2.1 Initialisierungsphase: was zuerst beginnen muss

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Die Initialisierungsphase — ein Strang hat kein planbares Ende, und genau der muss zuerst beginnen

In der Initialisierungsphase laufen vier Dinge parallel: die Auftragsklärung, die Klärung der Vertragsform, die Verhandlung der Kapazität mit der Linie — und die Beteiligung des Betriebsrats. Drei davon können Sie terminieren. Der vierte hat kein planbares Ende, und deshalb entscheidet er über Ihren Go-live-Termin, egal wie gut Sie die anderen drei planen.

Der eine Strang, den Sie nicht terminieren können

Die übliche Reihenfolge in einem ERP-Rollout eines Familienunternehmens sieht so aus: erst Auftragsklärung, dann Planung, dann Realisierung und Konfiguration, dann der Go-live-Termin, der seit Monaten in der Geschäftsleitungspräsentation steht. Irgendwann in der letzten Spalte fällt jemandem ein, dass das neue System Nutzerkennungen führt und Vorgänge mit Zeitstempel protokolliert — und dass der Betriebsrat davon noch nichts weiß.

An diesem Punkt hört Ihr Terminplan auf zu funktionieren. Nicht, weil der Betriebsrat unwillig wäre, sondern weil dieser Vorgang keine Struktur hat, die man in Wochen ausdrücken kann. Er endet, wenn eine Einigung zustande kommt oder wenn die Einigungsstelle entscheidet — und für beides gibt es keine Frist. Ein Terminplan, der einen Vorgang ohne Endtermin an das Ende stellt, ist kein Terminplan, sondern eine Hoffnung.

Die Grafik zeigt beide Anordnungen übereinander. Die Arbeit ist in beiden Fällen dieselbe; verschoben ist nur, wann der orange Strang beginnt.

Was das Betriebsverfassungsgesetz tatsächlich verlangt

Zwei Vorschriften sind hier zu unterscheiden, und sie werden regelmäßig verwechselt.

§ 90 BetrVG — Unterrichtung und Beratung. Der Arbeitgeber hat den Betriebsrat über die Planung von technischen Anlagen, von Arbeitsverfahren und Arbeitsabläufen „einschließlich des Einsatzes von Künstlicher Intelligenz“ sowie der Arbeitsplätze rechtzeitig zu unterrichten und die vorgesehenen Maßnahmen mit ihm zu beraten — und zwar so rechtzeitig, dass Vorschläge und Bedenken noch in der Planung berücksichtigt werden können. Halten Sie zwei Dinge fest: Es ist eine Beratungspflicht, kein Vetorecht. Und die Rechtzeitigkeit ist nicht dekorativ, sondern der eigentliche Inhalt der Norm. Eine Unterrichtung, die erst kommt, wenn das System konfiguriert ist, erfüllt den Zweck nicht mehr.

§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG — das eigentliche Tor. Der Betriebsrat hat mitzubestimmen bei der Einführung und Anwendung technischer Einrichtungen, „die dazu bestimmt sind, das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen“. Das ist ein echtes Mitbestimmungsrecht: Ohne Zustimmung darf das System nicht eingeführt werden.

Entscheidend ist die Reichweite, und dazu gibt es eine klare Doktrin. Nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts kommt es auf die objektive Eignung der Einrichtung an, Verhaltens- oder Leistungsdaten zu erheben. Die Absicht des Arbeitgebers ist unerheblich, und es muss auch nicht tatsächlich aufgezeichnet werden (BAG 16.07.2024 – 1 ABR 16/23). Wenden Sie das auf Ihr Vorhaben an: Ein ERP-System, eine Zeiterfassung oder ein Ticketsystem, in dem Vorgänge einer Nutzerkennung zugeordnet werden, ist objektiv geeignet, Verhalten und Leistung zu erfassen — und fällt damit regelmäßig unter die Norm.

„Regelmäßig“ ist hier bewusst gewählt. Der oft gehörte Satz „ERP ist immer mitbestimmungspflichtig“ ist keine Rechtsprechung, sondern eine Abkürzung. Sie müssen die Doktrin auf Ihr konkretes System anwenden: Welche Daten fallen an, mit welcher Zuordenbarkeit, wer kann sie auswerten? Diese Prüfung dauert einen halben Tag und ersetzt zwei Monate Streit darüber, ob man den Betriebsrat überhaupt braucht.

