6.1 Liefergegenstände überwachen — zählen statt schätzen / Projektmanagement-Grundlagen

6.1 Liefergegenstände überwachen — zählen statt schätzen

Zwei Zahlen messen dasselbe Projekt, und sie erzählen zwei verschiedene Geschichten. Der gemeldete Fertigstellungsgrad steigt schnell und bleibt dann bei 90 % stehen; die Anzahl der tatsächlich abgenommenen Liefergegenstände kriecht auf 13 von 20. Dieselben Leute, dieselbe Wahrheit, zwei Kurven. Diese Seite erklärt, warum das passiert, ohne dass jemand lügt — und warum «abgenommen» in Deutschland nicht nur die ehrlichere Größe ist, sondern die einzige, die der Vertrag überhaupt kennt.

Falls dies die erste Seite ist, die Sie öffnen Diese Seite gehört zu einer Reihe aus zehn Kapiteln und ist so geschrieben, dass sie für sich allein steht. Der Kapiteleinstieg ist 6.0; jeder Fachbegriff ist unten kurz und im Glossar ausführlich erklärt.

DAS WICHTIGSTE AUF DIESER SEITE

Ein Prozentsatz ist eine Schätzung, eine Anzahl ist ein Bestand. Beide messen dasselbe Projekt — nur eine davon lässt sich nachprüfen.
Prozente kennen keinen Rückweg. Sie steigen und fallen nie. Eine Anzahl sinkt, wenn ein Liefergegenstand zurückgewiesen wird — und das verrät kein anderer Wert.
«13 von 20 abgenommen» lässt sich nicht auslegen und ist in einer Minute überprüfbar — auch von dem, der es nicht hören will.
«Abgenommen» ist der einzige Zustand mit rechtlicher Bedeutung (§ 640 BGB): Er macht die Vergütung fällig (§ 641 Abs. 1), lässt die Gefahr übergehen (§ 644 Abs. 1) und setzt die Verjährung in Gang (§ 634a Abs. 2). Sie zählen also nicht nur die ehrlichere Größe, sondern die einzige, die der Vertrag kennt.
Zählen setzt voraus, dass die zählbare Einheit bei der Planung festgelegt wurde. Eine Anzahl ist immer nur so gut wie das Fertigstellungskriterium dahinter.

Zwei Messungen desselben Projekts

Die Abbildung zeigt sechs Monate eines Projekts, gemessen auf zwei Arten. Beide Zahlen stammen aus demselben Haus, von denselben Leuten, aus denselben Wochen. Die orange Linie ist der gemeldete Fertigstellungsgrad: Sie steigt in den ersten Monaten steil, flacht ab und bleibt dann bei 90 % liegen — 90 %, 90 %, 90 %. Die blaue Linie ist die Anzahl der abgenommenen Liefergegenstände: Sie steigt langsam und stetig und steht am Ende bei 13 von 20.

Zwischen den beiden Linien öffnet sich im vierten Monat eine Lücke, die sich nicht mehr schließt. Diese Lücke ist der Gegenstand dieser Seite. Sie ist nicht das Ergebnis von Nachlässigkeit oder Schönfärberei — beide Zahlen sind nach bestem Wissen gemeldet. Sie ist das Ergebnis davon, dass zwei völlig verschiedene Dinge gemessen werden: einmal ein Eindruck, einmal ein Bestand.

Der praktische Punkt kommt erst danach, und er entscheidet, ob Sie in Monat vier oder in Monat neun handeln. Wer nur die orange Linie sieht, hat drei Monate lang keinen Anlass, etwas zu tun: Die Zahl steht ja hoch. Wer die blaue Linie sieht, weiß im vierten Monat, dass sieben von zwanzig Liefergegenständen noch offen sind, und kann fragen, welche das sind und woran es bei jedem liegt.

Zwei Kurven, ein Projekt — und nur eine davon sagt Ihnen, wie weit Sie wirklich sind.

Warum die Prozentzahl stehen bleibt — ohne dass jemand lügt

Der erste Grund ist banal und wird trotzdem selten ausgesprochen: Ein Prozentsatz ist eine Schätzung. Niemand misst ihn, jemand bildet ihn. Und wer ihn bildet, tut das aus der Perspektive dessen, was er hinter sich hat. Die Grundstruktur einer Schnittstelle steht, die Masken sind angelegt, die Testumgebung läuft — das fühlt sich ehrlich nach neunzig Prozent an. Was fehlt, sind die Sonderfälle, die Abstimmung mit dem Fachbereich, der Lastfall, den nur die Nachtschicht auslöst, und die Fehler, die erst beim Testen mit echten Daten auftauchen. Der Rest ist immer der schwere Teil, und der dauert.

