7.1 Übergabe der Liefergegenstände — fünf Stationen

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7.1 Übergabe der Liefergegenstände — fünf Stationen

Das Team meint «fertig», wenn die Anlage läuft. Der Vertrag meint «fertig», wenn die Gewährleistungsfrist abgelaufen ist. Zwischen diesen beiden Punkten liegen fünf Stationen, zwei bis fünf Jahre und eine Lücke, in der Sie weiter haften, während niemand mehr zuständig ist. Diese Seite geht die fünf Stationen durch, nennt die Fristen so genau, wie sie im Gesetz stehen, und beschreibt die drei Dinge, die bei der Abnahme auf dem Papier stehen müssen — eines davon ist ein einziger Satz und kostet, wenn er fehlt, mehr als alles andere auf dieser Seite.

Die fünf Stationen — von der Anzeige bis zum Fristablauf

Die Abbildung zeigt den Weg von links nach rechts. Die Zeit läuft mit; jede Station hat ein eigenes Dokument und einen eigenen Fehler, der an ihr gemacht wird.

Station 1 — die Fertigstellungsanzeige. Sie ist schriftlich und trägt ein Datum. Ab hier läuft alles Weitere. Das ist der erste und häufigste Irrtum dieser Wochen: Nicht der Tag, an dem die Arbeit tatsächlich aufhörte, ist der Bezugspunkt, sondern der Tag, an dem die Fertigstellung angezeigt wurde. Wer im Werk die letzte Schraube anzieht, den Hallenschlüssel zurückgibt und nichts schreibt, hat keine Uhr in Gang gesetzt — er hat nur aufgehört zu arbeiten.

Station 2 — Frist und Termin. Der Besteller bekommt eine angemessene Frist zur Abnahme, es wird ein Termin vereinbart, und es wird benannt, wer prüft. Diese Station wird am häufigsten übersprungen, weil sie nach Bürokratie aussieht. Sie ist aber diejenige, an der die Zeitrechnung entsteht: Wer prüft, braucht Zeit — die Fachabteilung muss Personal abstellen, ein Sachverständiger muss anreisen, ein Probelauf muss in den Schichtplan passen. Planen Sie diese Zeit vorher ein, nicht im Moment der Fertigstellung.

Station 3 — die Abnahme. Es entsteht ein Protokoll mit einem Datum, eine Mängelliste und ein Vorbehalt für alles, was bereits bekannt ist. Hier beginnt der Betrieb — und hier endet nicht Ihre Verpflichtung. Das ist der Satz, um den sich diese Seite dreht, und der Grund, warum sie geschrieben ist.

Station 4 — die Gewährleistung. Die Fristen laufen. In dieser Zeit wird die Mängelliste abgearbeitet, und es kommt Neues aus dem Betrieb hinzu — Dinge, die im Probelauf nicht auffielen, weil sie erst im dritten Monatslauf, in der Nachtschicht oder bei Vollast auftreten.

Station 5 — der Fristablauf. Erst jetzt ist das Projekt vorbei. Hier schließt der Vertrag. Es gibt keine Feier dafür, keine E-Mail und in den meisten Systemen keinen Eintrag — und genau das ist das Problem, das die nächste Abbildungszeile beschreibt.

Die Fristen, genau — und warum zwei Jahre nie automatisch sind

Für die Station 4 lohnt sich Genauigkeit, weil hier in Besprechungen mehr geraten als gelesen wird.

Nach dem BGB gilt § 634a: Die Mängelansprüche verjähren im Regelfall in zwei Jahren; bei einem Bauwerk und bei einem Werk, dessen Erfolg in Planungs- oder Überwachungsleistungen dafür besteht, in fünf Jahren. Die Frist beginnt mit der Abnahme (§ 634a Abs. 2) — nicht mit der Lieferung, nicht mit der Inbetriebnahme und nicht mit dem Tag, an dem jemand «fertig» gesagt hat.

