7.0 Projektabschluss — was bleibt, wenn Sie weg sind / Projektmanagement-Grundlagen

7.0 Projektabschluss — was bleibt, wenn Sie weg sind

Ein Projekt endet nicht, wenn die Anlage läuft. Es endet, wenn die Gewährleistungsfrist abgelaufen ist. Zwischen diesen beiden Zeitpunkten liegen zwei, vier oder fünf Jahre, in denen der Vertrag noch offen ist, während das Team längst verteilt wurde. Dieses Kapitel besteht aus drei Bausteinen: der Abnahme und der Übergabe der Liefergegenstände; dem Rückblick, der stattfindet, solange die Leute noch da sind, die antworten können; und dem Wissenstransfer, an dessen Ende die Anlage läuft, ohne dass jemand Sie anrufen muss. Diese Seite zeigt, was jeder Baustein liefert — und was zuverlässig eintritt, wenn er dünn bleibt.

Falls dies die erste Seite ist, die Sie öffnen Diese Seite gehört zu einer Reihe aus zehn Kapiteln und ist so geschrieben, dass sie für sich allein steht. Der Einstieg in die Reihe ist 1.0; jeder Fachbegriff ist unten kurz und im Glossar ausführlich erklärt. Drei Begriffe vorweg, in je einem Satz: Die Abnahme ist die Erklärung des Bestellers, das Werk im Wesentlichen als vertragsgemäß anzuerkennen — sie ist ein Rechtsgeschäft, kein Termin im Kalender. Die Gewährleistung ist die Haftung für Mängel nach der Abnahme; ihre Fristen beginnen genau dort zu laufen. Der Rückblick (englisch lessons learned) ist die Sitzung, in der aus dem Verlauf eines Projekts Regeln für das nächste werden.

DAS WICHTIGSTE AUF DIESER SEITE

Ein Projekt endet nicht, wenn die Anlage läuft, sondern wenn die Gewährleistungsfrist abgelaufen ist. Zwischen beidem liegen Jahre, in denen Sie haften — und in denen niemand mehr zuständig ist.
Baustein 1 — die Übergabe. Die Wochen um die Abnahme, mit Protokoll, Mängelliste und Vorbehalt. Bleibt das dünn, nehmen Sie einen bekannten Mangel ohne Vorbehalt ab und verlieren die Ansprüche daraus (§ 640 Abs. 3 BGB). Ausführlich in 7.1.
Baustein 2 — der Rückblick. Eine Sitzung, solange die Leute noch da sind, die antworten können. Bleibt das dünn, entstehen die Erkenntnisse nach drei Monaten in der Form «wir brauchen bessere Kommunikation» — also gar nicht. Ausführlich in 7.2.
Baustein 3 — der Wissenstransfer. Dass die Anlage läuft, ohne dass jemand Sie anrufen muss. Bleibt das dünn, wird ein Ordner mit zweihundert Seiten übergeben, und der Betrieb ruft weiter eine einzige Nummer an. Ausführlich in 7.3.
Alle drei beantworten dieselbe Frage: Was bleibt, wenn Sie weg sind? Eine Anlage, die läuft. Ein Vertrag, der geschlossen ist. Und ein Haus, das etwas gelernt hat, das es wiederverwenden kann.

Wann ein Projekt endet — und wann alle glauben, dass es endet

Fragen Sie in einem Mittelstandsbetrieb, wann ein Projekt zu Ende war, und Sie bekommen ein Datum: den Tag, an dem die Anlage angefahren wurde, oder den Tag der Übergabefeier. Fragen Sie dieselbe Frage in der Rechtsabteilung, bekommen Sie ein anderes Datum, das um Jahre später liegt. Beide Antworten sind ernst gemeint, und der Abstand zwischen ihnen ist der eigentliche Gegenstand dieses Kapitels.

Ein Projekt endet, wenn die Gewährleistungsfrist abgelaufen ist. Bis dahin ist der Vertrag offen: Es können Mängel auftreten, es können Ansprüche geltend gemacht werden, es kann Nacharbeit nötig werden, für die jemand einstehen muss. Das ist kein juristischer Formalismus, sondern eine schlichte Beschreibung der Lage. Wer in dieser Zeit einen Anruf aus dem Betrieb bekommt, hat kein abgeschlossenes Projekt, sondern ein laufendes ohne Besetzung.

