7.0 Cierre del proyecto | Termina cuando prescribe

Capítulo 7 · 7.0 Volver al índice de la guía

7.0 Cierre del proyecto — un proyecto no termina cuando la instalación arranca, sino cuando ya no le pueden reclamar

Conviene empezar por la frase que sostiene el capítulo entero, porque contradice lo que casi todo el mundo entiende por terminar: un proyecto no termina cuando la instalación arranca; termina cuando ya no le pueden reclamar. El día que la línea produce la primera pieza buena hay aplausos, fotos y una comida, y esa misma tarde el jefe de montaje recibe el siguiente destino. Es un hito real y merece celebrarse. Pero desde el punto de vista del contrato, ese día no cierra nada: abre el tramo más largo, el que dura años, aquel en el que se decide de verdad si el proyecto ganó o perdió dinero. Y ese tramo tiene una particularidad incómoda que esta página quiere dejar clavada desde el principio: es el tramo en el que el equipo ya no existe, porque se repartió en el primer hito. Esta página recorre la línea de tiempo completa —la instalación funciona, la recepción se documenta, vence el plazo de garantía, prescribe la acción—, presenta los tres bloques del capítulo con lo que ocurre si cada uno se despacha deprisa, y termina en la advertencia española que condiciona todo lo demás: cuánto dura ese tramo depende de si su obra está o no dentro del ámbito de la edificación. Dentro lo fija la ley; fuera lo fija su contrato, y si su contrato no dice nada, no hay plazo pactado que invocar.

El día que todo el mundo cree que se acaba

Piense en un proyecto concreto, del tipo que se hace todos los años en cualquier pyme industrial: una línea de envasado nueva en la nave de un cliente. Ocho meses de trabajo, ingeniería propia, tres subcontratas, un plazo que se ha ido comiendo por el camino y una puesta en marcha que ha costado dos fines de semana.

Y llega el martes en que la línea produce durante ocho horas seguidas sin pararse. El responsable de producción del cliente da la mano, el jefe de proyecto hace una foto para el grupo de la empresa, y a las seis de la tarde ya hay una conversación sobre el siguiente montaje. La semana siguiente, el jefe de montaje está a doscientos kilómetros, el programador ha vuelto a la oficina y el técnico eléctrico ha cogido las vacaciones que llevaba aplazando desde mayo.

Desde dentro, el proyecto ha terminado. Todo el mundo se comporta como si hubiera terminado. Y sin embargo, ese día no se ha extinguido ninguna obligación: lo único que ha ocurrido es que la máquina funciona. No hay ningún documento que diga que el cliente la acepta, no hay ninguna fecha de la que arranque ningún plazo, y no hay nadie designado para contestar el teléfono cuando dentro de siete meses la línea se pare a las once y media de la noche.

Ese desfase entre lo que siente el equipo y lo que dice el contrato es el asunto de este capítulo. No es un problema de papeleo. Es un problema de dinero, y se manifiesta siempre de las tres mismas maneras: facturas que se quedan sin cobrar porque nadie firmó nada, reclamaciones que llegan dos años después y que no se sabe si están cubiertas, y horas de gente cara dedicadas a atender llamadas que nadie ha presupuestado.

La línea de tiempo real: cuatro hitos, no uno

El cierre de un proyecto de ejecución tiene cuatro hitos, y sólo el primero es visible desde dentro.

Uno: la instalación funciona. Es el hito técnico. Se comprueba con una prueba, se ve con los ojos y produce satisfacción. Es también el hito en el que el equipo se disuelve, porque a partir de aquí ya no hay trabajo diario que justifique tener a cinco personas asignadas. Todo lo que este capítulo pide que se haga tiene que hacerse antes de que ese reparto ocurra, o no se hará.

Dos: la recepción se documenta. Es el hito contractual. Alguien con capacidad para hacerlo declara por escrito que recibe la obra, con o sin reservas. Éste es el hito que casi nunca tiene fecha propia, porque se da por incluido en el anterior: «si funciona, está recibida». No lo está. Y la diferencia importa porque de esta fecha, y no de la anterior, arrancan los plazos.

