2.2 Planungsphase: Lastenheft, Pflichtenheft, Basisplan

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Die Planungsphase — zwei Dokumente, zwei Absender, ein Basisplan

In der Planungsphase entstehen die beiden Papiere, an denen sich später jeder Streit entscheidet: das Lastenheft des Auftraggebers und das Pflichtenheft des Auftragnehmers. Dazu kommt der Basisplan — kein Versprechen, sondern der Bezugspunkt, der eine spätere Änderung überhaupt erst als Änderung sichtbar macht. Und ein Kalender, der die deutschen Feiertage und den Urlaubsanspruch kennt, bevor er Termine verspricht.

Zwei Dokumente, zwei Absender

Im deutschen Anlagen- und Maschinenbau gibt es für die Anforderungsklärung ein eingespieltes Paar, das in vielen Projekten trotzdem durcheinandergerät. Der Unterschied ist einfach und wichtig: Das Lastenheft kommt vom Auftraggeber, das Pflichtenheft vom Auftragnehmer.

Das Lastenheft ist nach DIN 69901-5 die „Vom Auftraggeber festgelegte Gesamtheit der Forderungen an die Lieferungen und Leistungen eines Auftragnehmers innerhalb eines Auftrages.“ Es beantwortet die Frage: Was soll erreicht werden? Es beschreibt Forderungen, nicht Lösungen — und dieser Unterschied ist rechtlich erheblich. Wer als Auftraggeber vorschreibt, wie etwas zu bauen ist, übernimmt Verantwortung für den Weg und kann sich später schlechter darauf berufen, das Ergebnis sei nicht erreicht worden.

Das Pflichtenheft ist die Antwort darauf. Es beschreibt, wie der Auftragnehmer die Forderungen umzusetzen gedenkt: mit welchen technischen Lösungen, unter welchen Annahmen, mit welchen Abgrenzungen und mit welchen offenen Punkten. Annahmen und Abgrenzungen sind dabei nicht der lästige Kleingedruckte, sondern der wertvollste Teil des Dokuments — sie machen sichtbar, worüber sich die beiden Seiten noch nicht einig sind, solange das noch billig ist.

Ein Hinweis zur Ehrlichkeit: Für das Lastenheft gibt es die oben zitierte Normdefinition. Für das Pflichtenheft wird eine Standardformulierung in der Literatur verschiedenen Quellen zugeschrieben — DIN 69901-5, der zurückgezogenen DIN 69905 und VDI/VDE 3694 —, ohne dass sich die Zuordnung sauber auflösen ließe. Deshalb steht hier keine als Norm ausgegebene Definition, sondern eine Beschreibung des Inhalts. Der Inhalt selbst ist unstrittig; nur die Fundstelle ist es nicht.

Die vier Schritte — und warum Schritt 3 der teuerste ist

Schritt 1: Der Auftraggeber schreibt. Forderungen, keine Lösungen. „Die Linie muss eine Taktzeit von 42 Sekunden erreichen und Rückmeldungen an die Fertigungssteuerung im Minutentakt liefern“ ist eine Forderung. „Die Linie muss den Steuerungstyp XY verwenden“ ist eine Lösung — und damit eine Entscheidung, für die der Auftraggeber die Verantwortung übernimmt.

Schritt 2: Der Auftragnehmer antwortet. Mit einer beschriebenen Umsetzung, mit Annahmen („wir gehen davon aus, dass die Druckluftversorgung bauseits vorhanden ist“) und mit Abgrenzungen („nicht enthalten: Anpassungen am bestehenden MES“). Ein Pflichtenheft ohne Abgrenzungsteil ist kein Pflichtenheft, sondern ein Werbeprospekt.

Schritt 3: Beide zeichnen. Das ist der Schritt, der in der Praxis am häufigsten ausgelassen wird — meist nicht aus bösem Willen, sondern weil beide Seiten weitermachen wollen und die Unterschrift wie eine Verzögerung wirkt. Sie ist das Gegenteil davon.

Was fehlt, wenn Schritt 3 fehlt, lässt sich genau benennen. Bei der Abnahme verlangt § 640 Abs. 1 BGB die Abnahme des vertragsmäßig hergestellten Werkes. Wenn nirgends festgehalten ist, was „vertragsmäßig“ heißt, gibt es keinen gemeinsamen Maßstab, an dem sich das prüfen ließe. Dann wird die Frage, wer nachbessert, nicht am Vertrag entschieden, sondern am Kräfteverhältnis — und für einen mittelständischen Zulieferer ist das systematisch die schlechtere Seite.

