1.3 Projekt oder Tagesgeschäft | Kapazität und Haftung

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Projekt oder Tagesgeschäft — die Frage entscheidet über Kapazität und Haftung

Ob eine Arbeit ein Projekt oder Tagesgeschäft ist, klingt nach einer Frage der Bezeichnung. Sie entscheidet in Wahrheit drei sehr handfeste Dinge: woher die Kapazität kommt, ob es eine Abnahme gibt — und wer haftet, wenn etwas schiefgeht.

Warum das keine Frage der Bezeichnung ist

In vielen Häusern wird der Unterschied zwischen Projekt und Tagesgeschäft als Vokabelfrage behandelt: Man nennt etwas „Projekt“, weil es größer als üblich ist, oder „Tagesgeschäft“, weil es niemand offiziell beauftragt hat. Beide Zuordnungen haben Folgen, die weit über die Wortwahl hinausgehen.

Die erste Folge ist Kapazität. Tagesgeschäft hat seine Kapazität immer schon; sie ist im Stellenplan verbaut, und niemand muss sie beantragen. Projektkapazität muss dagegen jemandem weggenommen werden — es gibt keine dritte Quelle. Wer ein Projekt startet, ohne diesen Entzug irgendwo festzuschreiben, hat die Arbeit verteilt, aber nicht die Zeit.

Die zweite Folge ist die Abnahme. Tagesgeschäft kennt keinen Stichtag, an dem jemand erklärt, dass es in Ordnung ist. Ein Projekt mit einem Werkvertrag darüber kennt genau einen solchen Tag, und dieser Tag löst gleich mehrere Rechtsfolgen aus.

Die dritte Folge ist die Haftung. Läuft im Tagesgeschäft etwas schief, ist es eine Störung, die im nächsten Durchlauf behoben wird. Läuft im Projekt etwas schief, kann daraus Verzug werden, und aus Verzug unter Umständen eine Vertragsstrafe.

Die sechs Unterschiede auf einen Blick

Die folgende Gegenüberstellung geht die sechs Merkmale durch. Danach besprechen wir sie einzeln — mit dem meisten Gewicht auf der fünften Zeile.

Die sechs Zeilen im Einzelnen

Ende. Ein Projekt hat eines, und es steht im Vertrag; danach existiert das Vorhaben nicht mehr. Tagesgeschäft hat keines — der Prozess läuft im nächsten Monat weiter. Das klingt banal, hat aber eine unangenehme Konsequenz: Ein Vorhaben ohne benanntes Ende wird über kurz oder lang zu Tagesgeschäft, ganz gleich, wie es genannt wird. Wer den Endtermin nicht verteidigt, verwandelt sein Projekt in eine Daueraufgabe.

Erfolgsmaßstab. Im Projekt ist es ein abgenommenes Ergebnis: Es gibt einen Tag, an dem gemessen wird. Im Tagesgeschäft ist es ein stabil laufender Betrieb, gemessen über Zeiträume — Durchsatz, Reaktionszeit, Ausschussquote. Deshalb passen Kennzahlen aus der Linie nur selten auf ein Projekt und umgekehrt.

Wer entscheidet. Im Projekt entscheiden Auftraggeber und Lenkungskreis, eigens für dieses Vorhaben eingesetzt. Im Tagesgeschäft entscheidet die Linie, dauerhaft, und die Zuständigkeit steht im Organigramm. Das ist der Grund, warum Eskalationen im Projekt einen eigenen Weg brauchen: Der Dienstweg der Linie führt an den Projektentscheidungen vorbei.

Was ein Fehler kostet. Im Tagesgeschäft ist ein Fehler eine Störung, die im nächsten Durchlauf behoben wird. Im Projekt kostet er Nacharbeit aus dem Projektbudget, führt zu Verzug und kann unter Umständen eine Vertragsstrafe auslösen. Es gibt keinen nächsten Durchlauf, in dem man es besser macht.

Vertrag und Haftung. Das ist die Zeile mit dem größten praktischen Gewicht, und deshalb ausführlicher: Nur auf der Projektseite steht ein Vertrag über der Arbeit — ein Werk- oder ein Dienstvertrag. Nur dort gibt es einen Tag, an dem etwas endgültig wird: die Abnahme. Mit ihr wird die Vergütung fällig (§ 641 Abs. 1 BGB), das Risiko geht über (§ 644 Abs. 1 BGB), und die Verjährung der Mängelansprüche beginnt zu laufen (§ 634a Abs. 2 BGB). Nur dort läuft danach eine Gewährleistungsfrist mit festem Beginn — zwei Jahre für ein Werk an einer Sache, fünf für ein Bauwerk, wobei eine fest mit einem Gebäude verbundene Anlage von der Rechtsprechung als Bauwerk behandelt werden kann. Und nur dort kann eine Vertragsstrafe im Raum stehen. Im Tagesgeschäft gibt es nichts davon: keinen Abnahmestichtag, keine Frist, die irgendwann zu laufen beginnt, und keine Strafe für einen versäumten Tag.

