7.1 Entrega de entregables | Cinco estaciones

Capítulo 7 · 7.1 Volver a 7.0

7.1 Entrega de entregables — cinco estaciones desde que usted avisa hasta que ya no le pueden reclamar

La entrega no es un acto: es una secuencia de cinco estaciones, y en cada una de ellas puede pasar algo que le cueste dinero dentro de dos años. Usted avisa de que ha terminado. El cliente recibe o rechaza. El cliente calla. Se levanta el acta, con o sin reservas. Y empiezan a contar los plazos. Lo que hace difícil esta página —y lo que la hace necesaria— es que esas cinco estaciones funcionan de forma completamente distinta según su obra esté dentro o fuera del ámbito de la edificación. Dentro, cada una tiene su regla legal, su plazo y su consecuencia automática; el silencio del cliente acaba aceptando la obra. Fuera, no hay ninguna regla por defecto: el silencio no acepta nada, no hay plazo para recibir, y el plazo de garantía es exactamente el que usted haya pactado, ni uno más. Esta página recorre las cinco estaciones en los dos mundos y termina en la distinción que más dinero cuesta en España: los plazos de diez, tres y un año son ventanas en las que el daño debe aparecer, y el de dos años es el reloj para reclamar. Confundirlos es el error más caro de esta materia, porque se descubre cuando ya han pasado los dos.

Antes de nada: decida en qué mundo está

Todo lo que sigue depende de una pregunta previa que cuesta cinco minutos y que casi nadie se hace antes de firmar: ¿esta obra está dentro del ámbito de la Ley de Ordenación de la Edificación?

Si lo está, buena parte de las reglas de esta página se las da la ley y no tiene que negociarlas: hay un plazo para recibir, hay un efecto del silencio, hay un contenido mínimo del acta y hay un régimen de responsabilidad con plazos ciertos. Si no lo está —y la mayoría de los proyectos de instalación industrial, integración de maquinaria e implantación de sistemas no lo están—, no tiene ninguna de esas cosas por defecto, y todas ellas tienen que estar escritas en su contrato o sencillamente no existen.

Dos precisiones sobre el ámbito, porque es donde se equivoca la gente. La primera: el uso industrial está incluido en el ámbito de la ley, de modo que la nave puede estar dentro; pero la banda de tres años opera sólo en la medida en que resulten aplicables los requisitos de habitabilidad, lo que en una nave hay que examinar y no se responde de memoria. La segunda, y es la que más veces se pasa por alto: la ley regula la edificación, no la maquinaria. Que su línea de producción esté instalada dentro de un edificio amparado por la ley no la mete a ella dentro del régimen de los diez años.

Un caso frecuente y molesto es el mixto: usted hace una obra civil menor —una bancada, un foso, un refuerzo de forjado— y encima instala maquinaria. Ahí conviene separar en el contrato las dos prestaciones, con su propia recepción y su propio plazo de garantía cada una, porque en el momento de la reclamación se van a separar de todas formas, y es mucho mejor que lo hayan hecho las partes por escrito que un perito tres años después.

Las cinco estaciones

Con esa pregunta contestada, la secuencia es la misma en los dos mundos. Lo único que cambia —y cambia mucho— es quién pone los plazos: la ley o su contrato.

Estación 1 · Usted avisa

La primera estación es un acto suyo y unilateral: comunicar que la obra está terminada.

Dentro de la edificación, esa comunicación no es una cortesía: es el disparo de salida. El plazo de treinta días dentro del cual debe tener lugar la recepción se cuenta a partir de la notificación efectuada por escrito al promotor. Dicho de otra forma: el reloj no arranca el día en que usted terminó, sino el día en que usted avisó de que había terminado. Un constructor que termina en marzo y no notifica hasta junio ha regalado tres meses de su propio calendario, y además ha perdido la única fecha que después podrá probar.

Fuera de la edificación, esa misma comunicación no dispara nada por sí sola. No hay plazo legal que empiece a correr, ni consecuencia automática ninguna. Y aun así hay que enviarla igualmente, por escrito, y conviene entender por qué: porque sirve de prueba de la fecha de terminación, porque marca el momento a partir del cual el retraso ya no es suyo, y porque en un contrato de obra la entrega es el momento en el que, si no hay pacto en contrario, el riesgo deja de estar en su lado. Si el cliente demora la recepción sin causa, el Código Civil contempla expresamente el efecto de esa demora en la asignación del riesgo. Esa demora, para poder alegarse, hay que poder fecharla.