Bei jeder Änderung fehlt der Bezugspunkt. Eine Änderung ist definitionsgemäß eine Abweichung von etwas. Gibt es kein festgeschriebenes Etwas, gibt es logisch auch keine Abweichung — und damit keine Grundlage, einen Nachtrag zu begründen. Die Mehrarbeit wird trotzdem geleistet; sie bleibt nur im ursprünglichen Angebotspreis stecken. So verschwinden im Anlagenbau ganze Deckungsbeiträge, ohne dass irgendwo eine falsche Entscheidung getroffen worden wäre.

Schritt 4: Erst jetzt Realisierung. Ab diesem Punkt ist jede Abweichung ein Nachtrag und kein Missverständnis. Das ist nicht bürokratischer, sondern deutlich entspannter: Die Diskussion verlagert sich von „haben wir das nicht so besprochen?“ zu „das ist neu, was kostet es und wer entscheidet?“. Wie diese Diskussion im Einzelnen läuft, steht in 2.3.

Der Basisplan: kein Versprechen, sondern ein Bezugspunkt

Neben dem Pflichtenheft entsteht in dieser Phase der zweite Referenzstand: der Basisplan. Er ist der eingefrorene Planstand mit Terminen, Aufwänden und Kosten zum Zeitpunkt der Freigabe.

Der häufigste Denkfehler dazu ist, ihn als Versprechen zu lesen — als Zusage, dass es genau so kommen wird. Das ist er nicht, und niemand erwartet das ernsthaft. Er ist eine Referenz. Sein Zweck ist nicht, die Zukunft festzulegen, sondern eine spätere Änderung als Änderung sichtbar zu machen. Ohne Basisplan wandert ein Projekt langsam von seinem ursprünglichen Zuschnitt weg, ohne dass ein einzelner Moment benannt werden könnte, in dem es passiert wäre. Mit Basisplan hat jede Verschiebung ein Datum, einen Betrag und einen Grund.

Praktisch heißt das: Frieren Sie den Plan einmal ein, dokumentiert und datiert, und arbeiten Sie danach mit zwei Zahlen — Plan und aktueller Stand. Ändern Sie den Basisplan nur, wenn eine Änderung förmlich beauftragt wurde, und halten Sie den alten Stand daneben fest. Wie Sie einen Plan aufbauen, der das aushält, steht in 3.0; die Terminplanung im Einzelnen in 3.2.

Ein Kalender, der Deutschland kennt

Ein Terminplan, der mit 220 Arbeitstagen im Jahr und voller Verfügbarkeit rechnet, ist im ersten Quartal falsch. Vier Dinge gehören in die Planung, bevor Sie einen Endtermin zusagen.

Feiertage sind Länderrecht. Nur der 3. Oktober ist bundeseinheitlich geregelt; alles andere steht in den Feiertagsgesetzen der Länder. Die Spanne reicht von 10 gesetzlichen Feiertagen — Berlin, Bremen, Hamburg, Niedersachsen und Schleswig-Holstein — bis zu 14 in Augsburg. Beachten Sie die Formulierung: nicht „Bayern hat 14“, sondern „bis zu 14 (Augsburg)“. In Bayern gibt es 12 landesweite Feiertage, dazu Mariä Himmelfahrt in überwiegend katholischen Gemeinden und das Augsburger Friedensfest am 8. August ausschließlich in Augsburg. Wenn Ihr Projektteam über mehrere Standorte verteilt ist, sind das keine Feinheiten, sondern verschiedene Kalender.

2026 ist ein schwaches Feiertagsjahr. Vier gesetzliche Feiertage fallen auf einen Samstag — der 15.08., der 03.10., der 31.10. und der 26.12. — und der 01.11. fällt auf einen Sonntag. Für die Kapazitätsrechnung heißt das: In diesem Jahr gewinnen Sie Arbeitstage gegenüber einem durchschnittlichen Jahr. Für die Stimmung im Team heißt es das Gegenteil, und es lohnt sich, das bei der Urlaubsplanung im Blick zu haben.

Die Brückentage 2026. Vier Konstellationen sind absehbar: Neujahr fällt auf Donnerstag, den 01.01., mit dem Brückentag Freitag, den 02.01.; Heilige Drei Könige auf Dienstag, den 06.01., mit dem Brückentag Montag, den 05.01.; Christi Himmelfahrt auf Donnerstag, den 14.05., mit dem Brückentag Freitag, den 15.05.; Fronleichnam auf Donnerstag, den 04.06., mit dem Brückentag Freitag, den 05.06. Wichtig: Die Effekte im Januar und im Juni treffen nur die Länder, in denen Heilige Drei Könige beziehungsweise Fronleichnam gesetzliche Feiertage sind. Rechnen Sie mit erhöhten Urlaubsanträgen an diesen vier Tagen und legen Sie keine Meilensteine darauf.