Tres: vence el plazo de garantía. Es el hito que nadie apunta en ningún calendario. Pasa solo, en silencio, un día cualquiera de un año en el que ya nadie se acuerda del proyecto. Si usted no lo tiene anotado, no sabrá que ha pasado, y lo que es peor: no sabrá que no ha pasado cuando le llegue una reclamación y tenga que decidir en dos días si la atiende o la discute.

Cuatro: prescribe la acción. Es el hito jurídico, y es el único en el que puede decirse con propiedad que el proyecto ha terminado, porque es el punto a partir del cual ya no le pueden reclamar. Hasta ahí, el proyecto sigue vivo aunque en su empresa nadie lo tenga en ninguna lista.

El tramo largo es aquel en el que el equipo ya no existe

Mire las dos barras de duración del diagrama, porque en la desproporción entre ellas está todo el problema.

La primera barra —del arranque a la recepción documentada— dura semanas o, como mucho, unos meses. Es un tramo corto, intenso, con gente dedicada, reuniones frecuentes y alguien preguntando todos los días cómo va. Todo el aparato de dirección de proyectos que describen los capítulos anteriores está funcionando aquí: el 6.1 Seguimiento de entregables, los puntos abiertos, el informe semanal.

La segunda barra —de la recepción hasta que ya no le pueden reclamar— dura años. Y en ese tramo no hay ningún aparato de dirección funcionando, porque el proyecto se cerró en la contabilidad interna, el equipo se repartió y el jefe de proyecto lleva dos proyectos nuevos encima. Nadie tiene asignado vigilar ese tramo. Nadie lo mira. Y sin embargo es donde se produce todo lo que puede convertir un proyecto rentable en uno que pierde dinero.

Conviene ser muy concreto sobre qué ocurre en ese tramo desatendido. Ocurren cuatro cosas, todas caras:

Llegan llamadas. Alguien del cliente llama a alguien de su empresa —normalmente al móvil personal del técnico que estuvo allí, porque es el único número que tienen— y pregunta algo que sólo esa persona sabe. Esa persona está en otro proyecto. Contesta igual, porque es buena gente, y su empresa acaba de regalar dos horas de un técnico caro sin ninguna anotación en ningún sitio.

Llegan reclamaciones. Aparece un defecto y el cliente pide que se arregle. Y entonces empieza la conversación que este capítulo quiere evitar: ¿está dentro de la garantía? ¿Qué garantía? ¿Desde cuándo cuenta? ¿Lo cubre el contrato o es desgaste normal? Si nadie escribió esto en su día, la discusión se resuelve por relación comercial y no por derecho, lo que en la práctica significa que se resuelve pagando.

Se pierde la memoria. A los seis meses, la razón por la que se decidió montar el cuadro de aquella manera y no de la otra —que se discutió, que se aprobó y que fue correcta— ya no la recuerda nadie. Cuando el cliente cuestiona esa decisión, no hay ninguna forma barata de defenderla.

Y se olvida el dato que más valía. Cuando por fin vence el plazo de garantía, nadie hace la cuenta de cuánto costaron esas llamadas y esas reparaciones. Y como nadie la hace, el presupuesto del proyecto siguiente vuelve a no incluir esa partida, y el proyecto siguiente vuelve a parecer más rentable de lo que es. Esto se trata en 7.2 Retrospectiva y evaluación.

De ahí sale la regla de conducta que gobierna el capítulo, y que cuesta muy poco aplicar: todo lo que haya que dejar hecho para el tramo largo hay que dejarlo hecho antes de que el equipo se reparta. No hay una segunda oportunidad, porque la segunda oportunidad exige convocar a gente que ya está en otro sitio, y eso no ocurre nunca.

Los tres bloques del capítulo, y qué pasa si cada uno se despacha deprisa

El capítulo tiene tres páginas más, y cada una se ocupa de un bloque distinto del cierre. Conviene presentarlas por lo que fallan cuando se hacen deprisa, que es como se hacen casi siempre.

