Un cliente es una cuenta consolidada — una organización con la que mantiene, o quiere mantener, una relación comercial continuada. Mientras que los leads son prospectos que todavía está cualificando, los clientes son las empresas con las que ya ha decidido trabajar.
Qué contiene un cliente
- Nombre — el nombre de la empresa. El único campo siempre obligatorio.
- Tipo — Empresa o Persona.
- Sitio web, Correo y Teléfono — los datos de contacto principales.
- Sector y Etiquetas — una categorización ligera para filtrar.
- Un bloque completo de Dirección — dos líneas de calle, ciudad, provincia o estado, código postal y país.
- Estado — véase más abajo.
Estado tiene cuatro valores — y la casilla Archivado es un control aparte
El desplegable Estado ofrece Activo, Potencial, Inactivo y Archivado — cuatro, no dos. Describen el estado de la relación:
- Activo — una cuenta viva con la que está trabajando.
- Potencial — una empresa que ha creado como cliente pero con la que todavía no ha empezado un negocio real.
- Inactivo — latente, pero alguien con quien volvería a relacionarse.
- Archivado — asunto terminado, se conserva por el historial.
Poner Estado en Archivado no es lo que oculta la cuenta. Debajo del desplegable hay una casilla Archivado independiente, y es esa la que saca a un cliente de su lista del día a día. El valor de Estado registra cómo entiende usted la relación; la casilla decide si sigue viéndola. Puede usar cualquiera de las dos, o ambas — pero si una cuenta que marcó como Archivado sigue apareciendo, la casilla es la que busca.
Notas y actividades
Un cliente no tiene un campo de notas. Las notas son entradas independientes en el panel Notas de actividad del propio cliente, añadidas de una en una y selladas con quién las escribió y cuándo, junto a las actividades registradas (llamadas, correos, reuniones). Ahí es donde vive el historial de la cuenta — incluida la historia de «¿cómo empezamos a trabajar juntos?».
De dónde salen los clientes
- Convertidos desde un lead ganado — la vía más habitual. Cuando gana una oportunidad y convierte, los datos del lead se conservan y este pasa a ser un cliente. Consulte el embudo.
- Creados directamente — añada un cliente a mano para una operación que se cerró fuera del pipeline de leads (una recomendación, un contrato entrante).
Qué se asocia a un cliente
- Contactos — las personas con las que habla (el comprador, el revisor técnico, quien aprueba desde finanzas).
- Oportunidades — operaciones concretas, con importes y fechas de cierre previstas. Es normal tener muchas abiertas a la vez.
- Negocios (operaciones cerradas) — el libro de pedidos en cuanto empieza el negocio real: cada uno avanza de Abierto → Entregado → Facturado → Pagado. Un negocio es el pedido ganado, distinto de la oportunidad (la persecución) que lo produjo. Ganar una oportunidad asociada a este cliente — marcarla como Ganada — crea uno automáticamente, sin ningún paso manual; también puede añadir uno a mano con Agregar negocio.
Negocio y pedido son lo mismo, bajo dos etiquetas. En un cliente el botón dice Agregar negocio y la sección cuenta «negocios»; la agregación de esos mismos registros en todo el espacio de trabajo es la página Pedidos, con Total pedido y Cuentas por cobrar pendientes de todos los clientes. No cambia nada salvo la palabra — una oportunidad es la persecución, un negocio/pedido es lo que ganó.
Consejos
- No cree clientes por adelantado para prospectos que todavía está investigando — manténgalos como leads para que el Agente pueda seguir trabajándolos (la automatización solo toca los leads).
- Si un cliente queda latente, ponga Estado en Inactivo o archívelo en lugar de borrarlo — lo más probable es que vuelva a activarlo, y el historial vale oro.
- El dinero de un cliente está en la moneda del espacio de trabajo, que se define una sola vez para todo el espacio en Configuración de CRM.