Cómo se escribe. Un correo o una carta con cuatro elementos, sin más literatura: qué se ha terminado, la fecha de terminación, que se pone a disposición del cliente para la recepción, y una propuesta concreta de día y hora para hacerla. Envíela a la persona que en el contrato tiene atribuida la recepción, con copia a quien firma los pagos. Y guárdela: dentro de dos años, ese correo vale más que cualquier acta de reunión.

Estación 2 · El cliente recibe o rechaza

La segunda estación es el acto del cliente. Recibir es aceptar la obra, con o sin reservas. Rechazar es negarse a recibirla, y no es lo mismo que poner pegas.

Dentro de la edificación, la recepción debe tener lugar dentro de los treinta días siguientes a la terminación, contados desde la notificación escrita, salvo que las partes hayan pactado expresamente otra cosa. Y el rechazo tiene forma tasada: debe ser motivado, por escrito y en la propia acta, señalando además una nueva fecha para la recepción. Esto es una protección enorme para quien ejecuta, y muy poca gente la utiliza. Un cliente que quiere ganar tiempo no puede limitarse a no aparecer: si rechaza, tiene que decir por qué y fijar cuándo.

Fuera de la edificación, el plazo para recibir o rechazar es el que ponga el contrato. Si el contrato no pone ninguno —y la mayoría no lo pone—, no hay plazo. El cliente no incumple nada por tardar seis semanas en mirar la instalación, porque no está obligado a mirarla en ningún momento determinado.

De ahí sale la cláusula más rentable que puede llevar un contrato de instalación, y ocupa tres líneas: recibida la notificación de terminación, el cliente dispone de N días hábiles para recibir la instalación o rechazarla motivadamente por escrito, señalando en el mismo acto nueva fecha para la recepción. Con eso usted ha importado a su contrato privado el mecanismo que la ley sólo le da a la edificación. Las otras frases que conviene que el contrato contenga están en 2.4 Fase de cierre.

Estación 3 · Silencio

Ésta es la estación que más dinero mueve, y la que separa de verdad los dos mundos. La pregunta es sencilla: ¿qué pasa si el cliente no dice nada?

Dentro de la edificación, pasa algo, y a favor de quien ejecuta: la recepción se entiende tácitamente producida si transcurren los treinta días sin que el promotor haya puesto de manifiesto reservas o rechazo motivado por escrito. Es la recepción tácita. Tres consecuencias que conviene tener claras y que se olvidan las tres:

La primera: el plazo se cuenta desde la notificación escrita, no desde el final de los trabajos. Sin notificación fechada, no hay recepción tácita que alegar, porque no hay día desde el que contar.

La segunda: la regla es dispositiva. Opera «salvo pacto expreso en contrario», de modo que un contrato puede excluirla o modificarla. Antes de confiar en ella, lea su contrato: si alguien introdujo una cláusula diciendo que la recepción sólo se producirá mediante acta firmada por ambas partes, la recepción tácita ha dejado de existir para usted.

Y la tercera: la recepción tácita produce efectos plenos. Desde la fecha en que se entiende producida arrancan los plazos de responsabilidad, exactamente igual que si se hubiera firmado un acta. Esto es bueno para quien ejecuta y conviene que lo sepa, porque es la razón por la que el silencio del cliente deja de ser un problema y pasa a ser una fecha.

Fuera de la edificación, en cambio, la respuesta es la contraria y hay que decirla sin suavizarla: el silencio no acepta nada. El Código Civil no contiene un deber general de recibir la obra, ni un plazo para hacerlo, ni una regla de aceptación por silencio aplicable a cualquier contrato de obra. Sólo hay dos supuestos estrechos y muy concretos. Uno es el de la obra contratada por piezas o por medida: «El que se obliga a hacer una obra por piezas o por medida, puede exigir del dueño que la reciba por partes y que la pague en proporción. Se presume aprobada y recibida la parte satisfecha.» Fíjese en dos límites de esa regla: existe sólo si la obra se contrató de ese modo, y la presunción se une a la parte satisfecha, es decir, pagada, no a la simplemente entregada. El otro supuesto es el de la obra pactada a satisfacción del propietario, donde la aprobación, a falta de acuerdo, se defiere a juicio pericial.