Kapazität. Projektkapazität wird geplant, ist endlich und muss jemandem weggenommen werden. Tagesgeschäftskapazität ist immer schon vergeben, und niemand muss sie neu beantragen. Aus dieser Asymmetrie folgt die Doppelrolle — dazu unten mehr.

Vertragsstrafe: kurz, aber präzise

Die Vertragsstrafe wird nach § 339 BGB verwirkt, wenn der Schuldner in Verzug gerät. So weit ist die Sache einfach. Kompliziert wird sie bei der Höhe, und dort kursiert eine Faustregel, die falsch wiedergegeben wird.

Die viel zitierte Grenze von fünf Prozent ist keine gesetzliche Obergrenze. Sie stammt aus der AGB-Rechtsprechung: Der Bundesgerichtshof hat entschieden, dass eine formularmäßige Vertragsstrafe oberhalb von fünf Prozent der Auftragssumme unangemessen benachteiligt und die Klausel dann insgesamt unwirksam ist, ohne dass sie auf ein zulässiges Maß zurückgeführt würde (BGH 23.01.2003 – VII ZR 210/01). Zwei Einschränkungen sind entscheidend: Erstens gilt das für Allgemeine Geschäftsbedingungen — auf eine individuell ausgehandelte Vertragsstrafe ist es nicht übertragbar. Zweitens kommt es nicht nur auf den Prozentsatz an, sondern auch auf die Bezugsgröße: Der Bundesgerichtshof hat eine Fünf-Prozent-Klausel für unwirksam erklärt, weil sie an die Auftragssumme des Auftragsschreibens anknüpfte statt an die tatsächliche Vergütung (BGH 15.02.2024 – VII ZR 42/22).

Was heißt das für Sie? Wenn in Ihrem Vertrag eine Vertragsstrafe steht, verlassen Sie sich nicht auf die Fünf-Prozent-Regel als Beruhigung. Lassen Sie die konkrete Klausel prüfen — sie kann wirksam sein und Sie mehr kosten, als die Faustregel vermuten lässt, oder unwirksam sein und Ihnen einen Spielraum geben, den Sie nicht kannten.

Die Doppelrolle — der praktisch wichtigste Abschnitt dieser Seite

Und damit zur Folgerung, die im Mittelstand am meisten Schaden anrichtet. Sie steht in der letzten Tabellenzeile: Projektkapazität muss jemandem weggenommen werden, Linienkapazität ist immer schon vergeben. Wenn beide auf dieselbe Person zugreifen, gewinnt strukturell die Linie.

Wer zu 50 Prozent ins Projekt zugeteilt ist, ist deshalb kein halber Projektmitarbeiter. Er ist ein voller Linienmitarbeiter mit einem zweiten Auftrag. Der Grund ist nicht mangelnde Loyalität, sondern eine Asymmetrie in den Signalen: Das Tagesgeschäft hat jeden Tag einen Absender — einen Kunden am Telefon, eine stehende Anlage, einen Kollegen, der auf eine Freigabe wartet. Das Projekt hat einen Termin in vier Wochen und niemanden, der heute nachfragt. Bei Kollision gewinnt der Absender. Jedes Mal.

Deshalb ist eine Prozentangabe allein wirkungslos. Sie beschreibt eine Absicht, keine Entscheidung. Was tatsächlich hilft, sind drei Schritte, und sie sind in dieser Reihenfolge wichtig:

1. Schreiben Sie den Prozentsatz auf. Nicht „unterstützt das Projekt“, sondern „50 Prozent, ab dem 1. September, bis zur Abnahme“. Eine Zahl mit Anfang und Ende.
2. Benennen Sie, was in der Linienrolle nicht gemacht wird, solange die Zuteilung läuft. Konkret, mit Aufgaben und Namen: Wer übernimmt die Schichtplanung? Wer beantwortet die Lieferantenanfragen? Was fällt für diese Zeit ersatzlos weg?
3. Lassen Sie die Linienvorgesetzte diese zweite Liste unterschreiben — nicht die erste. Die Zusage, jemanden bereitzustellen, kostet nichts. Die Zusage, auf konkrete Leistungen zu verzichten, kostet etwas, und genau deshalb ist sie die einzige, die trägt.

