3.3 Ressourcen zuweisen: 261 Tage bis zur echten Zahl

Kapitel 3 · 3.3 Zurück zu 3.0

Ressourcen zuweisen — geplant wird mit der obersten Zeile, gearbeitet in der untersten

Fast jede Ressourcenplanung im Mittelstand beginnt mit einer Zahl, die stimmt, und endet mit einer Zusage, die nicht stimmt. Der Grund ist keine Nachlässigkeit, sondern eine Rechnung, die niemand vollständig aufschreibt: Vom Kalenderjahr über Feiertage und Urlaub bis zum Doppelrollen-Alltag zwischen Projekt und Linie schrumpft die Verfügbarkeit in sechs Schritten. Diese Seite rechnet alle sechs durch — und ist ehrlich dabei, für welche zwei es keine belastbare Zahl gibt.

Die oberste Zeile und die unterste

Die Behauptung der Abbildung ist unbequem und trifft fast jedes Projekt: Geplant wird mit der obersten Zeile, gearbeitet wird in der untersten. Zwischen beiden liegen fünf Abzüge, von denen jeder einzelne bekannt ist — nur stehen sie nirgends zusammen.

Das ist der Kern des Problems. Niemand bestreitet, dass es Feiertage gibt; niemand bestreitet Urlaub, Krankheit oder die Tatsache, dass die Linie weiterläuft. Aber solange diese Abzüge in verschiedenen Köpfen und verschiedenen Systemen liegen, werden sie in der Terminzusage nie gemeinsam wirksam. Die Ressourcenplanung besteht deshalb nicht darin, etwas Neues herauszufinden, sondern darin, Bekanntes einmal untereinanderzuschreiben.

Und noch eine Vorbemerkung zur Einheit: Das Ergebnis dieser Rechnung ist eine Zahl in Tagen, nicht ein Prozentsatz. „Frau Berger ist zu 50 Prozent im Projekt“ ist keine Planungsgröße, sondern eine Absichtserklärung. „Für dieses Projekt stehen bis Oktober rund 90 Tage zur Verfügung“ ist eine. Der Unterschied entscheidet darüber, ob Sie beim nächsten Engpass verhandeln können oder nur bedauern.

Die Rechnung, Zeile für Zeile

261 Arbeitstage. So viele Montage bis Freitage hat ein Kalenderjahr. Das ist der Ausgangswert, mit dem fast jede Planung startet und mit dem keine enden darf.

Abzüglich Feiertage: rund 249. Wie viele es genau sind, hängt vom Bundesland ab — die Spanne reicht von 10 gesetzlichen Feiertagen in Berlin, Bremen, Hamburg, Niedersachsen und Schleswig-Holstein bis zu 14 in Augsburg. Für ein Team an zwei Standorten heißt das zwei verschiedene Werte in derselben Tabelle. Details zum Kalender, einschließlich der Besonderheiten des Jahres 2026, stehen in 3.2.

Abzüglich Urlaub: 219 oder 229. Bei 30 Urlaubstagen — dem Standard des Tarifgebiets Metall und Elektro — bleiben 219 Tage. Beim gesetzlichen Mindesturlaub bleiben 229. Welcher der beiden Werte für Ihr Haus gilt, entscheidet nicht die Branche, sondern der Arbeitsvertrag.

Urlaub: die beiden Zahlen, die ständig verwechselt werden

Dieser Punkt ist der am häufigsten falsch wiedergegebene deutsche Projektmanagement-Fakt, deshalb hier ausführlich.

§ 3 BUrlG bestimmt einen Mindesturlaub von „mindestens 24 Werktagen“. Entscheidend ist das Wort Werktage: Gemeint sind alle Tage außer Sonn- und Feiertagen, also eine Sechstagewoche. Bei der in der Praxis üblichen Fünftagewoche entspricht der gesetzliche Mindestanspruch daher 20 Arbeitstagen. Vier Wochen Urlaub — nicht fast fünf.

Drucken Sie im Zweifel immer beide Zahlen nebeneinander: 24 Werktage nach § 3 BUrlG, bei Fünftagewoche 20 Arbeitstage. Wer nur „24“ nennt, produziert in jeder Kapazitätsrechnung einen Fehler von vier Tagen pro Person und Jahr, und zwar systematisch in die falsche Richtung.