Und nun die Einschränkung, die im Maschinen- und Anlagenbau am meisten Geld bewegt: Eine Maschine, die fest mit einem Gebäude verbunden ist, kann als Bauwerk gelten. Damit sind es fünf Jahre statt zwei — bei derselben Maschine, demselben Kunden, demselben Vertrag. Wer im Angebot mit zwei Jahren kalkuliert, weil «wir machen ja keinen Bau», kalkuliert unter Umständen die halbe Haftungsdauer. Zwei Jahre sind in diesem Geschäft nie automatisch; die Frage, wie fest die Anlage mit dem Gebäude verbunden ist, gehört vor die Angebotsabgabe, nicht in den ersten Mängelfall.

Wo die VOB/B vereinbart ist, gelten andere Zahlen. § 13 Abs. 4 sieht für Bauwerke vier Jahre vor, für andere Werke zwei Jahre und für feuerberührte Teile industrieller Feuerungsanlagen ein Jahr. Nr. 2 nennt zwei Jahre für maschinelle und elektrotechnische Anlagenteile, bei denen der Auftraggeber die Wartung behalten hat; nach Nr. 3 beginnt die Frist mit der Abnahme der gesamten Leistung, bei einer Teilabnahme mit dieser.

Dazu gehört die Einschränkung, die in Sitzungen ständig übergangen wird: Die VOB/B ist kein Gesetz. Sie ist ein Regelwerk des Deutschen Vergabe- und Vertragsausschusses und gilt nur, wenn die Parteien sie vereinbart haben. Der Satz «bei Bauprojekten in Deutschland gilt die VOB/B» ist falsch. Prüfen Sie im Vertrag nach, ob sie einbezogen wurde — und bedenken Sie, dass eine nur in Teilen übernommene VOB/B ihre Sonderstellung in der AGB-Kontrolle verliert.

Die Lücke zwischen Station 3 und Station 5

Die beiden Balken unter den Stationen sind der eigentliche Inhalt dieser Seite. Der obere Balken beginnt erst bei Station 3 und ist kurz: Was das Team meint, ist «fertig bei Station 3» — und in dem Moment, in dem das Protokoll unterschrieben ist, ist die Hälfte der Leute schon im nächsten Projekt. Das ist kein Vorwurf; es ist die normale Personalplanung eines Mittelständlers, der drei Aufträge in der Pipeline hat.

Der untere Balken läuft über die ganze Breite: Was der Vertrag meint, ist «fertig bei Station 5» — und dazwischen haften Sie weiter, ohne dass jemand zuständig ist. Zwei bis fünf Jahre lang gibt es Ansprüche, aber keine Besetzung.

In dieser Lücke verlieren Projekte still Geld, und zwar auf eine Weise, die in keinem Bericht auftaucht. Ein Mangel wird gemeldet; niemand fühlt sich zuständig; er wandert drei Wochen durch das Haus; am Ende fährt ein Servicetechniker hin, der den Fall nicht kennt, und braucht zwei Tage für das, was der ursprüngliche Konstrukteur in zwei Stunden erledigt hätte. Diese Differenz erscheint nirgendwo als Projektkosten, weil das Projekt in Ihrem System längst geschlossen ist. Sie erscheint als Servicekosten — im nächsten Geschäftsjahr, ohne Bezug zum Verursacher.

Der Ausweg ist eine Personalentscheidung, keine Vertragsklausel: Benennen Sie eine Person für die Zeit zwischen Station 3 und Station 5, mit einem bekannten Zeitanteil, schriftlich, bevor das Team verteilt wird. Was das im Einzelnen heißt, steht als dritter Punkt im nächsten Abschnitt.

Die drei Dinge, die bei der Abnahme auf dem Papier stehen müssen

Erstens: die Mängelliste mit Namen und Terminen. Der häufigste Eintrag in deutschen Abnahmeprotokollen lautet sinngemäß «Restpunkte allgemein» oder «kleinere Nacharbeiten werden zeitnah erledigt». Beides ist wertlos. Jeder Eintrag nennt drei Dinge: was, wer schließt ihn, bis wann. Der Termin ist dabei die Angabe, die alles andere trägt — denn ein Eintrag ohne Datum kann nie überfällig werden, und was nie überfällig wird, wird nie nachgehalten. Ein Eintrag ohne Datum bedeutet, dass die Liste nie leer wird. Und eine Liste, die nie leer wird, ist am Ende eine Liste, die niemand mehr öffnet.