7.1 · La entrega

Es la secuencia que va desde que usted avisa de que ha terminado hasta que empiezan a correr los plazos de responsabilidad. Cinco estaciones: usted avisa, el cliente recibe o rechaza, el cliente calla, se levanta el acta con sus reservas, y empiezan a contar los plazos.

Si se despacha deprisa: no sabrá qué día empezó a contar nada. Y no saber la fecha de inicio no es un descuido menor, porque todas las demás fechas se calculan desde ella. Si dentro de dieciocho meses le reclaman, la primera pregunta que hay que contestar es desde cuándo cuenta el plazo, y si la respuesta es «no lo sé», usted discute desde una posición muy mala. La secuencia completa, en los dos mundos —dentro y fuera de la edificación—, está en 7.1 Entrega de entregables.

7.2 · El repaso

Es la reunión en la que el equipo dice qué salió mal y por qué. Se hace en la semana siguiente a la recepción, no en el mes tres, y se repite una segunda vez cuando vence el plazo de garantía.

Si se despacha deprisa: preguntará a gente que ya no se acuerda. Es el fallo más silencioso de los tres, porque el repaso tardío parece que ha funcionado —hay convocatoria, hay reunión, hay acta— y lo único que produce son adjetivos: «hubo problemas de coordinación», «el cliente cambió mucho de opinión», «fuimos optimistas con los plazos». Nada de eso cambia una sola cifra del presupuesto siguiente. Cómo se hace para que sí la cambie está en 7.2 Retrospectiva y evaluación.

7.3 · El traspaso

Es lo que se entrega a quien va a convivir con el resultado: el responsable de mantenimiento, el jefe de línea, el departamento de sistemas del cliente. Y la tesis de esa página es que lo que se entrega y lo que de verdad se pregunta durante los primeros noventa días son dos cosas que casi no se tocan.

Si se despacha deprisa: su teléfono seguirá sonando un año. Ése es el síntoma, y es medible: si seis meses después del arranque su gente sigue recibiendo llamadas del cliente sobre cosas que deberían estar documentadas, el traspaso no se hizo. Los tres documentos cortos que cierran esa distancia están en 7.3 Transferencia de conocimiento.

Y en España, cuánto dura ese tramo depende de una cosa

Aquí llega la advertencia que hay que colocar antes que ninguna otra, porque determina todo lo demás y porque se ignora sistemáticamente: la duración del tramo largo depende de si su obra está o no dentro del ámbito de la edificación.

Dentro del ámbito de la edificación

Si su obra entra en el ámbito de la Ley de Ordenación de la Edificación —la Ley 38/1999—, las reglas las pone la ley y usted no tiene que negociarlas.

La recepción está regulada: es el acto por el que el constructor entrega la obra y el promotor la acepta, con o sin reservas, y puede referirse a la totalidad de la obra o a fases completas y terminadas cuando así se haya convenido. El acta tiene un contenido mínimo tasado. Y hay una regla de silencio: salvo pacto expreso en contrario, la recepción se entiende tácitamente producida si transcurren treinta días desde la notificación escrita de terminación sin que el promotor manifieste reservas o rechazo motivado por escrito.

Los plazos de responsabilidad arrancan de la fecha del acta, o de aquella en que se entiende producida la recepción tácita. Y son estos, dichos enteros, que es la única forma correcta de decirlos: diez años para los daños que afecten a la cimentación, los soportes, las vigas, los forjados, los muros de carga u otros elementos estructurales; tres años para los que afecten a los requisitos de habitabilidad; y un año para los defectos de terminación o acabado, del que responde únicamente el constructor. Esos diez, tres y un año son los plazos dentro de los cuales el daño tiene que aparecer; la acción para reclamarlo prescribe a los dos años desde que el daño se produce. Los detalles y la razón por la que esa frase no se puede partir están en 7.1 Entrega de entregables.