Fuera de esos dos casos, su cliente puede callar durante meses sin que ocurra nada. Y de ahí sale la segunda cláusula rentable: transcurridos N días desde la notificación de terminación sin recepción ni rechazo motivado por escrito, la instalación se entenderá recibida a todos los efectos. Es una cláusula que se negocia sin dificultad porque es simétrica y razonable, y es probablemente la que más discusiones le ahorrará en los próximos cinco años.

Estación 4 · El acta, con reservas

La cuarta estación es el documento. Y conviene decir desde el principio que aceptar con reservas es aceptar: la reserva no impide la recepción, la acompaña.

Dentro de la edificación, el contenido del acta está tasado por ley, y merece la pena conocerlo aunque tenga a un técnico que lo redacte: las partes intervinientes; la fecha del certificado final de la obra; el coste final de la ejecución material de la obra; la declaración de la recepción con o sin reservas, especificándose en su caso éstas de manera objetiva y con el plazo en que deben quedar subsanadas; y las garantías que en su caso se exijan. Que las reservas tengan que expresarse de manera objetiva y con plazo es la parte más útil de todo el precepto, porque elimina de raíz la reserva genérica del tipo «salvo pequeños detalles pendientes», que no cierra nada y permite reabrirlo todo más tarde.

Fuera de la edificación, nadie le va a exigir ese contenido. Y por eso hay que escribirlo igual, por iniciativa propia, con la misma estructura: quién estuvo, qué día, qué se recibe exactamente, qué reservas se hacen —descritas de manera que un tercero pueda comprobar si están resueltas o no—, en qué plazo se subsanan, y desde qué fecha empieza a contar el plazo de garantía pactado. Media página. Firmada por ambas partes, aunque sea con un correo de conformidad.

Tres errores frecuentes en esta estación, los tres caros:

La reserva sin plazo. Una reserva que dice qué falta pero no dice para cuándo se convierte en una obligación abierta que el cliente puede invocar el día que quiera. Cada reserva, su fecha.

La reserva genérica. «Con las salvedades habituales», «pendiente de ajustes finales». No describe nada, no se puede cerrar, y funciona como una puerta abierta permanente a la discusión sobre el último pago.

Y el acta sin la fecha desde la que cuenta el plazo de garantía. Es el olvido más común, y el que más se paga. Si el acta no lo dice, dentro de dos años usted y su cliente van a sostener dos fechas distintas, y el que tenga el documento más claro va a ganar la discusión.

Estación 5 · Empiezan a contar los plazos

La quinta estación no es un acto: es una consecuencia. A partir de la recepción —del acta, o de la fecha en que la recepción se entiende tácitamente producida— empiezan a correr los plazos durante los cuales usted responde.

Dentro de la edificación, esos plazos los pone la ley y son tres, cada uno referido a una cosa distinta: diez años para los daños materiales causados por vicios o defectos que afecten a la cimentación, los soportes, las vigas, los forjados, los muros de carga u otros elementos estructurales; tres años para los que afecten a los requisitos de habitabilidad; y un año para los defectos de ejecución que afecten a elementos de terminación o acabado, del que responde únicamente el constructor. Y —esto va en la misma frase, siempre— la acción para exigir esa responsabilidad prescribe a los dos años desde que se produzcan los daños.

Fuera de la edificación, ninguno de esos números rige. Lo que hay es el plazo de garantía que se haya pactado en el contrato, ni uno más. Doce meses si el contrato dice doce meses. Veinticuatro si dice veinticuatro. Y si el contrato no dice nada, no hay un plazo de garantía pactado que ninguna de las dos partes pueda invocar, lo que traslada la discusión a terrenos generales, largos y caros.

Merece la pena detenerse un segundo en lo perverso de esta asimetría, porque explica muchos malentendidos comerciales: el mundo en el que la ley le impone más responsabilidad es también el que le da más certidumbre. En edificación usted responde durante diez años de lo estructural, pero sabe exactamente de qué, ante quién y desde cuándo. Fuera de ella no responde por defecto de casi nada, pero tampoco tiene ninguna fecha cierta, y esa falta de fechas es lo que hace que las reclamaciones fuera de plazo se acaben atendiendo por relación comercial.

