2.2 Planungsphase
Erfolg in einem Projekt entscheidet sich nicht an der Startlinie, aber Misserfolge lassen sich oft auf eine Phase zurückführen: die Planungsphase. Hier zeichnen Sie den Bauplan des Projekts. Stürmen Sie ohne Klarheit voran, riskieren Sie Orientierungsverlust, verschwendete Zeit durch Nacharbeit und unnötige Kosten.
Zweck dieser Phase ist es, zu definieren, was getan wird, bis wann, von wem und wie. Sie verwandeln grobe Ziele in einen konkreten Plan, der sich tatsächlich umsetzen und messen lässt.
Warum die Planungsphase wichtig ist
Drei Hauptziele:
- Das Projekt visualisieren und einen klaren Weg zum Ziel zeichnen
- Stakeholder auf ein gemeinsames Verständnis ausrichten
- Die Systeme zur Fortschrittsverfolgung und zum Risikomanagement aufbauen
Diese Phase ist besonders entscheidend, wenn mehrere Teams oder Abteilungen beteiligt sind. Hier wird Ausrichtung gesichert — oder hier beginnt sie zu zerbröseln.
Zentrale Planungsaktivitäten und Ergebnisse
1. Den Projektumfang definieren
Klären Sie, was eingeschlossen ist (und was nicht). Das umfasst auch Ergebnisse, Qualitätserwartungen und Rahmenbedingungen.
2. Einen Projektstrukturplan (PSP) erstellen
Zerlegen Sie den Umfang in handhabbare Aufgaben. Ein guter PSP verhindert, dass Arbeit übersehen wird, und legt das Fundament für Terminplanung und Ressourcenzuweisung.
3. Den Projektzeitplan bauen
Nutzen Sie den PSP, um Aufgabenreihenfolge, Abhängigkeiten und Dauern zu definieren — und visualisieren Sie den Plan dann mit einem Gantt-Diagramm oder einer äquivalenten Zeitleiste.
4. Ressourcen zuweisen
Ordnen Sie Personen, Zeit, Fähigkeiten, Geräte und Budget jeder Aufgabe zu. Streben Sie ein realistisches Setup an, das ohne Überlastung umsetzbar ist.
5. Risiken identifizieren und Reaktionen planen
Listen Sie potenzielle Risiken auf und weisen Sie ihnen Reaktionsstrategien zu: vermeiden, mindern, übertragen, akzeptieren. Proaktive Planung macht Risiken handhabbar.
6. Kommunikation planen
Definieren Sie, wer was wann und wie teilt — einschließlich Meeting-Rhythmus und Berichtsvorlagen. Kommunikation ist das, was das Projekt am Laufen hält.
7. Qualitätsmanagement definieren
Klären Sie Qualitätsstandards und wie sie überprüft werden — durch Reviews, Tests oder Freigaben. So bleibt der Output an den Erwartungen ausgerichtet.
8. Beschaffung planen
Wenn ausgelagert wird, definieren Sie, was zu beschaffen ist, Vertragsbedingungen, Bewertungsmethoden und eine Beschaffungsstrategie.
Beispiele zentraler Ergebnisse
- Projektmanagement-Plan
- PSP und Aufgabendefinitionen
- Gantt-Diagramm oder Projektzeitleiste
- Risikoregister mit Reaktionsplänen
- Ressourcenzuweisungs-Matrix
- Kommunikationsplan / -matrix
- Qualitätsmanagement-Plan
Worauf Sie in der Planungsphase achten sollten
- Vermeiden Sie Perfektionismus: Der Plan wird sich entwickeln. Planen Sie Revisionen ein.
- Seien Sie nicht übermäßig optimistisch: Schätzen Sie Aufwand und Termine auf Basis echter Daten und Erfahrungen.
- Holen Sie sich die Zustimmung der Ausführenden: Ihr Input sorgt für realistische, akzeptierte Pläne.
Zusammengefasst: Planung ist der Bauplan
Diese Phase gibt dem Projekt Form und Struktur. Gute Planung hält Teams ausgerichtet und den Fortschritt stabil. Vage oder unvollständige Pläne führen zu Verwirrung, Nacharbeit und verschwendeter Zeit.
Deshalb verdient diese Phase echte Zeit — um gemeinsam zu denken, zu gestalten und sich auf einen klaren Weg nach vorn zu einigen. Es ist die beste Investition, die Sie für langfristigen Erfolg machen können.
So sieht das in AB aus
Die meisten der oben genannten Planungsartefakte haben ein direktes Zuhause in AB Project Management:
- PSP → Hauptaufgaben mit Teilaufgaben. Das „hat Teilaufgaben"-Flag und die Fortschritts-Aggregation machen die Zerlegung auf jeder Ebene sichtbar.
- Zeitplan → Fälligkeitsdaten an Aufgaben plus der Projektkalender, um Engpässe zu erkennen, bevor Sie sich festlegen.
- Ressourcenzuweisung → das Zuständigen-Feld plus die Aufwandsschätzung pro Aufgabe (Standard 1 Std., nicht 0, damit unbearbeitete Aufgaben nicht unsichtbar gewichtslos sind).
- Risikoregister → eine Risiken-Seite im Projekt-Wiki, oder ein getaggter Aufgaben-Set vom Typ „Risiko", sodass jedes Risiko seinen eigenen Thread hat.
- Kommunikationsplan → Adaptive Cards im verknüpften Teams- oder Slack-Kanal, plus Erwähnungen an Aufgaben für direkte Anfragen.
- Qualitätsplan → Review-Checklisten als Teilaufgaben festgehalten; die „Definition of Done" lebt im Projekt-Wiki.
Der Plan ist kein Dokument, das Sie einmal schreiben und vergessen — er ist die Struktur des Projekts selbst, sichtbar für alle mit Zugriff.
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