Dos precisiones que evitan errores caros. La primera: el uso industrial está dentro del ámbito de la ley, pero la banda de tres años sólo opera en la medida en que resulten aplicables los requisitos de habitabilidad, lo que en una nave industrial es un examen que hay que hacer y no una respuesta automática. La segunda: la ley regula la edificación, no la maquinaria. Que su línea de envasado esté instalada dentro de una nave amparada por la ley no la mete a ella dentro del régimen de los diez años.

Fuera del ámbito de la edificación

Y si su obra está fuera —que es el caso de la mayoría de los proyectos de instalación industrial, integración de maquinaria o implantación de sistemas—, entonces el panorama es exactamente el contrario, y conviene decirlo sin suavizarlo: no hay recepción por defecto.

El Código Civil no contiene un deber general de recibir la obra. No hay en él un plazo para recibir, ni una exigencia de acta, ni una regla de recepción tácita aplicable a cualquier contrato de obra. Sólo hay dos supuestos estrechos: el de la obra pactada por piezas o por medida, donde el contratista puede exigir que se reciba y se pague por partes y se presume aprobada y recibida la parte satisfecha; y el de la obra pactada «a satisfacción del propietario», donde la aprobación, a falta de acuerdo, se defiere a juicio pericial.

De ahí salen tres consecuencias prácticas que hay que tener presentes desde la firma del contrato, no desde el final de la obra:

El silencio del cliente no acepta nada. Puede callar indefinidamente sin que ello produzca ningún efecto de aceptación. Si su contrato no dice qué ocurre cuando el cliente no contesta, la respuesta por defecto es: no ocurre nada, y usted sigue esperando.

El plazo de garantía es el que se haya pactado, y ni un día más. No hay ninguna ley que le conceda a su cliente doce meses de garantía sobre una instalación industrial por el hecho de serlo. Si el contrato dice doce meses, son doce. Si el contrato no dice nada, no hay un plazo pactado que ninguna de las dos partes pueda invocar, y la discusión se traslada a terrenos mucho más inciertos y mucho más caros.

Y el acto de aceptación es el que usted haya definido. Si el contrato ata el cobro del último hito a «la entrega de la instalación» sin decir qué acto acredita esa entrega ni quién lo firma, usted tiene una discusión abierta cada vez. Las cuatro frases que conviene que el contrato contenga están en 2.4 Fase de cierre.

Una nota sobre el artículo 1591 del Código Civil

Vale la pena una advertencia sobre una cita que circula muchísimo mal usada. El artículo 1591 del Código Civil establece el régimen de la ruina: si el edificio se arruina por vicios de la construcción, el contratista responde de los daños cuando la ruina tiene lugar dentro de los diez años contados desde que concluyó la construcción, y en el mismo plazo responde el arquitecto cuando la causa está en el suelo o en la dirección; y su segundo párrafo añade que, cuando la causa es el incumplimiento de las condiciones del contrato, la acción dura quince años.

Ese artículo no es la garantía vigente de un edificio actual. Los dos regímenes —el del Código Civil y el de la Ley de Ordenación de la Edificación— coexisten y se aplican a supuestos distintos, y la jurisprudencia los ha separado expresamente: la Sentencia del Tribunal Supremo (Sala 1.ª) 195/2010, de 22 de marzo (rec. 691/2006), confirma que la ley de edificación no se aplica con carácter retroactivo a obras cuya licencia es anterior. Antes de citar plazos, decida cuál de los dos regímenes gobierna su caso, y no los mezcle en la misma frase.

Y si su cliente es una administración

Un apunte de delimitación, porque el capítulo va a repetirlo: si su contrato es con una administración —y sólo en ese caso— el régimen no es ninguno de los dos anteriores, sino el de la Ley de Contratos del Sector Público, con su acto formal de recepción, su plazo de garantía fijado en el pliego y sus propios plazos de aprobación de la liquidación y pago. Esas reglas no se trasladan a un contrato privado: allí no se aplican. Si usted trabaja indistintamente para clientes privados y públicos, la primera pregunta antes de hablar de plazos no es cuánto duran, sino en qué régimen está.