Zweitens: der Vorbehalt für bekannte Mängel. Das ist der teuerste Satz dieser Seite, und er ist genau ein Satz lang. § 640 Abs. 3 BGB: Nimmt der Besteller ein mangelhaftes Werk ab, obwohl er den Mangel kennt, so stehen ihm die Ansprüche nach § 634 Nr. 1 bis 3 nur zu, wenn er sich seine Rechte bei der Abnahme vorbehält.

Der Vorgang, der dahinter steht, ist alltäglich und wirkt völlig harmlos: Man nimmt ab, obwohl zwei Punkte offen sind, weil beide Seiten guten Willens sind, weil der Betrieb starten muss und weil die Sache ohnehin nachgezogen wird. Wenn der Nachzug dann nicht stattfindet — weil die Firma umstrukturiert, weil der zuständige Mitarbeiter wechselt, weil man sich über die Ursache streitet —, steht der Besteller ohne die Ansprüche da, die er für selbstverständlich hielt. Ein Satz im Protokoll hätte gereicht: «Der Besteller behält sich seine Rechte wegen der in der Mängelliste unter Nr. 3 und Nr. 7 aufgeführten Mängel vor.» Mehr ist es nicht. Sein Fehlen ist teuer.

Drittens: ein Name für die Zeit danach. Nicht «das Team bleibt erreichbar» — dieser Satz steht in vielen Protokollen und bedeutet in der Praxis, dass niemand erreichbar ist, weil jeder annimmt, ein anderer sei gemeint. Stattdessen: eine Person, ein bekannter Zeitanteil, schriftlich. Etwa: «Herr Berger, Konstruktion, bis 30. Juni mit 10 % seiner Arbeitszeit für Rückfragen aus dem Betrieb; danach Übergang auf den Kundendienst.» Diese Festlegung muss getroffen werden, bevor alle auf andere Projekte verteilt werden. Danach ist sie eine Bitte, und Bitten verlieren gegen terminierte Aufträge.

Das Risiko ist zweiseitig — und beide Seiten kosten

Zum Schluss die zwei Vorschriften, die in entgegengesetzte Richtungen wirken und die man deshalb zusammen kennen muss.

Ohne Abnahme wird die Vergütung nicht fällig — § 641 Abs. 1 BGB. Im Werkvertrag ist die Vergütung bei der Abnahme des Werkes zu entrichten. Wer die Abnahme also aufschiebt, weil «wir noch drei Punkte klären wollen», schiebt seine eigene Rechnung auf. Für den Auftragnehmer ist eine unterbliebene Abnahme deshalb nicht eine Formalie, sondern eine Liquiditätsfrage.

Ohne Fristsetzung kann umgekehrt die fiktive Abnahme eintreten — § 640 Abs. 2 BGB, in Kraft seit dem 1. Januar 2018. Setzt der Unternehmer dem Besteller eine angemessene Frist zur Abnahme und verweigert dieser die Abnahme innerhalb dieser Frist nicht unter Angabe mindestens eines Mangels, so gilt das Werk als abgenommen. Für einen Verbraucher als Besteller verlangt Satz 2 zusätzlich einen Hinweis in Textform auf diese Folge.

Der praktische Punkt daran ist unangenehm einfach: Die Benennung eines einzigen konkreten Mangels innerhalb der Frist hätte die Wirkung verhindert. Wer stattdessen schweigt, weil er noch prüft, weil der Kollege im Urlaub ist oder weil «wir uns das noch anschauen», hat nach Fristablauf ein abgenommenes Werk — mit allen vier Folgen: Fälligkeit, Gefahrübergang, Verjährungsbeginn und dem Verlust der Rechte an den Mängeln, die er kannte und nicht vorbehalten hat.