Die oft genannten 30 Arbeitstage sind kein gesetzlicher Anspruch. Sie sind der Standard im Tarifgebiet Metall und Elektro und binden nur tarifgebundene Unternehmen. Viele mittelständische Zulieferer sind nicht tarifgebunden — behandeln Sie 30 Tage deshalb nicht als „die deutsche Norm“, sondern schauen Sie in die Arbeitsverträge, die in Ihrem Haus tatsächlich gelten. Im Zweifel liegt der Wert dazwischen, und dann liegt er dort auch begründet.

Die beiden Zeilen, die in der Abbildung leer bleiben

Zwei Zeilen der Abbildung sind gestrichelt und tragen ein Fragezeichen. Das ist kein Versehen, sondern der ehrlichste Teil dieser Seite.

Krankheit, Fortbildung und Betriebsversammlungen. Dass diese Tage anfallen, ist unstrittig. Wie viele es sind, lässt sich nicht seriös verallgemeinern — es hängt an Branche, Altersstruktur, Schichtmodell und Betriebsgröße. Eine Zahl, die für ein Zerspanungsunternehmen mit 180 Beschäftigten stimmt, ist für ein Ingenieurbüro mit 25 Beschäftigten falsch. Wir drucken hier deshalb keine.

Faktischer Linienzugriff. Damit ist gemeint, wie viel der eingeplanten Projektzeit tatsächlich von der Linie verbraucht wird: der Kundenanruf, die Störung an der Anlage, die Vertretung im Urlaub der Kollegin. Auch dazu existiert keine belastbare öffentliche Zahl, und sie könnte es kaum geben, weil niemand diese Zeit erfasst.

Der praktische Rat ist trotzdem eindeutig, und er ist der wichtigste Satz dieses Abschnitts: Nehmen Sie den Erfahrungswert Ihres Hauses — aber nehmen Sie einen. Fragen Sie den Meister, den Teamleiter, die Personalabteilung, und schreiben Sie die Zahl mit dem Vermerk auf, woher sie kommt. Eine begründete Hausnummer ist eine Schätzung, die man später korrigieren kann. Die Zeile leer zu lassen ist dagegen keine Zurückhaltung, sondern eine versteckte Annahme: Wer nichts einträgt, plant mit null — und null ist mit Sicherheit falsch.

Der Zuteilungsgrad — und das Gespräch, das ihn erst wahr macht

Jetzt kommt der Schritt, an dem die meisten Projekte kippen. Aus 219 Tagen wird bei einem Zuteilungsgrad von 50 Prozent eine Zahl von rund 109 Tagen. Das klingt komfortabel — und ist es nicht, denn der faktische Linienzugriff aus dem vorigen Abschnitt ist darin noch nicht abgezogen.

Die Doppelrolle ist im Mittelstand der Normalfall: Die Projektaufgabe kommt zur unveränderten Linienaufgabe hinzu. Formal ist damit die Kapazität halbiert; praktisch bleibt die Linie vollständig bestehen, weil ihre Anforderungen von Kunden, Maschinen und Terminen kommen und nicht von einem Projektplan. Ein Auslastungsgrad auf dem Papier ändert daran nichts.

Deshalb der Gesprächsvorschlag, der auf dieser Seite mehr wert ist als jede Rechnung. Bitten Sie die Linienvorgesetzte nicht um Prozente:

• Nicht: „Wir brauchen Frau Berger zu 50 Prozent.“ Darauf lautet die Antwort fast immer Ja — weil sie nichts kostet und nichts entscheidet.
• Sondern: „Welche zwei Linienaufgaben übernimmt bis Oktober jemand anderes?“ Darauf lautet die Antwort nicht automatisch Ja, und genau das ist ihr Wert.

Und dann der zweite Teil, der genauso wichtig ist: Lassen Sie sich die Antwort auf die zweite Frage schriftlich geben — von der Linienvorgesetzten, mit den beiden benannten Aufgaben und dem Namen dessen, der sie übernimmt. Eine E-Mail genügt. Ohne diesen Satz ist die Zuteilung kein Beschluss, sondern ein Wunsch, und im Konfliktfall im November erinnert sich niemand daran, dass er ihn geteilt hat.

Die Regel dahinter lässt sich in einem Satz sagen: Eine Zuteilung ohne benannten Verzicht ist ein Wunsch. Wo niemand sagen kann, was stattdessen liegen bleibt, ist auch nichts freigeräumt worden.