Der Satz zum Mitnehmen: Eine Zuteilung ohne benannten Verzicht ist ein Wunsch. Und Wünsche halten keinen Terminplan.

Eine ehrliche Notiz zur Kapazität

Wenn Sie die Nettokapazität eines Teams rechnen, kommen drei Größen ins Spiel, bei denen regelmäßig falsch gerechnet wird.

Urlaub. § 3 BUrlG nennt einen gesetzlichen Mindesturlaub von 24 Werktagen. Das ist die meistmissverstandene Zahl im deutschen Personalwesen, denn das Gesetz rechnet mit einer Sechs-Tage-Woche. Bei der üblichen Fünf-Tage-Woche entspricht der gesetzliche Mindestanspruch 20 Arbeitstagen. Die häufig genannten 30 Arbeitstage sind kein gesetzlicher Standard, sondern der tarifliche Standard der Metall- und Elektroindustrie; er bindet nur tarifgebundene Unternehmen — und viele mittelständische Zulieferer sind es nicht. Rechnen Sie also mit dem Wert, der in Ihren Arbeitsverträgen steht, nicht mit dem, der im Gespräch als „normal“ gilt.

Feiertage. Sie sind Ländersache; bundeseinheitlich ist allein der 3. Oktober. Die Spanne reicht von 10 Feiertagen in Berlin, Bremen, Hamburg, Niedersachsen und Schleswig-Holstein bis zu 14 in Augsburg. Für ein Projekt mit Werken an mehreren Standorten ist das kein Detail: Zwei Teams, die formal denselben Kalender haben, verlieren unterschiedlich viele Arbeitstage — und die Differenz fällt oft genau in die kritische Phase.

Betriebsferien. Rechtlich beruhen sie auf § 7 Abs. 1 BUrlG in Verbindung mit § 87 Abs. 1 Nr. 5 BetrVG, also auf der Mitbestimmung des Betriebsrats bei der Aufstellung von Urlaubsgrundsätzen und des Urlaubsplans. Wie verbreitet Betriebsferien in Deutschland tatsächlich sind, lässt sich nicht belegen — dazu gibt es keine belastbare Statistik, die Aussagen darüber sind anekdotisch. Fragen Sie deshalb in jedem beteiligten Werk einzeln nach, statt eine Annahme zu treffen.

So sieht das in AB aus

In AB Projects lässt sich die Doppelrolle sichtbar machen, statt sie zu beklagen. Hinterlegen Sie für jedes Teammitglied den zugeteilten Anteil und rechnen Sie die Auslastung mit dem realen Anteil, nicht mit dem zugesagten. Der Unterschied zwischen beiden Zahlen ist die ehrlichste Kennzahl, die Ihr Projekt hat.

Nützlich ist außerdem, die Verzichtsliste aus dem Abschnitt oben als Dokument am Projekt zu hinterlegen und im Statusbericht zu verlinken. Wenn drei Monate später jemand fragt, warum der Termin nicht gehalten wurde, ist die Frage dann beantwortbar: Entweder der Verzicht wurde eingehalten, oder er wurde es nicht — und beides steht mit Datum da.

Begriffe auf dieser Seite

Projekt

Einmalig, zeitlich begrenzt, mit definiertem Ergebnis und eigener Organisation. Ausführlich

Tagesgeschäft

Die dauerhaft wiederkehrende Arbeit der Linie — ohne Ende und ohne Abnahmestichtag. Ausführlich

Abnahme

Der eine Tag, an dem etwas endgültig wird: Fälligkeit, Gefahrübergang, Verjährungsbeginn. Ausführlich

Gewährleistung

Die Mängelhaftung nach der Abnahme, mit einer Frist, die ab diesem Tag läuft. Ausführlich

Vertragsstrafe

§ 339 BGB: verwirkt bei Verzug. Die Fünf-Prozent-Grenze ist AGB-Rechtsprechung, kein Gesetz. Ausführlich

Doppelrolle

Projektaufgabe zusätzlich zur unveränderten Linienaufgabe — im Mittelstand der Normalfall. Ausführlich

Auslastung

Der Anteil der verfügbaren Zeit, der tatsächlich für das Projekt zur Verfügung steht. Ausführlich

Personenstunden

Die Aufwandseinheit der Planung — nicht zu verwechseln mit der Kalenderdauer. Ausführlich

Eskalation

Der vorher vereinbarte Weg, auf dem eine Entscheidung eine Ebene höher getroffen wird. Ausführlich

Auftraggeber

Die Person, die das Projekt verantwortet und im Zweifel entscheidet, was wartet. Ausführlich

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