darunter steht, was passiert, wenn die Phase dünn bleibt.

Die vier Türen im Einzelnen

Initialisierung → Planung. Die Tür ist ein gegengezeichnetes Lastenheft und eine geklärte Vertragsform. Das Lastenheft ist die vom Auftraggeber festgelegte Gesamtheit der Forderungen; erst wenn beide Seiten es abgezeichnet haben, planen Sie gegen etwas Prüfbares statt gegen eine Absicht. Die Vertragsform gehört dazu, weil sie entscheidet, ob es überhaupt eine Abnahme gibt und ob Sie den Umfang später einseitig bewegen können — die Einzelheiten dazu stehen in 1.1.

Planung → Durchführung. Die Tür ist ein gegengezeichnetes Pflichtenheft und ein festgeschriebener Basisplan. Das Pflichtenheft ist die Antwort des Auftragnehmers auf das Lastenheft: wie er die Forderungen umsetzen will, mit welchen Annahmen und Abgrenzungen. Der Basisplan ist kein Versprechen, sondern ein Bezugspunkt — er macht eine spätere Änderung überhaupt erst als Änderung sichtbar.

Durchführung → Abschluss. Die Tür ist die Fertigstellungsanzeige und die Aufforderung zur Abnahme. Beides sind Erklärungen des Auftragnehmers, und beide sind Voraussetzung dafür, dass der Abnahmemechanismus überhaupt anläuft. Wo diese Erklärungen fehlen, bleibt die Anlage im Zustand „läuft irgendwie schon“ — mit allen Nachteilen, die 1.2 beschreibt.

Abschluss → nichts mehr. Die Tür ist ein Abnahmeprotokoll mit Datum, Mängelliste und Unterschrift. Das ist das einzige Dokument dieser Reihe, das später vor Gericht Bestand haben muss, und deshalb dasjenige, bei dem die Sorgfalt am meisten lohnt. Ein Protokoll ohne Datum ist wertlos; eine Mängelliste ohne Verantwortlichen und Termin ist eine Wunschliste.

Zwei Projekte, ein Vorhaben — und die Lücke dazwischen

Nun zur unteren Hälfte der Grafik, die in Terminplänen praktisch nie auftaucht. Für Ihr Team endet das Projekt mit der Inbetriebnahme. Die Linie übernimmt, es gibt ein Essen, die Projektmitglieder gehen zurück in ihre Abteilungen. Für Ihren Vertrag endet an dieser Stelle gar nichts. Nach der Abnahme beginnt die Verjährungsfrist für Mängelansprüche zu laufen (§ 634a Abs. 2 BGB), und sie läuft, je nach Gegenstand und Vereinbarung, über Jahre.

Die Fristen im Einzelnen: § 634a BGB gibt zwei Jahre für ein Werk an einer Sache und fünf Jahre für ein Bauwerk. Für den Maschinen- und Anlagenbau ist die Zwei-Jahres-Regel nicht automatisch — eine Anlage, die fest mit einem Gebäude verbunden ist, kann von der Rechtsprechung als Bauwerk behandelt werden, und dann sind es fünf. Ist zusätzlich die VOB/B vereinbart, gilt für Bauwerke nach § 13 Abs. 4 VOB/B eine Frist von vier Jahren, sofern nichts anderes vereinbart ist; für maschinelle und elektrotechnische Anlagenteile, bei denen der Auftraggeber die Wartung nicht dem Auftragnehmer übertragen hat, sind es nach § 13 Abs. 4 Nr. 2 VOB/B zwei Jahre. Die VOB/B ist dabei kein Gesetz: Sie sind Vertragsbedingungen und gelten ausschließlich, wenn die Parteien sie vereinbart haben.

Zwischen dem Ende des blauen und dem Ende des orangen Balkens liegt die eigentliche Managementaufgabe dieser Seite. In dieser Zeit haften Sie weiter, aber Ihre Projektorganisation existiert nicht mehr. Wer nimmt eine Mängelrüge entgegen? Wer weiß, welche Sonderparametrierung beim Anlauf gesetzt wurde? Wer findet die Fassung des Pflichtenhefts, gegen die geprüft werden muss? Wenn die Antwort auf diese drei Fragen „der Kollege, der das gemacht hat“ lautet, haben Sie keinen Prozess, sondern ein Personenrisiko.

Dagegen hilft weder Hoffnung noch Arbeitsrecht. Es gibt keinen arbeitsrechtlichen Mechanismus, der eine namentlich benannte Person über eine mehrjährige Gewährleistungsfrist verfügbar hält — die Kündigungsfristen des § 622 BGB regeln etwas anderes. Personenkontinuität über die Frist hinweg ist eine Frage vertraglicher Schlüsselpersonalregelungen zwischen Unternehmen, nicht eine Frage der Personalplanung. Was Sie stattdessen tun können, ist banal und wirksam: die Unterlagen an einen Ort legen, der nicht an einer Person hängt, und eine benannte Stelle festlegen, an die Mängelrügen gehen. Mehr dazu in 7.3.

