2.3 Durchführungsphase: Änderungen richtig behandeln

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Die Durchführungsphase — jemand bittet um eine Änderung, und zwei Fragen entscheiden alles

In der Durchführung wird gebaut, konfiguriert, montiert. Und irgendwann steht jemand neben Ihrem Team und bittet um eine Kleinigkeit. Welche Regel dann gilt, hängt an zwei Fragen: Ist die VOB/B überhaupt vereinbart — und steht die verlangte Leistung im Vertrag oder gar nicht? Aus den Antworten folgen drei sehr verschiedene Rechtslagen und eine einzige Regel, die in allen dreien gilt.

Zwei Fragen, bevor Sie antworten

Die Situation ist im Anlagenbau alltäglich: Die Montage läuft, der Kunde kommt vorbei und bittet um eine Anpassung. Vielleicht eine zusätzliche Absaugung, vielleicht eine andere Anordnung der Bedienelemente, vielleicht eine Schnittstelle zu einem System, von dem in der Planung nie die Rede war. Die verbreitete Reaktion — „machen wir, ist ja nur eine Kleinigkeit“ — kostet im Mittelstand jedes Jahr erhebliche Beträge, und zwar nicht wegen der Arbeit, sondern wegen des Zeitpunkts, zu dem darüber gesprochen wird.

Bevor Sie irgendetwas zusagen, klären Sie zwei Dinge. Erstens: Ist die VOB/B vereinbart? Das ist keine rhetorische Frage. Die Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen, Teil B, ist kein Gesetz. Sie ist ein Regelwerk, das der Deutsche Vergabe- und Vertragsausschuss für Bauleistungen herausgibt — in der aktuellen Fassung von 2016 — und das rechtlich als Allgemeine Geschäftsbedingungen einzuordnen ist. Es gilt ausschließlich dann, wenn die Parteien es zum Vertragsbestandteil gemacht haben. Der Satz „bei Bauprojekten in Deutschland gilt die VOB/B“ ist falsch und führt in der Praxis zu Fehleinschätzungen über Fristen, Ansprüche und Abnahme.

Ein Zusatz, der in der Beratung oft untergeht: Wird die VOB/B nicht als Ganzes, sondern nur in Teilen vereinbart oder durch eigene Klauseln verändert, verlieren die einzelnen Bestimmungen ihr AGB-rechtliches Privileg und werden vollständig der Inhaltskontrolle unterworfen. Wer „die VOB/B mit folgenden Abweichungen“ vereinbart, hat sich also möglicherweise ein schwächeres Regelwerk eingehandelt, als er meint.

Zweitens: Steht die verlangte Leistung so im Vertrag — oder gar nicht? Das ist der Unterschied zwischen einer geänderten und einer zusätzlichen Leistung, und er entscheidet über zwei völlig verschiedene Rechtsfolgen.

Die drei Fälle im Einzelnen

Fall 1 — VOB/B gilt, die Leistung steht im Vertrag und ändert sich. Hier greift § 2 Abs. 5 VOB/B. Ändert sich durch eine Anordnung des Auftraggebers die Grundlage des Preises für eine im Vertrag vorgesehene Leistung, ist ein neuer Preis unter Berücksichtigung der Mehr- oder Minderkosten zu vereinbaren. Und weiter, im Wortlaut: „Die Vereinbarung soll vor der Ausführung getroffen werden.“ Achten Sie auf das soll. Es ist eine Sollvorschrift — der Anspruch ist nicht schon dadurch verloren, dass die Preisvereinbarung erst später zustande kommt. Aber Ihre Verhandlungsposition ist es fast immer: Wer bereits gebaut hat, verhandelt über Geld, das der andere schon bekommen hat.

Fall 2 — VOB/B gilt, die Leistung steht gar nicht im Vertrag. Das ist der teuerste Fall und der Grund, warum diese Seite existiert. Nach § 2 Abs. 6 VOB/B hat der Auftragnehmer für eine nicht im Vertrag vorgesehene, vom Auftraggeber geforderte Leistung Anspruch auf besondere Vergütung — er muss den Anspruch jedoch dem Auftraggeber ankündigen, bevor er mit der Ausführung beginnt. Unterbleibt diese Ankündigung, ist der Anspruch im Grundsatz verloren. Nicht gekürzt, nicht strittig: verloren.

Das ist eine harte Regel, und sie trifft systematisch die Seite, die freundlich sein wollte. Die Arbeit wird geleistet, die Rechnung wird gestellt, und der Auftraggeber weist sie zurück — vollkommen zu Recht, wenn nichts angekündigt wurde. Die Kosten dieser Höflichkeit sind in vielen Mittelstandsprojekten fünfstellig, und sie tauchen in keiner Nachkalkulation als das auf, was sie sind.