Der Abschluss besteht deshalb aus drei Dingen, die zusammengehören, aber selten zusammen gedacht werden. Die Abbildung stellt sie nebeneinander und nennt zu jedem, was es liefert und was eintritt, wenn es dünn bleibt.

Drei Bausteine, eine Frage — und der schwerste der drei ist in Deutschland der mittlere.

Baustein 1 — die Übergabe der Liefergegenstände

Der erste Baustein sind die Wochen um die Abnahme. Er liefert ein Protokoll mit Datum, eine Mängelliste mit Namen und Terminen und — die unscheinbarste und teuerste Zeile — einen Vorbehalt für die Mängel, die im Moment der Abnahme bereits bekannt sind.

Bleibt dieser Baustein dünn, sieht das Ergebnis harmlos aus: Man nimmt ab, obwohl zwei Punkte noch offen sind, weil alle guten Willens sind und die Sache ohnehin nachgezogen wird. Die Folge steht in § 640 Abs. 3 BGB: Wer ein Werk trotz eines ihm bekannten Mangels abnimmt, ohne sich seine Rechte vorzubehalten, verliert die Ansprüche nach § 634 Nr. 1 bis 3. Ein Satz im Protokoll hätte gereicht. Was die fünf Stationen von der Fertigstellungsanzeige bis zum Fristablauf im Einzelnen verlangen, steht in 7.1.

Baustein 2 — der Rückblick, solange noch jemand antworten kann

Der zweite Baustein ist eine Sitzung. Sie liefert Erkenntnisse in einer Form, die ein anderes Projekt benutzen kann: mit einer Zahl und einer Handlung, nicht mit einer Haltung. Die Bedingung dafür ist banal und wird trotzdem fast nie eingehalten — sie muss stattfinden, solange die Leute noch da sind, die antworten können.

Bleibt dieser Baustein dünn, verschwindet er nicht sichtbar. Er wandert. Erst um vier Wochen, dann um zwei Monate, und irgendwann findet er statt, wenn von neun Beteiligten noch drei greifbar sind. Was dann protokolliert wird, ist der Satz «wir brauchen bessere Kommunikation» — nicht falsch, aber auf jedes Projekt anwendbar und deshalb auf dieses nicht. Warum das kein Gedächtnisproblem ist, sondern ein Verfügbarkeitsproblem, und wie eine Sitzung in Woche 1 aussieht, steht in 7.2.

Baustein 3 — der Wissenstransfer, an dem Ihr Telefon hängt

Der dritte Baustein hat ein Erfolgskriterium, das jeder sofort prüfen kann: Die Anlage läuft, ohne dass jemand Sie anrufen muss. Er liefert nicht Papier, sondern Handlungsfähigkeit an einer anderen Stelle — beim Betrieb, bei der Instandhaltung, bei der Fachabteilung.

Bleibt er dünn, entsteht das vertrauteste Bild des Projektabschlusses: ein Ordner mit zweihundert Seiten wird übergeben, alle nicken, und in den folgenden Monaten ruft der Betrieb weiterhin eine einzige Nummer an — Ihre. Das ist kein Zeichen von Beliebtheit, sondern die Rechnung für einen Transfer, der nicht stattgefunden hat. Welche drei Unterlagen den größten Teil der Lücke schließen und warum das in Deutschland in den Leistungsumfang gehört und nicht in den guten Willen, steht in 7.3.

Warum die drei zusammengehören — und warum sie zusammen verschoben werden

Die drei Bausteine beantworten dieselbe Frage, nur in drei Richtungen: Was bleibt, wenn Sie weg sind? Eine Anlage, die läuft — das ist der Wissenstransfer. Ein Vertrag, der geschlossen ist — das ist die Übergabe. Und ein Haus, das etwas gelernt hat, das es wiederverwenden kann — das ist der Rückblick.

Es lohnt sich, offen zu sagen, welcher der drei in Deutschland der schwerste ist. Es ist der mittlere. Die Unterlagen bleiben; sie liegen im Ordner, im Laufwerk, im System. Die Leute gehen vorher. Ein Anlagenbauer verteilt sein Projektteam auf drei neue Aufträge, sobald angefahren ist; die Fachabteilung, die zwei Jahre mitgearbeitet hat, ist wieder im Tagesgeschäft; der externe Berater hat den letzten Tag abgerechnet. Danach ist die Information, warum eine Entscheidung damals richtig aussah, nicht mehr abrufbar — nicht weil sie geheim wäre, sondern weil niemand mehr da ist, den man fragen könnte.