Beide Vorschriften zusammen ergeben eine schlichte Handlungsregel für beide Seiten des Tisches: Setzen Sie Fristen schriftlich, und antworten Sie auf Fristen schriftlich und konkret. Was die Abnahme im Einzelnen auslöst und warum die fiktive Abnahme seltener greift, als viele annehmen, steht ausführlich in 2.4.

So sieht das in AB aus

In AB Projects legen Sie für die Übergabe fünf Termine an — einen je Station. Vier davon liegen in denselben Wochen; der fünfte, das Ende der Gewährleistungsfrist, liegt zwei bis fünf Jahre später und ist genau deshalb der wichtigste Eintrag: Er ist der einzige, den sonst niemand im Haus führt.

Zu jedem Liefergegenstand gehören drei Pflichtfelder: das Abnahmedatum, das Abnahmeprotokoll als Anhang und das errechnete Ende der Gewährleistungsfrist. Das Abnahmedatum ist kein Verwaltungsdetail, sondern der Beginn der Verjährung nach § 634a Abs. 2 BGB — in vier Jahren wird niemand mehr rekonstruieren können, wann genau abgenommen wurde, wenn es nicht hier steht.

Die Mängelliste führen Sie in derselben Liste offener Punkte wie im laufenden Projekt, nur mit einem eigenen Kennzeichen. Machen Sie dieselben Felder zu Pflichtfeldern wie dort — Zuständiger, benötigte Gegenstelle, Termin, Frage im Klartext — und filtern Sie eine Ansicht «Mängel, Termin überschritten». Diese Ansicht ist der ganze Nachhalteaufwand. Wie ein brauchbarer Eintrag formuliert wird, steht in 6.2.

Und tragen Sie die benannte Person aus dem dritten Punkt als verantwortliche Rolle in das Projekt ein, mit dem vereinbarten Zeitanteil und einem Enddatum. Eine Zuständigkeit, die im System steht, überlebt eine Umverteilung; eine, die im Protokoll als Halbsatz steht, überlebt sie nicht.

Begriffe auf dieser Seite

Abnahme

Die Erklärung, das Werk im Wesentlichen als vertragsgemäß anzuerkennen — mit vier Rechtsfolgen zugleich. Ausführlich

Teilabnahme

Die Abnahme eines abgrenzbaren Teils — mit denselben Folgen, aber nur für diesen Teil. Ausführlich

Fiktive Abnahme

§ 640 Abs. 2 BGB: Abnahmewirkung ohne Erklärung — ein einziger benannter Mangel verhindert sie. Ausführlich

Mängelliste

Die bei der Abnahme festgehaltenen Vorbehalte — ohne sie gehen bekannte Mängelrechte verloren. Ausführlich

Gewährleistung

Die Haftung für Mängel nach der Abnahme — mit Fristen, die genau dort zu laufen beginnen. Ausführlich

Werkvertrag

§ 631 BGB: geschuldet ist der Erfolg, nicht die Tätigkeit — der Regelfall im Projektgeschäft. Ausführlich

VOB/B

Kein Gesetz, sondern Vertragsbedingungen — sie gelten nur, wenn sie vereinbart wurden. Ausführlich

Liefergegenstand

Das übergebbare Ergebnis, an dem eine Abnahme möglich ist — die zählbare Einheit des Fortschritts. Ausführlich

Freigabe

Die Zustimmung, die einen Schritt erlaubt — nicht zu verwechseln mit der Abnahme des Werkes. Ausführlich

Offener Punkt

Etwas, das entschieden oder erledigt werden muss — mit Verantwortlichem und Termin. Ausführlich

Betrieb

Die Organisation, die das Ergebnis danach dauerhaft nutzt und trägt — der eigentliche Empfänger. Ausführlich

Nacharbeit

Die Arbeit, die entsteht, weil etwas nicht beim ersten Mal vertragsgemäß war — im Plan selten vorgesehen. Ausführlich

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