Ventanas y reloj: la frase que nunca hay que partir

Ésta es la sección más importante de la página, y su contenido cabe en dos líneas. Los plazos de diez, tres y un año y el plazo de dos años no son la misma clase de cosa, y confundirlos es el error más caro de esta materia.

Los diez, tres y un año son ventanas. Son los periodos dentro de los cuales el daño tiene que aparecer para que exista responsabilidad. Si el daño estructural se manifiesta a los once años, no hay nada que reclamar: la ventana se cerró.

Los dos años son el reloj. Es el plazo de prescripción de la acción, y corre desde que el daño se produce, dentro de cualquiera de esas ventanas. Si el daño estructural aparece en el año cuatro, usted está dentro de la ventana de diez, sí, pero su reloj empezó en el año cuatro y se le acaba en el año seis.

Por eso la frase correcta es siempre la frase entera: diez, tres y un año son las ventanas en las que el daño debe aparecer, y la acción prescribe a los dos años desde que el daño se produce. Nunca la mitad.

Por qué «la ley me da diez años para reclamar» es tan caro

Escrito así, sin la segunda mitad, ese enunciado es sencillamente falso, y es probablemente el error más repetido de todo el vocabulario constructivo español. Es caro por una razón muy específica: no se descubre hasta que ya es tarde.

Vea cómo ocurre. El daño aparece en el año tres. El promotor lo detecta, avisa, se cruzan correos, alguien va a mirarlo, se discute de quién es la culpa, la conversación se enfría, pasa un verano, se retoma, se vuelve a enfriar. En el año seis alguien decide por fin reclamar formalmente, apoyándose en la idea tranquilizadora de que «hay diez años». Y descubre que la acción llevaba prescrita un año, porque el reloj arrancó cuando apareció el daño, no cuando terminó la obra.

Esto no es una sutileza para abogados: es una instrucción de gestión. Y se traduce en una conducta muy simple para las dos partes.

Si usted reclama: anote la fecha en que el daño se manifiesta, en cuanto se manifiesta, y trate esa fecha como el inicio de una cuenta atrás corta. Las conversaciones amistosas consumen ese plazo igual que las hostiles.

Si a usted le reclaman: la fecha de aparición del daño es un dato tan relevante como la naturaleza del defecto, y conviene documentarla desde el primer aviso. Un registro de incidencias del periodo de garantía con la fecha de cada aviso vale, dos años después, mucho más de lo que cuesta llevarlo.

Y para los dos casos, la misma consecuencia organizativa: durante el tramo largo del que habla 7.0 Cierre del proyecto tiene que haber alguien apuntando fechas, aunque el proyecto esté cerrado en la contabilidad y el equipo se haya repartido. Si no hay nadie, las fechas no existen, y sin fechas ninguna de las dos reglas anteriores se puede aplicar.

Y fuera de la edificación, ¿qué ventanas hay?

Ninguna por defecto: las que su contrato haya definido. Por eso, cuando redacte el apartado de garantía de un contrato de instalación, escriba las dos cosas por separado, exactamente igual que hace la ley en edificación: cuánto dura la garantía —es decir, dentro de qué periodo tiene que aparecer el defecto para que usted responda— y cuánto tiempo hay para reclamar una vez que el defecto ha aparecido. Un contrato que sólo dice «garantía de veinticuatro meses» deja abierta la segunda pregunta, y esa es justamente la que se discute cuando la relación ya se ha estropeado.

Añada, si puede, dos precisiones más que evitan la mitad de las discusiones del periodo de garantía: qué queda excluido —desgaste normal, consumibles, manipulación por terceros, falta de mantenimiento— y qué plazo de respuesta tiene usted para atender un aviso. Ese material es, además, uno de los tres documentos cortos que trata 7.3 Transferencia de conocimiento.

La entrega y el cobro son el mismo asunto

Una nota breve para atar esta página con el capítulo anterior, porque la secuencia de la entrega no es sólo un asunto de responsabilidad: es el calendario de caja.

