Un client est un compte établi — une organisation avec laquelle vous entretenez, ou souhaitez entretenir, une relation commerciale durable. Là où les Prospects sont des pistes que vous êtes encore en train de qualifier, les Clients sont les entreprises avec lesquelles vous avez décidé de travailler.
Ce que porte un client
- Nom — le nom de l’entreprise. Le seul champ toujours obligatoire.
- Type — Entreprise ou Particulier.
- Site web, E-mail, Téléphone — les coordonnées principales.
- Secteur et Tags — une catégorisation légère, pour filtrer.
- Un bloc Adresse complet — deux lignes de voie, ville, région ou province, code postal et pays.
- Statut — voir ci-dessous.
Le statut a quatre valeurs — et la case Archivé est une commande à part
La liste déroulante Statut propose Actif, Prospect, Inactif et Archivé — quatre valeurs, pas deux. Elles décrivent l’état de la relation :
- Actif — un compte vivant, avec lequel vous travaillez.
- Prospect — une entreprise que vous avez créée comme client mais avec laquelle les affaires n’ont pas encore réellement commencé.
- Inactif — dormant, mais quelqu’un que vous relanceriez.
- Archivé — terminé, conservé pour l’historique.
Mettre le statut sur Archivé n’est pas ce qui masque le compte. Sous la liste déroulante se trouve une case à cocher Archivé distincte, et c’est elle qui sort un client de votre liste de tous les jours. La valeur de Statut enregistre la façon dont vous voyez la relation ; la case décide si vous continuez à la voir. Vous pouvez utiliser l’une, l’autre, ou les deux — mais si un compte que vous avez marqué Archivé s’affiche toujours, c’est la case qu’il vous faut.
Notes et activités
Un client n’a pas de champ Notes. Les notes sont des entrées distinctes, dans le panneau Notes du client, ajoutées une par une et estampillées de leur auteur et de leur date, aux côtés des activités consignées (appels, e-mails, réunions). C’est là que vit l’histoire du compte — y compris celle du « comment avons-nous commencé à travailler ensemble ? ».
D’où viennent les clients
- Converti depuis un prospect gagné — le chemin le plus courant. Lorsque vous gagnez une opportunité et que vous convertissez, les données du prospect sont conservées et celui-ci devient un client. Voir l’entonnoir.
- Créé directement — ajoutez un client à la main pour une affaire conclue en dehors du pipeline de prospects (recommandation, contrat entrant).
Ce qui se rattache à un client
- Contacts — les personnes à qui vous parlez (acheteur, référent technique, approbateur financier).
- Opportunités — des affaires précises, avec un montant et une date de clôture attendue. En avoir plusieurs ouvertes en même temps est normal.
- Affaires — le registre des commandes une fois que l’activité réelle démarre : chaque affaire passe de Ouverte → Livrée → Facturée → Payée. Une affaire est la commande gagnée, distincte de l’opportunité (la poursuite) qui l’a produite. Gagner une opportunité rattachée à ce client — la marquer Gagnée — en crée une automatiquement, sans aucune étape manuelle ; vous pouvez aussi en ajouter une à la main avec Ajouter une affaire.
Affaire et commande sont la même chose, sous deux libellés. Sur un client, le bouton indique Ajouter une affaire et la section s’intitule « Affaires » ; le cumul de ces mêmes enregistrements à l’échelle de l’espace de travail, c’est la page Commandes, avec Total commandé et Créances en cours sur l’ensemble des clients. Rien ne diffère que le vocabulaire — une opportunité est la poursuite, une affaire ou une commande est ce que vous avez gagné.
Conseils
- Ne créez pas de clients à l’avance pour des pistes que vous êtes encore en train d’étudier — gardez-les comme prospects, afin que l’Agent puisse continuer à les travailler (l’automatisation ne touche que les prospects).
- Si un client devient dormant, mettez son statut sur Inactif ou archivez-le plutôt que de le supprimer — vous le réactiverez sans doute, et l’historique vaut de l’or.
- Les montants portés par un client sont exprimés dans la devise de l’espace de travail, définie une fois pour toutes dans les paramètres du CRM.