Warum hier vier Phasen stehen — und was DIN 69901 sagt

Die deutsche Normfamilie zum Projektmanagement ist DIN 69901 in der Ausgabe 2009-01. Sie besteht aus fünf Teilen: Teil 1 Grundlagen, Teil 2 Prozesse und Prozessmodell, Teil 3 Methoden, Teil 4 Daten und Datenmodell, Teil 5 Begriffe. Teil 2 beschreibt ein Prozessmodell, das erheblich feingliedriger ist als vier Kästen — es ordnet die Projektarbeit in Prozessgruppen und einzelne Prozesse.

Diese Reihe arbeitet trotzdem mit vier Phasen, und das aus einem praktischen Grund: Ein mittelständisches Vorhaben mit acht bis fünfzehn Beteiligten braucht ein Modell, das man an eine Wand schreiben kann. Die vier Phasen lassen sich auf das Prozessmodell abbilden, sie widersprechen ihm nicht. Wenn in Ihrem Haus bereits nach DIN 69901 gearbeitet wird oder eine Zertifizierung ansteht, nehmen Sie die Normbegriffe; wenn nicht, verlieren Sie mit vier Phasen nichts.

Ein Hinweis noch zur Reihenfolge: Die vier Phasen sind keine strenge Kaskade. In der Praxis überlappen Planung und Durchführung fast immer, und in der Initialisierung läuft ein Strang, der überhaupt kein planbares Ende hat — davon handelt die nächste Seite. Was nicht überlappen darf, sind die Türen. Ein Dokument, das eine Phase abschließt, kann nicht rückwirkend unterschrieben werden.

Was 2.1 bis 2.4 behandeln

2.1 Initialisierungsphase. Vier Stränge, von denen einer kein planbares Ende hat: die Beteiligung des Betriebsrats. Bleibt diese Phase dünn, planen Sie gegen ein Ziel, das nie jemand aufgeschrieben hat — und der Termin, den Sie am wenigsten beeinflussen können, beginnt am spätesten.

2.2 Planungsphase. Lastenheft und Pflichtenheft, die vierschrittige Reihenfolge und der Basisplan. Bleibt diese Phase dünn, fehlt bei der Abnahme der gemeinsame Maßstab und bei jeder Änderung der Bezugspunkt, von dem sie abweichen könnte.

2.3 Durchführungsphase. Wie Sie mit Änderungswünschen umgehen, wenn jemand danebensteht und wartet. Bleibt diese Phase dünn, werden Änderungen ausgeführt, bevor sie beauftragt sind, und bleiben damit unbezahlt.

2.4 Abschlussphase. Die Abnahme, ihre vier Rechtsfolgen und die fiktive Abnahme. Bleibt diese Phase dünn, wird die Vergütung nicht fällig und die Verjährung läuft nicht an — oder es tritt genau das Gegenteil ein und Sie haben abgenommen, ohne es zu merken.

So sieht das in AB aus

Legen Sie in AB Projects für jede der vier Türen einen Meilenstein an — nicht eine Aufgabe. Der Unterschied ist nicht kosmetisch: Eine Aufgabe hat eine Dauer und lässt sich strecken, ein Meilenstein hat ein Datum und ist entweder erreicht oder nicht. Nennen Sie den Meilenstein nach dem Dokument, nicht nach der Phase: „Lastenheft gegengezeichnet“ statt „Initialisierung abgeschlossen“. Damit steht im Terminplan, worauf gewartet wird.

Für die Lücke zwischen den beiden Balken hat sich ein zweiter Kniff bewährt: Legen Sie beim Abschluss einen letzten Vorgang mit dem Enddatum der Gewährleistungsfrist an, mit einem benannten Verantwortlichen und dem Verweis auf den Ablageort der Projektunterlagen. Er tut monatelang nichts. Er sorgt aber dafür, dass die Frist überhaupt irgendwo steht — und dass sie jemandem gehört.

Begriffe auf dieser Seite

Projektphase

Ein Abschnitt des Vorhabens, der durch ein prüfbares Ergebnis abgeschlossen wird — nicht durch ein Datum. Ausführlich

DIN 69901

Die deutsche Normfamilie zum Projektmanagement, Ausgabe 2009-01, in fünf Teilen. Ausführlich

Lastenheft

Die vom Auftraggeber festgelegte Gesamtheit der Forderungen an Lieferungen und Leistungen. Ausführlich

Pflichtenheft

Die Antwort des Auftragnehmers darauf: wie er die Forderungen umzusetzen gedenkt. Ausführlich

Basisplan

Der festgeschriebene Planstand, gegen den spätere Abweichungen gemessen werden. Ausführlich

Abnahme

Der Stichtag, der Fälligkeit, Gefahrübergang und Verjährungsbeginn zugleich auslöst. Ausführlich

Mängelliste

Die protokollierte Aufstellung offener Punkte bei der Abnahme, mit Verantwortlichem und Termin. Ausführlich

Gewährleistung

Die Mängelhaftung nach der Abnahme; die Frist richtet sich nach § 634a BGB. Ausführlich

VOB/B

Kein Gesetz, sondern Vertragsbedingungen — sie gelten nur, wenn sie vereinbart wurden. Ausführlich

Meilenstein

Ein Termin ohne Dauer, an dem etwas nachprüfbar erreicht sein muss. Ausführlich

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