Es ist wichtig, das ohne Vorwurf zu formulieren, weil die Alternative — «die Kollegen beschönigen» — sowohl unwahr als auch schädlich ist. Sie führt zu Nachfragen, die als Misstrauen ankommen, und zu Antworten, die vorsichtiger und damit unbrauchbarer werden. Der Fehler liegt nicht bei den Menschen. Er liegt in der Größe, die Sie abgefragt haben.

Der zweite Grund ist der wichtigere, und er wird fast nie erwähnt: Prozente kennen keinen Rückweg. Ein gemeldeter Fertigstellungsgrad steigt, und er fällt praktisch nie. Wer in Woche 12 achtzig Prozent gemeldet hat, meldet in Woche 13 nicht fünfundsiebzig — das sähe aus wie ein Rückschritt, den man erklären müsste, obwohl es genau die Information wäre, die alle brauchen.

Eine Anzahl verhält sich anders. Sie sinkt, wenn ein Liefergegenstand zurückgewiesen wird. Aus «13 von 20 abgenommen» wird «12 von 20», weil der Fachbereich das Berechtigungskonzept nicht abgenommen hat. Diesen Vorgang verrät kein anderer Wert. Er verschwindet in jeder Prozentzahl spurlos, denn dort wird die Nacharbeit einfach neu geschätzt — und die Schätzung fällt selten kleiner aus als die vorherige.

Die Alternative: zählen

Die Abhilfe ist unspektakulär. Statt einen Zustand zu schätzen, zählen Sie einen Bestand: Wie viele der vereinbarten Liefergegenstände sind abgenommen? «13 von 20 abgenommen» ist ein Satz mit drei Eigenschaften, die eine Prozentzahl nie hat.

Er lässt sich nicht auslegen. Zwischen «13 von 20» und «14 von 20» gibt es keine Zwischenmeinung. Es gibt keine optimistische und keine pessimistische Lesart, keinen Streit über Gewichtungen und keinen darüber, ob ein halbfertiger Liefergegenstand als halber zählt. Er zählt nicht.

Er ist in einer Minute überprüfbar. Jeder im Raum kann die Liste öffnen und nachsehen, welche dreizehn es sind. Das klingt nach einer Selbstverständlichkeit und ist die eigentliche Wirkung: Eine Zahl, die jeder prüfen kann, muss niemand glauben — und deshalb wird über sie nicht mehr diskutiert, sondern über die Sache.

Er funktioniert auch bei dem, der es nicht hören will. In einem Lenkungskreis, in dem eine unangenehme Lage bestritten wird, ist eine Anzahl das einzige Argument, das nicht als Meinung des Projektleiters abgetan werden kann. Der Satz «wir liegen bei 90 Prozent, aber ich habe ein ungutes Gefühl» verliert jede Diskussion. Der Satz «13 von 20 sind abgenommen, sieben nicht — hier sind die sieben» gewinnt sie, ohne dass jemand die Stimme heben muss.

Warum «abgenommen» in Deutschland die einzige Größe ist, die zählt

Bis hierher wäre das Gesagte ein allgemeiner Ratschlag zum Messen. Der Grund, warum diese Seite kein allgemeiner Ratschlag ist, steht im BGB. «Abgenommen» ist der einzige Zustand eines Liefergegenstands, der eine rechtliche Bedeutung hat. «Fertig», «geliefert», «installiert», «läuft bei uns» sind Beschreibungen; die Abnahme ist eine rechtsgeschäftliche Erklärung — und an ihr hängt praktisch alles, was den Vertrag später bestimmt.

Die Abnahme ist in § 640 Abs. 1 BGB geregelt: Der Besteller ist verpflichtet, das vertragsmäßig hergestellte Werk abzunehmen. Aus diesem einen Zeitpunkt folgen mehrere Wirkungen zugleich, jede mit eigener Vorschrift:

Die Vergütung wird fällig — § 641 Abs. 1 BGB. Vor der Abnahme ist sie es im Werkvertrag grundsätzlich nicht. Wer also zählt, wie viele Liefergegenstände abgenommen sind, zählt zugleich, wie weit die Zahlungsströme des Projekts sind — und das ist die Zahl, die Ihre Geschäftsführung ohnehin interessiert.

