5.0 Werkzeuge und Methoden | Jedes Werkzeug, eine Frage

Kapitel 5 · 5.0 Zum Inhaltsverzeichnis

5.0 Werkzeuge und Methoden — jedes beantwortet genau eine Frage gut

Werkzeugdiskussionen im Mittelstand beginnen fast immer beim Werkzeug und enden ohne Ergebnis. Der Grund ist einfach: Ein Gantt-Diagramm, ein Board und ein Aufgabenvorrat sind keine konkurrierenden Weltanschauungen, sondern Antworten auf verschiedene Fragen. Dieses Kapitel dreht die Reihenfolge um. Es stellt fünf Fragen, die Sie in einem laufenden Projekt tatsächlich haben, und ordnet jeder genau ein Werkzeug zu — samt der unbequemen Feststellung, dass die vierte Frage über die Verfügbarkeit der übrigen entscheidet.

Fünf Fragen, fünf Werkzeuge — und keines davon ist ein Bekenntnis

In einem laufenden Projekt tauchen Werkzeuge fast nie als Werkzeugfrage auf. Sie tauchen als Not auf: Jemand weiß nicht, wann etwas fertig wird. Jemand weiß nicht, warum seit drei Wochen nichts vorangeht. Jemand weiß nicht, was er morgen anfassen soll. Die Abbildung stellt diese Nöte als fünf Fragen dar und ordnet jeder genau ein Werkzeug zu.

«Wann ist was fertig — und welche Verzögerung verschiebt den Endtermin?» Das ist die Frage nach Reihenfolge, Terminen und Abhängigkeiten, und dafür wurde das Gantt-Diagramm erfunden. Es leistet das sehr gut. Es leistet fast nichts anderes, was 5.1 ausführlich auseinandernimmt.

«Was ist gerade in Arbeit — und wo staut es sich wirklich?» Das ist eine völlig andere Frage, und ein Terminplan beantwortet sie nicht. Ein Zeitplan zeigt, wann etwas fertig sein soll; ein Board (5.2) zeigt, worauf gerade gewartet wird und seit wann. Im Mittelstandsprojekt liegt der Verzug fast immer in Freigabeschleifen — und die haben im Gantt-Diagramm keinen Balken.

«Was kommt als Nächstes — und wer hat die Reihenfolge festgelegt?» Diese Frage klingt harmlos und ist es nicht. Sie fragt nicht nach einer Liste, sondern nach einem Besitzer. Ein Aufgabenvorrat (5.3) ohne genau eine Person, der die Reihenfolge gehört, ist eine Sammlung von Wünschen mit Zeitstempel.

«Dürfen wir den Umfang überhaupt unterwegs bewegen?» Die vierte Zeile ist keine Methodenfrage, und genau deshalb ist sie orange hervorgehoben. Sie wird von Ihrem Vertrag beantwortet, nicht von Ihrer Vorliebe — 5.4 geht das durch.

«Wo schreiben wir das alles auf, so dass es auch benutzt wird?» Die fünfte Zeile ist die praktische, und sie enthält eine Teilfrage, die in Werkzeugvergleichen fast nie vorkommt: ob ein solches Werkzeug mitbestimmungspflichtig ist. 5.5 behandelt beides.

Ein Werkzeug erzeugt keine Disziplin

Wenn Sie von dieser Seite nur einen Satz mitnehmen, dann diesen: Ein Werkzeug erzeugt keine Disziplin. Es macht eine vorhandene billiger — und eine fehlende sichtbarer.

Beide Hälften des Satzes sind wichtig. Die erste erklärt, warum Einführungen scheitern, von denen sich jemand eine Verhaltensänderung versprochen hat. Ein Team, das seinen Stand vorher nicht ehrlich berichtet hat, berichtet ihn auch in einem neuen System nicht ehrlich; es berichtet ihn nur schneller und in schöneren Farben. Ein Team, das vorher Termine ohne Rücksprache verschoben hat, verschiebt sie danach mit zwei Klicks. Das Werkzeug ist an dieser Stelle völlig unschuldig — es hat nie behauptet, jemanden zu erziehen.