Qué hacer con todo esto la semana que viene

El resto del capítulo entra en el detalle de cada bloque. Pero hay tres cosas que se pueden hacer sin leer nada más, y que valen para cualquier proyecto en marcha.

Una: escriba la fecha del hito dos. Busque en el proyecto que tenga más cerca del final la fecha de recepción documentada. Si existe, apúntela en un sitio que sobreviva al proyecto. Si no existe —que es lo normal—, esa es la tarea más rentable de su semana: conseguirla, aunque sea con un correo de tres líneas del cliente diciendo que da por recibida la instalación con las reservas que sean.

Dos: calcule y anote las fechas del hito tres y del hito cuatro. Sume el plazo de garantía a la fecha anterior y ponga un aviso en el calendario. Es literalmente un minuto de trabajo, y es lo que le permitirá, dentro de dos años, contestar una reclamación con una fecha en la mano en vez de con una impresión.

Y tres: repase sus tres últimos proyectos cerrados y pregúntese quién contesta hoy el teléfono de cada uno. Si la respuesta es un nombre concreto que además está asignado a otra cosa, usted tiene un coste oculto funcionando ahora mismo. Ponerle nombre es el primer paso para presupuestarlo.

Cómo se ve esto en AB

Cuatro cosas concretas, y ninguna lleva más de una tarde.

Lo primero: no cierre el proyecto en el hito uno. Deje el proyecto abierto en un estado propio —«en garantía» sirve— desde la recepción hasta el vencimiento del plazo. Un proyecto cerrado desaparece de las vistas de todo el mundo, y lo que desaparece de las vistas no se gestiona.

Lo segundo: guarde las cuatro fechas como campos del proyecto, no dentro de un documento adjunto: arranque, recepción documentada, vencimiento del plazo de garantía y fin del periodo de reclamación. Cuatro campos de fecha permiten filtrar, ordenar y avisar; una frase dentro de un PDF no permite nada.

Lo tercero: cree dos avisos automáticos, uno un mes antes del vencimiento del plazo de garantía y otro el mismo día. El primero es para hacer una última revisión antes de que se cierre la ventana; el segundo es para convocar el repaso del que habla 7.2 Retrospectiva y evaluación.

Y lo cuarto: designe un responsable del periodo de garantía con nombre y apellidos, distinto del jefe de proyecto si hace falta, y anótelo en el proyecto. Que exista un nombre no cuesta nada; que no exista cuesta cada llamada que se atiende gratis y sin registrar.

Términos de esta página

Recepción

Entregar y aceptar. En edificación la regula la ley; fuera de ella, sólo su contrato. Ampliar

Recepción tácita

En edificación, treinta días desde la notificación escrita, y salvo pacto expreso en contrario. Ampliar

Acta de recepción

El documento que fija el día cero. Partes, fecha, reservas objetivas y plazo para subsanarlas. Ampliar

Plazo de garantía

El periodo en que quien ejecutó responde de los defectos. Diez, tres y un año en edificación; el pactado fuera de ella. Ampliar

Vicios ocultos

Los defectos que no se veían al recibir. Se distinguen de las reservas por eso mismo. Ampliar

Ruina

El régimen del art. 1591 del Código Civil, que se aplica fuera del ámbito de la edificación. Ampliar

LOE

La Ley 38/1999. Antes de discutir plazos, decida si su obra está dentro o fuera de ella. Ampliar

Reservas

Lo pendiente que no impide aceptar. Concretas y con plazo, o no cierran nada. Ampliar

Contrato de obra

Se debe un resultado. La fuente de casi todas las reglas de este capítulo cuando la ley calla. Ampliar

LCSP

El régimen del sector público, y sólo de él. No se traslada a un contrato privado. Ampliar

Lecciones aprendidas

Sólo son lecciones si cambian algo comprobable: una plantilla, un precio, una cláusula. Ampliar

Garantía definitiva

La del contrato público. En un contrato privado la sustituye el aval o la retención que usted pacte. Ampliar

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