Betriebsferien: was rechtlich gilt — und was wir nicht wissen

Zum Abschluss ein Punkt, der jede Sommerplanung betrifft. Rechtlich ist die Lage klar. Nach § 7 Abs. 1 BUrlG sind die Urlaubswünsche des Arbeitnehmers zu berücksichtigen, es sei denn, dringende betriebliche Belange oder die unter sozialen Gesichtspunkten vorrangigen Urlaubswünsche anderer Arbeitnehmer stehen entgegen. Betriebsferien sind also möglich, aber nicht beliebig: Sie brauchen einen betrieblichen Grund und müssen die Wünsche der Belegschaft in die Abwägung einbeziehen.

Wo ein Betriebsrat besteht, kommt eine zweite Ebene hinzu: Allgemeine Urlaubsgrundsätze und die Aufstellung des Urlaubsplans unterliegen der Mitbestimmung nach § 87 Abs. 1 Nr. 5 BetrVG. Betriebsferien lassen sich dort also nicht einseitig anordnen.

Wie verbreitet Betriebsferien in Deutschland tatsächlich sind, lässt sich dagegen nicht beziffern. Was dazu kursiert, ist Erfahrungswissen, keine Erhebung — deshalb steht hier keine Prozentzahl. Für Ihre Planung ist das ohnehin die falsche Frage. Relevant ist nicht, was üblich ist, sondern was in jedem beteiligten Betrieb gilt: bei Ihnen, beim Auftragnehmer und bei dem Dritten, der die Schnittstelle liefert. Fragen Sie das ab, bevor Sie einen Sommertermin zusagen.

So sieht das in AB aus

In AB Projects genügt für diese Rechnung eine einzige Notiz je Person — sie muss nur existieren und verlinkt sein. Schreiben Sie die sechs Zeilen untereinander (Kalenderjahr, Feiertage, Urlaub, Ausfallzeiten, Zuteilungsgrad, Linienzugriff), tragen Sie in jede Zeile die Zahl und ihre Quelle ein und verlinken Sie die Notiz in der Projektbeschreibung. Damit haben Sie im Herbst eine Grundlage statt einer Erinnerung.

Die schriftliche Zusage der Linienvorgesetzten legen Sie als eigenen Vorgang an — Titel: die beiden übernommenen Aufgaben, Beteiligte: die Vorgesetzte, Anhang: die E-Mail. Und tragen Sie die bekannten Abwesenheiten der Schlüsselpersonen als Termine in den Projektkalender ein, bevor Sie Meilensteine legen. Wer den Abnahmetermin in die Werksferien legt, verliert nicht zwei Tage, sondern zwei Wochen.

Begriffe auf dieser Seite

Auslastung

Der Anteil der verfügbaren Zeit, der tatsächlich für das Projekt zur Verfügung steht. Ausführlich

Doppelrolle

Projektaufgabe zusätzlich zur unveränderten Linienaufgabe — im Mittelstand der Normalfall. Ausführlich

Personenstunden

Die Aufwandseinheit der Planung — nicht zu verwechseln mit der Kalenderdauer. Ausführlich

Schätzung

Eine begründete Annahme über Aufwand oder Dauer — mit Bandbreite, nicht als Einzelwert. Ausführlich

Puffer

Bewusst eingeplante Reserve — sichtbar geführt, nicht in einzelnen Vorgängen versteckt. Ausführlich

Tagesgeschäft

Die dauerhaft wiederkehrende Arbeit der Linie. Kein Ende, kein Abnahmestichtag. Ausführlich

Betriebsrat

Das Gremium mit echten Mitbestimmungsrechten — nicht nur einer Meinung. Ausführlich

Beteiligte

Alle, die vom Ergebnis betroffen sind oder das Projekt beeinflussen können — Betroffenheit und Einfluss getrennt betrachtet. Ausführlich

Kritischer Pfad

Die Kette von Vorgängen ohne Reserve: Ein Tag Verzug dort ist ein Tag Verzug für das ganze Projekt. Ausführlich

Meilenstein

Ein Termin ohne Dauer, an dem etwas nachprüfbar erreicht sein muss. Ausführlich

Leistungsumfang

Die Grenze zwischen dem, was geliefert wird, und dem, was ausdrücklich nicht dazugehört. Ausführlich

Weiterlesen