Die zweite Hälfte ist der eigentliche Nutzen und wird selten so benannt. Ein Werkzeug macht eine fehlende Disziplin sichtbar, und zwar unfreiwillig. Eine Spalte «Wartet auf Freigabe», in der eine Karte seit 26 Tagen steht, ist keine Anklage; sie ist eine Zahl, die vorher niemand hatte. Ein Basisplan, der stehen bleibt, macht eine Verschiebung nachweisbar, die sonst in der Erinnerung verschwindet. Genau deshalb ist die Einführung eines Werkzeugs politisch: Sie erzeugt nicht neue Probleme, sondern sichtbare.

Daraus folgt eine ernüchternde Reihenfolge. Erst die Regel, dann das Werkzeug. Wer „Fertig heißt abgenommen“ nicht vereinbart hat, bekommt durch eine Spalte namens «Fertig» keine Abnahme, sondern nur eine Spalte. Wer keine Fertigstellungskriterien hat, bekommt durch ein Häkchenfeld keine.

Warum die vierte Zeile die anderen einschränkt

Die vierte Zeile der Abbildung sieht aus wie eine der fünf. Sie ist die Bedingung für drei davon.

Die Frage «dürfen wir den Umfang unterwegs bewegen?» ist keine Frage der Arbeitsweise und keine Frage der Teamreife. Sie ist eine Vertragsfrage. Bei einem Werkvertrag nach § 631 BGB schulden Sie einen Werkerfolg; der ist vereinbart und bewegt sich nur einvernehmlich. Bei einem Dienstvertrag nach § 611 BGB schulden Sie eine Tätigkeit; was gearbeitet wird, kann sich verschieben — dafür trägt der Auftraggeber das Ergebnisrisiko.

Diese Unterscheidung wirkt unmittelbar auf die anderen Werkzeuge. Ein Aufgabenvorrat, dem in einem Werkvertrag frei neue Einträge zuwachsen, ist kein flexibel geführtes Instrument, sondern eine unbemerkte Leistungsausweitung — und alles, was über den vereinbarten Umfang hinausgeht, ist ein Nachtrag, der angekündigt werden muss, bevor jemand anfängt. Ein Board, dessen Spalte «Fertig» andere Kriterien verwendet als das Abnahmeprotokoll, produziert einen Stand, den keine Vertragsseite anerkennt. Und ein Gantt-Diagramm, dessen Basisplan bei jeder Verschiebung überschrieben wird, vernichtet genau den Nachweis, den Sie für einen Nachtrag brauchen.

Deshalb steht 5.4 nicht am Ende dieses Kapitels als Methodenkür, sondern in der Mitte als Torfrage. Klären Sie sie zuerst — dann wissen Sie, wie viel Bewegungsraum die übrigen vier Werkzeuge bei Ihnen überhaupt haben.

Der übliche Fehler: die Diskussion beginnt beim Werkzeug

Das verbreitete Muster kennen Sie. Jemand kommt aus einem anderen Haus, hat dort mit einem bestimmten Vorgehen gute Erfahrungen gemacht und schlägt es vor. Ein anderer hält dagegen, weil es „bei uns nicht passt“. Nach vierzig Minuten ist die Stimmung schlechter und die Entscheidung dieselbe wie vorher: Es bleibt bei der Tabelle, die schon immer da war.

Der Fehler steckt nicht in den Positionen, sondern in der Reihenfolge. Solange niemand ausgesprochen hat, welche Frage gerade unbeantwortet ist, ist jedes Werkzeug gleich gut begründbar und gleich gut angreifbar. Sobald die Frage auf dem Tisch liegt — «wir wissen seit drei Wochen nicht, warum die Schnittstelle nicht vorangeht» —, schrumpft die Auswahl auf ein oder zwei Kandidaten, und die Diskussion dauert fünf Minuten.