Was am Ende steht: die Betriebsvereinbarung. Das Ergebnis der Mitbestimmung ist keine Zustimmungs-E-Mail, sondern eine Betriebsvereinbarung. Sie wird nach § 77 BetrVG von Arbeitgeber und Betriebsrat gemeinsam beschlossen, ist schriftlich niederzulegen und von beiden Seiten zu unterzeichnen. Und sie gilt „unmittelbar und zwingend“: Sie bindet die einzelnen Arbeitsverhältnisse direkt, ohne dass es einer Umsetzung im Arbeitsvertrag bedürfte, und lässt sich nicht projektweise beiseiteschieben. Wer glaubt, im Einzelfall eine Ausnahme aushandeln zu können, hat den Charakter des Instruments nicht verstanden.

Wenn keine Einigung zustande kommt. Nach § 87 Abs. 2 BetrVG entscheidet in diesem Fall die Einigungsstelle; ihr Spruch ersetzt die Einigung zwischen Arbeitgeber und Betriebsrat. Das Verfahren steht Ihnen also offen — es garantiert nur keinen Termin.

Die planungsrelevante Tatsache: Es gibt keine Zahl

Und damit zu dem Punkt, den die meisten Ratgeber an dieser Stelle mit einer Faustregel überdecken. Für dieses Verfahren gibt es keine gesetzliche Frist — weder in § 87 für die Verhandlung noch in § 76 für die Einigungsstelle. Und es gibt keine veröffentlichten Daten zur typischen Dauer. Wir haben danach gesucht: Weder das Bundesministerium für Arbeit und Soziales noch das Bundesarbeitsgericht noch das Institut für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung noch die Hans-Böckler-Stiftung publizieren belastbare Zeitangaben dazu. Deshalb steht auf dieser Seite keine Zahl.

Dieses Fehlen ist keine Lücke in diesem Text, sondern die planungsrelevante Tatsache selbst. Es sagt Ihnen etwas Konkretes über die Steuerung Ihres Projekts: Sie können diesen Vorgang nicht terminieren, Sie können ihn nur früh beginnen. Alles andere — Puffer, Eskalationsstufen, Zwischentermine — setzt eine Verteilung voraus, die niemand kennt.

Praktisch folgt daraus eine einfache Regel: Der erste Termin mit dem Betriebsrat gehört in dieselbe Woche wie das erste Gespräch über den Leistungsumfang. Nicht, weil dann alles schneller ginge, sondern weil dann der Vorgang, den Sie am wenigsten beeinflussen können, am längsten Zeit hat. Und wenn er unerwartet schnell abgeschlossen ist, haben Sie nichts verloren.

Die anderen drei Stränge

Auftragsklärung und Lastenheft. Hier entsteht das Dokument, das die Phase abschließt: das Lastenheft — die vom Auftraggeber festgelegte Gesamtheit der Forderungen an die Lieferungen und Leistungen eines Auftragnehmers innerhalb eines Auftrages. In der Initialisierung muss es noch nicht vollständig sein, aber es muss existieren, datiert sein und einen benannten Verfasser haben. Wie Lastenheft und Pflichtenheft zusammenspielen, steht in 2.2.

Die Vertragsform klären. Werkvertrag oder Dienstvertrag? Davon hängt ab, ob es eine Abnahme gibt, wann Geld fließt, wie lange Sie haften — und ob Sie den Umfang später überhaupt bewegen können. Die vollständige Gegenüberstellung steht in 1.1. Für die Initialisierung genügt eine Frage an Vertrieb oder Einkauf: Welche Vertragsform gilt hier, und wo steht das? Die Antwort schriftlich, eine E-Mail reicht.

Kapazität mit der Linie verhandeln. Das ist der Strang, bei dem am meisten geschummelt wird. Ein Team wird benannt, aber niemandem wird etwas weggenommen — die Beteiligten sollen das Projekt „zusätzlich“ machen. Diese Doppelrolle ist der häufigste stille Projektkiller im Mittelstand, weil das Tagesgeschäft in einem Konflikt immer gewinnt: Es hat einen Kunden, der heute anruft. Warum das so ist und wie Sie eine Zuteilung so verhandeln, dass sie trägt, steht in 1.3. Die Kurzfassung für die Initialisierung: Eine Zuteilung ohne benannten Verzicht ist ein Wunsch. Schreiben Sie auf, was die betreffende Person nicht mehr macht, und lassen Sie das von der Führungskraft der Linie bestätigen.