Und daraus folgt die Beobachtung, die erklärt, warum der Abschluss so verlässlich unterbleibt: Alle drei Bausteine fallen in dieselben Wochen. Genau in die Wochen, in denen das nächste Projekt bereits an den Leuten zieht — der Kick-off ist terminiert, die Angebotsfrist läuft, die Maschine für den nächsten Kunden steht schon in der Halle. Der Abschluss konkurriert also nie mit Nichtstun, sondern immer mit etwas Dringendem. Er verliert diese Konkurrenz zuverlässig, und zwar nicht durch eine Entscheidung, sondern durch Verschiebung.

Die einzige wirksame Gegenmaßnahme ist unspektakulär: Die drei Termine gehören in den Plan, bevor die Abnahme stattfindet — mit Datum, mit Namen und mit demselben Anspruch auf Verbindlichkeit wie ein Liefertermin. Ein Abschluss, der erst nach der Abnahme geplant wird, wird nicht mehr geplant.

So sieht das in AB aus

In AB Projects legen Sie den Abschluss als eigene Phase an, nicht als Restarbeit am Ende der Umsetzungsphase. Der Unterschied ist kein kosmetischer: Eine eigene Phase hat einen Anfang, ein Ende und eine Besetzung — Restarbeit hat nichts davon und wird deshalb von jeder anderen Aufgabe verdrängt.

Drei Meilensteine genügen für diese Phase: das Abnahmeprotokoll, die Rückblicksitzung und der abgeschlossene Wissenstransfer. Legen Sie die Termine für alle drei fest, sobald der Abnahmetermin steht — nicht danach. Und tragen Sie zusätzlich einen vierten Termin ein, der weit außerhalb liegt: das Ende der Gewährleistungsfrist. Er ist der einzige Eintrag im ganzen Projekt, der in zwei bis fünf Jahren fällig wird, und er ist der Grund, warum das Projekt in Ihrem System nicht vorher geschlossen werden sollte.

Für die offenen Punkte aus der Mängelliste verwenden Sie dieselbe Liste, die Sie im Projekt geführt haben, nur mit einem eigenen Kennzeichen. Das erspart die häufigste Panne dieser Wochen: eine zweite Liste in einer Tabelle, die nach der dritten Woche niemand mehr pflegt, während die erste Liste als geschlossen gilt. Wie ein brauchbarer Eintrag aussieht — was, wer, bis wann — steht in 6.2.

Begriffe auf dieser Seite

Abnahme: Die Erklärung, das Werk im Wesentlichen als vertragsgemäß anzuerkennen — mit vier Rechtsfolgen zugleich. Ausführlich
Gewährleistung: Die Haftung für Mängel nach der Abnahme — mit Fristen, die genau dort zu laufen beginnen. Ausführlich
Mängelliste: Die bei der Abnahme festgehaltenen Vorbehalte — ohne sie gehen bekannte Mängelrechte verloren. Ausführlich
Liefergegenstand: Das übergebbare Ergebnis, an dem eine Abnahme möglich ist — die zählbare Einheit des Fortschritts. Ausführlich
Erkenntnisse aus dem Projekt: Was aus dem Verlauf gelernt wurde, in einer Form, die ein anderes Projekt benutzen kann. Ausführlich
Betrieb: Die Organisation, die das Ergebnis danach dauerhaft nutzt und trägt — der eigentliche Empfänger. Ausführlich
Werkvertrag: § 631 BGB: geschuldet ist der Erfolg, nicht die Tätigkeit — der Regelfall im Projektgeschäft. Ausführlich
Leistungsumfang: Was geschuldet ist und was nicht — auch Dokumentation und Einarbeitung gehören hinein oder eben nicht. Ausführlich
Berater: Der externe Fachmann, dessen Beauftragung endet — oft bevor sein Wissen übertragen ist. Ausführlich
Meilenstein: Ein Termin, an dem ein überprüfbarer Zustand erreicht sein muss — kein Zwischenstand. Ausführlich
Phase: Ein Abschnitt mit eigenem Ziel, eigenem Ende und eigener Besetzung — auch der Abschluss ist einer. Ausführlich
Nacharbeit: Die Arbeit, die entsteht, weil etwas nicht beim ersten Mal vertragsgemäß war — im Plan selten vorgesehen. Ausführlich

7.0 Projektabschluss — was bleibt, wenn Sie weg sind