Praktisch heißt das: Verlangen Sie in jeder Werkzeugdiskussion einen Satz nach dem Muster „Wir können heute die Frage X nicht beantworten, und das kostet uns Y.“ Kommt dieser Satz nicht zustande, brauchen Sie kein Werkzeug, sondern ein Gespräch. Kommt er zustande, zeigt die Abbildung Ihnen in aller Regel die Zeile, in der die Antwort steht.

Und noch eine Beobachtung, die im Mittelstand besonders zählt: Ein zusätzliches Werkzeug hat immer laufende Kosten, die niemand kalkuliert — Pflege, Zugänge, Schulung, und die Aufmerksamkeit derer, die es täglich bedienen sollen. Zwei Werkzeuge, die dieselbe Frage beantworten, sind deshalb nicht doppelt so gut, sondern halb so verlässlich, weil ab dem zweiten niemand mehr weiß, welcher Stand gilt.

So sieht das in AB aus

In AB Projects lohnt es sich, dieses Kapitel wörtlich zu nehmen und die fünf Fragen nicht als Funktionsliste, sondern als Reihenfolge der Einrichtung zu behandeln. Legen Sie zuerst eine Wiki-Seite an, auf der in drei Zeilen steht, welche Vertragsform gilt, ob der Umfang bewegt werden darf und wer den Nachtrag zeichnet. Das ist die vierte Zeile der Abbildung, und sie kostet Sie zwanzig Minuten.

Erst danach richten Sie die Arbeitsflächen ein: die Kalender- beziehungsweise Terminsicht für die Frage nach Reihenfolge und Endtermin, die Board-Ansicht für die Frage nach dem aktuellen Stau, und eine geordnete Vorgangsliste mit genau einem benannten Besitzer der Reihenfolge. Drei Sichten auf denselben Vorgangsbestand — nicht drei Bestände. Sobald derselbe Sachverhalt an zwei Stellen gepflegt werden muss, ist die Frage, welcher Stand gilt, in wenigen Wochen unbeantwortbar.

Und halten Sie eine Konvention durch, die sich über das ganze Kapitel trägt: Jede Wartesituation ist ein Vorgang mit Verantwortlichem und Datum — nicht eine Bemerkung im Protokoll. Nur so entsteht die Zahl, die 5.2 zur wichtigsten Spalte erklärt.

Begriffe auf dieser Seite

Gantt-Diagramm

Balken auf einer Zeitachse: Reihenfolge, Termine, Abhängigkeiten und der kritische Pfad. Ausführlich

Kanban-Board

Spalten für den Zustand einer Aufgabe — mit einer Grenze für das, was gleichzeitig in Arbeit ist. Ausführlich

Aufgabenvorrat

Die geordnete Liste dessen, was noch zu tun ist — mit genau einem Besitzer der Reihenfolge. Ausführlich

Aufgabenverwaltungs-Werkzeug

Der eine Ort, an dem Aufgaben, Zuständige und Termine geführt werden. Ausführlich

Leistungsumfang

Die Grenze zwischen dem, was geliefert wird, und dem, was ausdrücklich nicht dazugehört. Ausführlich

Werkvertrag

Geschuldet ist ein Erfolg, nicht eine Tätigkeit — § 631 BGB. Ausführlich

Dienstvertrag

Geschuldet ist die Tätigkeit, nicht das Ergebnis — § 611 BGB. Ausführlich

Nachtrag

Die vereinbarte Ergänzung oder Änderung des Leistungsumfangs samt Preis und Termin. Ausführlich

Basisplan

Der eingefrorene Planstand, gegen den später gemessen wird — nicht der aktuelle. Ausführlich

Kritischer Pfad

Die Kette von Vorgängen ohne Puffer — jede Verzögerung darauf verschiebt den Endtermin. Ausführlich

Fertigstellungskriterium

Die vorab vereinbarte, überprüfbare Bedingung, unter der etwas als fertig gilt. Ausführlich

Abnahme

Die Erklärung, das Werk im Wesentlichen als vertragsgemäß anzuerkennen — mit vier Rechtsfolgen zugleich. Ausführlich

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