Urlaub: zwei Zahlen, die verwechselt werden. § 3 BUrlG bestimmt einen Mindesturlaub von „mindestens 24 Werktagen“. Werktage im Sinne des Gesetzes sind alle Tage außer Sonn- und Feiertagen, also eine Sechstagewoche. Bei der in der Praxis üblichen Fünftagewoche entspricht der gesetzliche Mindestanspruch daher 20 Arbeitstagen. Drucken Sie im Zweifel immer beide Zahlen; die Verwechslung von 24 Werktagen mit 24 Arbeitstagen ist der am häufigsten falsch wiedergegebene deutsche Projektmanagement-Fakt.

Die oft genannten 30 Arbeitstage sind kein gesetzlicher Anspruch, sondern der Standard des Tarifgebiets Metall und Elektro. Sie binden nur tarifgebundene Unternehmen — und viele mittelständische Zulieferer sind das nicht. Rechnen Sie deshalb mit dem Wert, der in Ihren Arbeitsverträgen steht, nicht mit dem, der in Ihrer Branche als üblich gilt.

Betriebsferien. Rechtlich ist das eine klare Sache: Der Arbeitgeber kann die zeitliche Lage des Urlaubs unter Berücksichtigung dringender betrieblicher Belange bestimmen (§ 7 Abs. 1 BUrlG), und wo ein Betriebsrat besteht, unterliegen allgemeine Urlaubsgrundsätze und die Aufstellung des Urlaubsplans der Mitbestimmung nach § 87 Abs. 1 Nr. 5 BetrVG. Wie verbreitet Betriebsferien in Deutschland tatsächlich sind, lässt sich nicht seriös beziffern — dazu existiert keine statistische Erhebung, weder im IAB-Betriebspanel noch bei Destatis. Was in Umlauf ist, ist Erfahrungswissen. Fragen Sie deshalb in jedem beteiligten Betrieb konkret nach, statt eine Faustregel zu übernehmen.

So sieht das in AB aus

In AB Projects lohnt sich für diese Phase eine sehr einfache Konstruktion: Legen Sie die Freigabe von Lastenheft und Pflichtenheft als zwei getrennte Meilensteine an, jeweils mit dem Datum der Unterschrift und dem Ablageort des gezeichneten Exemplars. Meilensteine haben ein Datum, das man später zitieren kann — Aufgaben haben eine Dauer, die man später streckt.

Für den Basisplan: Speichern Sie den freigegebenen Planstand als eigene Fassung, bevor die Realisierung beginnt, und verweisen Sie in der Projektbeschreibung darauf. Und tragen Sie die Feiertage der beteiligten Standorte in den Projektkalender ein, bevor Sie die Termine legen. Das kostet eine halbe Stunde und verhindert die peinlichste aller Terminverschiebungen — die, bei der ein Meilenstein auf einen Feiertag fällt, den die halbe Mannschaft frei hat.

Begriffe auf dieser Seite

Lastenheft

Die vom Auftraggeber festgelegte Gesamtheit der Forderungen an Lieferungen und Leistungen. Ausführlich

Pflichtenheft

Die Antwort des Auftragnehmers: wie er die Forderungen umsetzen will, mit Annahmen und Abgrenzungen. Ausführlich

Anforderung

Eine einzelne prüfbare Forderung an das Ergebnis — nicht ein Wunsch, sondern ein Kriterium. Ausführlich

Basisplan

Der festgeschriebene Planstand, gegen den spätere Abweichungen gemessen werden. Ausführlich

Leistungsumfang

Die Grenze zwischen dem, was geliefert wird, und dem, was ausdrücklich nicht dazugehört. Ausführlich

Nachtrag

Die vereinbarte Änderung des Umfangs samt Preis und Termin — mit Ankündigung vor Beginn. Ausführlich

Abnahme

Der Stichtag, der Fälligkeit, Gefahrübergang und Verjährungsbeginn zugleich auslöst. Ausführlich

Schätzung

Eine begründete Annahme über Aufwand oder Dauer — mit Bandbreite, nicht als Einzelwert. Ausführlich

Puffer

Bewusst eingeplante Reserve — sichtbar geführt, nicht in einzelnen Vorgängen versteckt. Ausführlich

Meilenstein

Ein Termin ohne Dauer, an dem etwas nachprüfbar erreicht sein muss. Ausführlich

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