Die Checkliste: Wann die Initialisierung abgeschlossen ist

Die Phase ist beendet, wenn diese sechs Punkte vorliegen — nicht, wenn der Kalendermonat um ist.

• Ein Lastenheft, datiert und von beiden Seiten gezeichnet. Unterschriften: Auftraggeberseite fachlich verantwortlich, Auftragnehmerseite vertrieblich oder technisch verantwortlich.
• Eine schriftliche Auskunft zur Vertragsform mit Fundstelle, dazu die Antwort auf drei Anschlussfragen: Gibt es eine vereinbarte Abnahmeregelung? Ist die VOB/B vereinbart? Ab wann läuft die Gewährleistungsfrist?
• Ein protokollierter Termin mit dem Betriebsrat nach § 90 BetrVG, mit Datum und Teilnehmerliste, und eine dokumentierte Einschätzung, ob § 87 Abs. 1 Nr. 6 einschlägig ist.
• Eine Kapazitätszusage der Linie, die benennt, was die zugeteilten Personen dafür nicht mehr tun. Unterschrift: die Führungskraft, der sie sonst berichten.
• Ein benannter Auftraggeber im Haus — eine Person, nicht ein Gremium, die im Zweifel entscheidet. Ein Auftraggeber, den man nicht anrufen kann, ist keiner.
• Eine erste Liste der offenen Punkte, in der jeder Eintrag einen Verantwortlichen und ein Datum hat — einschließlich der Punkte, die Sie noch nicht beantworten können.

Fehlt einer dieser Punkte, ist die Phase nicht abgeschlossen. Das ist kein Formalismus: Jeder einzelne Punkt ist ein Ding, das Sie später nicht mehr nachholen können, ohne dass es teuer wird.

So sieht das in AB aus

Legen Sie in AB Projects die vier Stränge als vier parallele Vorgangsgruppen an, nicht als eine Liste. Der Betriebsratsstrang bekommt dabei eine Besonderheit: Geben Sie ihm einen Starttermin und keinen Endtermin. Das sieht in einem Balkenplan unschön aus, und genau deshalb ist es richtig — es zwingt jeden, der den Plan ansieht, die Frage zu stellen, die sonst niemand stellt.

Für die Checkliste hat sich bewährt, jeden der sechs Punkte als eigenen Meilenstein zu führen und den Phasenübergang von allen sechs abhängig zu machen. Dann kann niemand die Phase für abgeschlossen erklären, solange ein Punkt offen ist — und Sie müssen es nicht in der Sitzung durchsetzen, sondern es steht im Plan.

Begriffe auf dieser Seite

Betriebsrat

Das Gremium mit echten Mitbestimmungsrechten — nicht nur einer Meinung. Ausführlich

Betriebsvereinbarung

§ 77 BetrVG: gilt unmittelbar und zwingend für alle betroffenen Arbeitsverhältnisse. Ausführlich

Lastenheft

Die vom Auftraggeber festgelegte Gesamtheit der Forderungen an Lieferungen und Leistungen. Ausführlich

Pflichtenheft

Die Antwort des Auftragnehmers darauf: wie er die Forderungen umzusetzen gedenkt. Ausführlich

Werkvertrag

§ 631 BGB: geschuldet ist der Werkerfolg. Kein einseitiges Änderungsrecht. Ausführlich

Dienstvertrag

§ 611 BGB: geschuldet ist die Tätigkeit. Keine Abnahme, kein Werkerfolg. Ausführlich

Doppelrolle

Projektarbeit zusätzlich zur Linienaufgabe — im Konflikt gewinnt fast immer die Linie. Ausführlich

Tagesgeschäft

Die wiederkehrende Arbeit der Linie: kein Anfang, kein Ende, keine Abnahme. Ausführlich

Auftraggeber

Die Person, die das Projekt will, es finanziert und im Zweifel entscheidet. Ausführlich

Gewährleistung

Die Mängelhaftung nach der Abnahme; die Frist richtet sich nach § 634a BGB. Ausführlich

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