La regla supletoria del contrato de obra en el Código Civil está enunciada de forma que no deja dudas sobre su carácter: «Si no hubiere pacto o costumbre en contrario, el precio de la obra deberá pagarse al hacerse la entrega.» Léala en las dos mitades: el pago se ata a la entrega, y todo eso cede ante el pacto. En la práctica casi siempre hay pacto, de modo que lo que gobierna su cobro es el calendario de hitos que usted firmó.

Por eso conviene que los hitos de cobro estén redactados con el mismo vocabulario que las estaciones de esta página. Un hito que dice «entrega de la instalación» genera una discusión; uno que dice «firma del acta de recepción de la línea 1, o transcurso de los N días sin rechazo motivado por escrito» se paga solo. El recuento de entregables aceptados que describe 6.1 Seguimiento de entregables y la lista de hitos de facturación deberían ser, idealmente, la misma lista.

Y sobre el plazo de pago, la nota de siempre, porque es la que evita la trampa comercial más habitual: en operaciones entre empresas el plazo de pago por defecto es de treinta días naturales, ampliable por acuerdo pero con un tope de sesenta días naturales que ningún pacto puede superar. Los noventa o ciento veinte días que a veces se ofrecen como condición no son una postura negociadora dura: son inválidos.

Si su cliente es una administración —y sólo en ese caso— el régimen es el de la Ley de Contratos del Sector Público, que impone un acto formal de recepción dentro del mes siguiente a la entrega, un plazo de garantía que fija el pliego y sus propios plazos para aprobar la liquidación y pagar. No traslade esas reglas a un contrato privado, porque allí no se aplican.

Cómo se ve esto en AB

Cinco cosas concretas, todas de una tarde.

Lo primero: guarde la notificación de terminación como un documento con fecha propia, no como un correo perdido en un buzón. Es la estación uno y es la fecha desde la que se cuenta todo lo demás.

Lo segundo: cree un aviso a los treinta días de esa notificación —o al plazo que ponga su contrato— para comprobar si ha habido recepción, rechazo motivado o silencio. La estación tres sólo funciona a su favor si alguien mira el calendario.

Lo tercero: trate cada reserva como un punto abierto con dueño y fecha, no como una línea dentro de un PDF. Una reserva sin responsable y sin fecha de subsanación se comporta exactamente igual que un recuerdo.

Lo cuarto: registre la fecha de recepción como campo del proyecto y calcule desde ella la fecha de vencimiento del plazo de garantía. Dos campos y una resta que le ahorrarán una discusión dentro de dos años.

Y lo quinto: abra un registro de avisos del periodo de garantía con una sola columna obligatoria, la fecha del aviso. Es el dato del que depende el reloj de la prescripción, y es también la materia prima del segundo repaso que describe 7.2 Retrospectiva y evaluación.

Términos de esta página

Recepción

Entregar y aceptar. Con o sin reservas, y en edificación también por fases completas. Ampliar

Recepción tácita

Treinta días desde la notificación escrita, en edificación y salvo pacto expreso en contrario. Ampliar

Acta de recepción

Partes, fecha, coste final, reservas objetivas con su plazo, y garantías exigibles. Ampliar

Reservas

Lo pendiente que no impide aceptar. Objetivas y con plazo, o no cierran nada. Ampliar

Plazo de garantía

Diez, tres y un año en edificación; el pactado fuera de ella. Y la prescripción es otra cosa. Ampliar

Vicios ocultos

Los defectos que no se veían el día de la recepción. Por eso vale un protocolo de pruebas firmado. Ampliar

LOE

La Ley 38/1999. Decide qué estaciones le da la ley y cuáles tiene que escribir usted. Ampliar

Contrato de obra

Se debe un resultado. Si no hay pacto ni costumbre, el precio se paga al hacerse la entrega. Ampliar

Entregable

Cada cosa concreta que se entrega y que alguien acepta por separado. Ampliar

Aceptación

La conformidad de quien tiene atribuida esa facultad, con fecha y por escrito. Ampliar

Certificación de obra

El documento periódico que reconoce obra ejecutada a efectos de cobro. Ampliar

Plazo de pago

Treinta días naturales por defecto; sesenta como tope que ningún pacto supera. Ampliar

LCSP

Sólo sector público: recepción formal, plazo de garantía del pliego y plazos propios. Ampliar

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