Fall 3 — VOB/B gilt nicht, reiner BGB-Werkvertrag. Das ist der Regelfall im Maschinen- und Anlagenbau. Und hier gilt etwas, das viele Projektleitungen falsch erinnern: Es gibt kein einseitiges Änderungsrecht. Der nach § 631 BGB geschuldete Werkerfolg bewegt sich nur durch beidseitige Vertragsänderung, also durch einen Nachtrag, dem beide Seiten zustimmen. Sagt der Auftragnehmer Nein, bleibt es beim vereinbarten Werk — der Auftraggeber kann die Änderung nicht anordnen.

Die einzige gesetzliche Ausnahme betrifft den Bauvertrag. Nach §§ 650a, 650b BGB kann der Besteller eine Änderung begehren; kommt binnen 30 Tagen nach Zugang des Änderungsbegehrens keine Einigung zustande, darf er die Änderung in Textform anordnen, und die Vergütung folgt § 650c BGB. Zwei Präzisierungen dazu, weil beide regelmäßig durcheinandergehen: Das gilt nur für den Bauvertrag, nicht für jeden Werkvertrag. Und die 30 Tage sind ein Verhandlungsfenster, keine Entscheidungsfrist — nach Ablauf darf niemand einfach „durchentscheiden“, sondern es eröffnet sich dem Besteller erst die Möglichkeit einer Anordnung in Textform. Die vollständige Herleitung steht in 1.1.

Die eine Regel — und die drei Zeilen, die sie umsetzen

Drei verschiedene Rechtslagen, eine gemeinsame Handlungsanweisung: schriftlich, bevor jemand anfängt. In Fall 2 rettet das den Anspruch. In Fall 1 rettet es Ihre Verhandlungsposition. In Fall 3 ist es der einzige Weg, überhaupt zu einer Änderung zu kommen. Es gibt keine Konstellation, in der es schadet.

Praktisch braucht das keine Vorlage und keinen Prozess mit vier Freigabestufen. Es braucht drei Zeilen, gesendet an den Auftraggeber, bevor irgendjemand ein Werkzeug in die Hand nimmt:

• Was verlangt wird. Ein Satz, in den Worten des Anfragenden, so konkret wie möglich. „Zusätzliche Absaugung an Station 4, Anschluss an die bestehende Sammelleitung.“
• Welche Auswirkung auf Termin und Kosten wir sehen. Eine Einschätzung genügt, mit Bandbreite und mit dem ausdrücklichen Hinweis, dass es eine Einschätzung ist. „Nach erster Einschätzung 2 bis 3 Arbeitstage und rund X Euro; Verschiebung der Inbetriebnahme um bis zu eine Woche.“
• Wer das entscheidet und bis wann. Namentlich und mit Datum. „Bitte um Ihre Entscheidung bis Freitag, den 14., damit die Montage nicht unterbrochen werden muss.“

Diese drei Zeilen leisten etwas, das mit Recht wenig zu tun hat und im Alltag oft wichtiger ist: Sie machen aus einem Konflikt eine Entscheidung, die jemand anderem gehört. Solange Sie die Änderung „prüfen“, sind Sie derjenige, der bremst. Sobald Sie sie mit Auswirkung und Frist zurückgespielt haben, ist der andere derjenige, der entscheidet. Das ist keine Taktik, sondern die korrekte Zuordnung von Verantwortung — und es entspannt die Beziehung mehr, als jedes Entgegenkommen es täte.

Ein Hinweis zur Form: „Schriftlich“ heißt in diesem Zusammenhang nicht notwendig ein unterschriebenes Papier. Eine E-Mail mit Datum, Adressat und klarem Inhalt erfüllt den Zweck. Was sie nicht erfüllt, ist eine mündliche Zusage im Vorbeigehen und ein Vermerk im eigenen Notizbuch.

Vertragsstrafe: das Risiko, das während der Durchführung wächst

Neben den Änderungen läuft in dieser Phase ein zweites Risiko mit, das oft erst bemerkt wird, wenn es eingetreten ist. Ist im Vertrag eine Vertragsstrafe für Terminüberschreitung vereinbart, wird sie nach § 339 BGB verwirkt, wenn der Schuldner in Verzug gerät. Jede Verzögerung, die Sie nicht dokumentiert und nicht dem Auftraggeber zugerechnet haben, arbeitet also gegen Sie.