Die Gefahr geht über — § 644 Abs. 1 BGB. Bis zur Abnahme trägt der Unternehmer die Gefahr. Danach nicht mehr. Zwischen «steht fertig in der Halle» und «ist abgenommen» liegt damit eine Verschiebung, die im Schadensfall über sehr viel Geld entscheidet.

Die Verjährung der Mängelansprüche beginnt — § 634a Abs. 2 BGB. Die Fristen laufen ab der Abnahme, nicht ab der Lieferung und nicht ab dem Tag, an dem jemand «fertig» gesagt hat. Wie lang sie sind, hängt vom Gegenstand ab: zwei Jahre im Regelfall des Werkvertrags über eine Sache, fünf Jahre bei einem Bauwerk — und eine fest mit einem Gebäude verbundene Maschine kann als Bauwerk gelten, weshalb im Maschinenbau nie automatisch von zwei Jahren auszugehen ist.

Und eine vierte Folge, die im Alltag am meisten Ärger erzeugt: Wer bei der Abnahme einen ihm bekannten Mangel nicht vorbehält, verliert einen Teil seiner Mängelrechte — § 640 Abs. 3 BGB. Deshalb gehört zu jeder Abnahme eine Mängelliste, auch dann, wenn alle Beteiligten zufrieden sind.

Daraus folgt der Satz, um den sich diese Seite dreht: Wer Abnahmen zählt, misst nicht bloß mit einer schöneren Kennzahl — er zählt das Einzige, was der Vertrag anerkennt. Ein Fertigstellungsgrad von 90 % hat in keiner Akte, keiner Rechnung und keinem Schriftsatz eine Bedeutung. «13 von 20 abgenommen, jeweils mit Datum und Protokoll» hat sie in allen dreien. Wie eine Abnahme abläuft, was eine Teilabnahme ändert und warum die fiktive Abnahme nach § 640 Abs. 2 BGB seltener greift, als viele annehmen, steht ausführlich in 2.4.

Die zählbare Einheit entsteht bei der Planung, nicht beim Zählen

Nun der Einwand, den Sie in der Praxis sofort hören werden: «Wir können nicht zählen, wir haben keine zwanzig Liefergegenstände — wir haben ein System.» Der Einwand ist berechtigt und beschreibt kein Messproblem, sondern ein Planungsproblem. Wenn nie festgelegt wurde, was einzeln übergeben und einzeln abgenommen wird, gibt es nichts zu zählen, und jede Verfolgung fällt zwangsläufig auf Prozentschätzungen zurück.

Die zählbare Einheit entsteht deshalb im Lastenheft und im Pflichtenheft, lange bevor jemand einen Statusbericht schreibt. Drei Regeln haben sich dafür bewährt.

Erstens: Eine Einheit ist etwas, das übergeben werden kann. Nicht «Schnittstellenentwicklung», sondern «Schnittstelle Lohnbuchhaltung, produktiv, mit Testprotokoll». Nicht «Schulung», sondern «Schulungsunterlage Modul Zeiterfassung, abgenommen vom Fachbereich». Wenn Sie den Gegenstand nicht in einem Satz beschreiben können, der ein Substantiv und einen Zustand enthält, ist er noch keine Einheit.

Zweitens: Zwischen zehn und dreißig Einheiten für ein Mittelstandsprojekt. Fünf sind zu grob — dann steht die Zahl monatelang still, und Sie haben das Prozentproblem in anderer Form. Zweihundert sind zu fein: Sie zählen dann Aufgaben, nicht Ergebnisse, und niemand liest die Liste. Die Faustregel ist, dass jede Einheit im Bericht eine eigene Zeile verdient hätte, wenn sie steht.

Drittens: Zu jeder Einheit gehört ein Fertigstellungskriterium. Und hier gehört die ehrliche Einschränkung dieser Seite hin: Eine Anzahl ist immer nur so gut wie die Abnahmekriterien dahinter. Wer zwanzig Einheiten definiert, aber bei keiner festgelegt hat, woran ihre Vertragsmäßigkeit erkennbar ist, hat das Schätzproblem nur verschoben — dann wird eben über die Abnahme selbst gestritten. Ein Kriterium taugt, wenn zwei Personen unabhängig voneinander zum selben Ergebnis kämen. «Läuft stabil» taugt nicht. «Verarbeitet den Monatslauf November mit den echten Stammdaten ohne manuellen Eingriff» taugt.