Zur Höhe kursiert ein Satz, der so nicht stimmt: „Die Vertragsstrafe darf höchstens 5 Prozent betragen.“ Das ist keine gesetzliche Obergrenze. Es ist AGB-Rechtsprechung. Der Bundesgerichtshof hat mit Urteil vom 23.01.2003 – VII ZR 210/01 entschieden, dass eine in Allgemeinen Geschäftsbedingungen vereinbarte Vertragsstrafe oberhalb von 5 Prozent der Auftragssumme unangemessen ist — und weil es im AGB-Recht keine geltungserhaltende Reduktion gibt, fällt in einem solchen Fall die gesamte Klausel weg, nicht nur der überschießende Teil. Für individuell ausgehandelte Vertragsstrafen gilt diese Grenze nicht; dort ist der Maßstab ein anderer.

Und selbst eine Klausel mit 5 Prozent ist nicht automatisch wirksam. Mit Urteil vom 15.02.2024 – VII ZR 42/22 hat der BGH eine 5-Prozent-Klausel für unwirksam erklärt, weil ihre Bezugsgröße die im Auftragsschreiben genannte Auftragssumme war statt der tatsächlichen Vergütung. Die Prozentzahl war also nicht das Problem, sondern die Bemessungsgrundlage.

Daraus folgt für Sie nichts anderes als: Lassen Sie Ihre eigene Klausel prüfen, und zwar bevor sie einschlägig wird. Wenn Sie Auftragnehmer sind, kann eine unwirksame Klausel Ihre Rettung sein — aber sich darauf zu verlassen ist keine Strategie. Wenn Sie Auftraggeber sind, ist eine unwirksame Klausel schlicht wertlos, und Sie haben sich das Druckmittel nur eingebildet.

Und der Rest der Phase

Alles andere, was in der Durchführung passiert — Fortschritt messen, Statusberichte schreiben, offene Punkte nachhalten, eskalieren — ist Handwerk und hat ein eigenes Kapitel. Wie Sie Fortschritt so messen, dass die Zahl etwas bedeutet, steht in 6.0; die Mechanik von offenen Punkten und Änderungsanträgen in 6.2.

Die Phase endet, wie 2.0 beschrieben hat, nicht an einem Datum, sondern an zwei Erklärungen: der Fertigstellungsanzeige und der Aufforderung zur Abnahme. Beide gehen vom Auftragnehmer aus, beide gehören dokumentiert. Was danach passiert und warum es der wichtigste Moment des ganzen Vorhabens ist, steht in 2.4.

So sieht das in AB aus

Der praktisch wirksamste Kniff in AB Projects ist eine Statusstufe, die die meisten Projekte nicht führen: „angekündigt am …“. Legen Sie jede Änderungsanforderung als eigenen Vorgang an, und zwar in dem Moment, in dem sie geäußert wird — nicht, wenn sie geklärt ist. Der Vorgang bekommt das Datum der Ankündigung, den Namen des Anfragenden und die drei Zeilen aus dem Abschnitt oben im Beschreibungsfeld.

Damit haben Sie den Zeitpunkt dokumentiert, auf den es nach § 2 Abs. 6 VOB/B ankommt, ohne ihn später aus E-Mail-Verläufen rekonstruieren zu müssen. Und Sie haben einen Nebeneffekt, der im Lenkungskreis wertvoll ist: eine Liste aller Änderungswünsche mit Datum. Wenn am Ende jemand fragt, warum das Projekt vier Wochen später fertig wurde, ist diese Liste die Antwort — und sie ist nicht Ihre Meinung, sondern ein Protokoll.

Begriffe auf dieser Seite

VOB/B

Kein Gesetz, sondern Vertragsbedingungen — sie gelten nur, wenn sie vereinbart wurden. Ausführlich

Nachtrag

Die vereinbarte Änderung des Umfangs samt Preis und Termin — mit Ankündigung vor Beginn. Ausführlich

Änderung

Jede Abweichung vom festgeschriebenen Stand — erkennbar nur, wenn es einen solchen gibt. Ausführlich

Werkvertrag

§ 631 BGB: geschuldet ist der Werkerfolg. Kein einseitiges Änderungsrecht. Ausführlich

Vertragsstrafe

§ 339 BGB: verwirkt bei Verzug. Die 5-Prozent-Grenze ist AGB-Rechtsprechung, kein Gesetz. Ausführlich

Leistungsumfang

Die Grenze zwischen dem, was geliefert wird, und dem, was ausdrücklich nicht dazugehört. Ausführlich

Offener Punkt

Etwas, das entschieden oder erledigt werden muss — mit Verantwortlichem und Termin. Ausführlich

Eskalation

Die geregelte Weitergabe einer Entscheidung an die Ebene, die sie treffen darf. Ausführlich

Fortschritt

Der gemessene Stand gegenüber dem Plan — nicht die gefühlte Nähe zum Ziel. Ausführlich

Abnahme

Der Stichtag, der Fälligkeit, Gefahrübergang und Verjährungsbeginn zugleich auslöst. Ausführlich

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