Und eine letzte Regel, die keine Planungsfrage ist, sondern eine Rollenfrage: Den Status «abgenommen» setzt nicht das Projekt, sondern der Auftraggeber oder der Fachbereich. Sobald die abnehmende Seite dieselbe ist wie die liefernde, ist die Zahl wieder eine Selbsteinschätzung — und damit sind Sie bei den neunzig Prozent, nur mit einem anderen Etikett.

So sieht das in AB aus

In AB Projects führen Sie die Liefergegenstände als eigene Vorgangsart, getrennt von den Aufgaben. Das ist der ganze Einrichtungsaufwand, und er lohnt sich sofort: Aufgaben gibt es Hunderte, Liefergegenstände zwanzig, und nur die zwanzig gehören in einen Bericht.

Legen Sie für diese Vorgangsart genau vier Zustände an — offen, in Arbeit, zur Abnahme vorgelegt, abgenommen — und beschränken Sie den letzten Übergang auf die Rolle des Auftraggebers oder des Fachbereichs. Ein zusätzlicher Zustand «zurückgewiesen» lohnt sich, weil er die eine Bewegung sichtbar macht, die sonst verschwindet: Ein Liefergegenstand, der schon einmal vorgelegt und abgelehnt wurde, ist ein anderer Fall als einer, der noch nie fertig war.

Zu jedem Liefergegenstand gehören drei Felder, die Sie zu Pflichtfeldern machen sollten: das Fertigstellungskriterium im Beschreibungstext, das Datum der Abnahme und die Mängelliste als Anhang oder verlinkte Wiki-Seite. Das Abnahmedatum ist dabei kein Verwaltungsdetail — es ist der Beginn der Verjährungsfrist nach § 634a Abs. 2 BGB, und in drei Jahren wird niemand mehr rekonstruieren können, wann genau abgenommen wurde, wenn es nicht an dieser Stelle steht.

Für den Statusbericht brauchen Sie dann nichts weiter zu pflegen: Eine gefilterte Ansicht «Liefergegenstände, Status abgenommen» liefert Ihnen die Zahl, und die Gesamtzahl steht ohnehin fest. Eine Zeile, jede Woche, ohne Zuarbeit. Wie diese Zeile in den Bericht eingebaut wird, steht in 6.3.

Begriffe auf dieser Seite

Liefergegenstand: Das übergebbare Ergebnis, an dem eine Abnahme möglich ist — die zählbare Einheit des Fortschritts. Ausführlich
Abnahme: Die Erklärung, das Werk im Wesentlichen als vertragsgemäß anzuerkennen — mit vier Rechtsfolgen zugleich. Ausführlich
Teilabnahme: Die Abnahme eines abgrenzbaren Teils — mit denselben Folgen, aber nur für diesen Teil. Ausführlich
Fiktive Abnahme: § 640 Abs. 2 BGB: Abnahmewirkung ohne Erklärung — ein einziger benannter Mangel verhindert sie. Ausführlich
Mängelliste: Die bei der Abnahme festgehaltenen Vorbehalte — ohne sie gehen bekannte Mängelrechte verloren. Ausführlich
Gewährleistung: Die Haftung für Mängel nach der Abnahme — mit Fristen, die genau dort zu laufen beginnen. Ausführlich
Werkvertrag: § 631 BGB: geschuldet ist der Erfolg, nicht die Tätigkeit — der Regelfall im Projektgeschäft. Ausführlich
Fortschritt: Der Anteil der vereinbarten Leistung, der nachweisbar fertig und geprüft ist — nicht der Anteil der verbrauchten Zeit. Ausführlich
Fertigstellungskriterium: Die vorab vereinbarte, überprüfbare Bedingung, unter der etwas als fertig gilt. Ausführlich
Lastenheft: Die vom Auftraggeber festgelegte Gesamtheit der Forderungen an Lieferungen und Leistungen. Ausführlich
Pflichtenheft: Die Antwort des Auftragnehmers darauf: wie er die Forderungen umzusetzen gedenkt. Ausführlich
Statusbericht: Die regelmäßige, knappe Rückmeldung an Auftraggeber und Lenkungsgremium — ein Steuerungs-, kein Rechtfertigungsinstrument. Ausführlich
Nacharbeit: Die Arbeit, die entsteht, weil etwas nicht beim ersten Mal vertragsgemäß war — im Plan selten vorgesehen. Ausführlich

6.1 Liefergegenstände überwachen — zählen statt schätzen