Politique de confidentialité
ReceiptRoller Inc. (ci-après la « Société ») établit la présente politique de confidentialité (ci-après la « Politique ») concernant le traitement des données personnelles des utilisateurs dans le cadre des services fournis par la Société (ci-après les « Services »).
La présente Politique couvre tous les produits de la famille AB — AB Projects, AB Sales et AB Support. Lorsqu'une disposition ne s'applique qu'à certains de ces produits, le nom du produit est indiqué ; tout ce qui n'est pas ainsi désigné s'applique à l'ensemble des produits.
Article 1 (Collecte des données personnelles)
La Société peut collecter des données personnelles telles que le nom, l'adresse e-mail, le numéro de téléphone et l'adresse postale lorsque les utilisateurs utilisent les Services. Elle peut également collecter automatiquement des données d'historique, de localisation, des cookies et d'autres données lors de l'utilisation des Services.
(AB Support) Lorsqu'une organisation utilise les Services pour exploiter un service d'assistance clientèle, la Société traite également le contenu des messages que les clients de cette organisation envoient à ce service — y compris toute donnée personnelle que ces clients choisissent d'y inclure — ainsi que l'adresse e-mail ou le numéro de téléphone d'origine du message. L'organisation est responsable du traitement de ces données ; la Société les traite pour son compte.
(Assistants IA) Lorsqu'un utilisateur connecte un assistant IA tiers aux Services, la Société traite également les requêtes que cet assistant effectue pour le compte de l'utilisateur, y compris le nom de l'action demandée, les informations fournies avec celle-ci et l'adresse e-mail de l'utilisateur.
Article 2 (Finalités d'utilisation des données personnelles)
La Société utilise les données personnelles aux fins suivantes :
- fournir et exploiter les Services ;
- répondre aux demandes des utilisateurs ;
- informer les utilisateurs des services de la Société ;
- améliorer les Services et développer de nouveaux services ;
- prévenir la fraude et les incidents de sécurité ;
- toute autre finalité liée aux précédentes.
Article 3 (Communication des données personnelles à des tiers)
La Société ne communique pas de données personnelles à des tiers sans le consentement de l'utilisateur. Les exceptions suivantes s'appliquent :
- lorsque la loi l'exige ;
- lorsque cela est nécessaire à la protection de la vie, de l'intégrité physique ou des biens d'une personne et qu'il est difficile d'obtenir son consentement ;
- lorsque cela est particulièrement nécessaire à l'amélioration de la santé publique ou à la promotion du développement sain des enfants et qu'il est difficile d'obtenir le consentement de l'intéressé ;
- lorsqu'il est nécessaire de coopérer avec un organisme public national ou local dans l'exécution de missions légales et que l'obtention du consentement risquerait d'entraver cette exécution.
Le recours à un prestataire qui traite des données personnelles pour le compte de la Société, tel que décrit à l'article 4, ne constitue pas une communication à un tiers au sens du présent article.
Lorsqu'un utilisateur connecte aux Services un assistant IA tiers, tel que ChatGPT ou Claude, les Services transmettent à cet assistant les informations qu'il demande pour le compte de l'utilisateur, dans la limite des autorisations propres de l'utilisateur. L'utilisateur en décide en autorisant la connexion. L'assistant est exploité par son fournisseur selon les conditions et la politique de confidentialité de ce dernier, et la Société n'est pas responsable de la manière dont ce fournisseur traite les informations.
Article 4 (Sous-traitance à des prestataires)
La Société confie le traitement de données personnelles aux prestataires énumérés ci-dessous, dans la mesure nécessaire à la fourniture des Services. Chacun est contractuellement tenu de protéger ces données et de ne les traiter que sur instruction de la Société.
| Prestataire | Produit | Données traitées | Finalité |
|---|---|---|---|
| Microsoft Corporation | Tous | Informations de compte et de connexion, contenu des applications et des bases de données, fichiers stockés et index de recherche. Lorsqu'une organisation connecte une boîte aux lettres à un service d'assistance, le contenu de cette boîte. | Hébergement et exploitation des Services sur Microsoft Azure, connexion via Microsoft Entra ID et synchronisation des boîtes aux lettres via Microsoft Graph. |
| OpenAI, L.L.C. | Tous | Contenu des messages, tickets, notes et documents transmis pour assistance par l'IA. | Génération de réponses, de résumés et de propositions de réponse. Le contenu transmis à cette fin n'est pas utilisé pour entraîner les modèles du prestataire. |
| Google LLC | AB Projects, AB Sales | Informations d'entreprise publiquement accessibles et requêtes de recherche utilisées pour les trouver ; transcriptions de réunions transmises pour résumé ou extraction de tâches. | Recherche d'entreprises et de sites web, résumé de réunions, rédaction de réponses et de tâches. |
| Twilio Inc. (SendGrid) | Tous | Adresses e-mail des destinataires et contenu des messages. | Envoi des e-mails de notification et transactionnels. |
| Stripe, Inc. | Tous | Coordonnées de facturation et informations de paiement. | Traitement des paiements d'abonnement. Les données de carte sont transmises directement à Stripe et ne sont pas conservées par la Société. |
| Vonage Holdings Corp. | AB Support | Numéros de téléphone et contenu des messages pour les conversations SMS et WhatsApp, ainsi que les informations d'enregistrement d'entreprise décrites à l'article 5. | Envoi et réception des messages clients, et vérification du numéro de messagerie d'une organisation auprès des opérateurs de télécommunications. |
Article 5 (Informations de vérification d'entreprise — AB Support)
Les opérateurs de télécommunications exigent qu'un numéro de messagerie professionnel soit vérifié avant de pouvoir être utilisé. Lorsqu'une organisation choisit de faire vérifier un numéro via les Services, elle transmet des informations d'enregistrement d'entreprise — la dénomination sociale, un identifiant fiscal d'entreprise, l'adresse du siège, ainsi que le nom, l'adresse e-mail et le numéro de téléphone d'une personne de contact.
Ces informations sont transmises au prestataire de messagerie mentionné à l'article 4 puis, par son intermédiaire, aux opérateurs de télécommunications et aux registres concernés, aux seules fins de cette vérification. La Société ne les conserve pas. Seuls la référence d'enregistrement obtenue, son statut et le numéro concerné sont conservés dans les Services.
Article 6 (Transferts hors du pays de collecte)
Plusieurs des prestataires énumérés à l'article 4 sont établis hors du Japon, notamment aux États-Unis, et les données personnelles qui leur sont confiées peuvent être traitées dans ces pays. Lorsque des données personnelles sont transférées hors du pays où elles ont été collectées, la Société met en œuvre les mesures requises par la législation applicable en matière de protection des données de ce pays, y compris la conclusion des garanties contractuelles exigées par ces lois.
Article 7 (Accès, rectification et suppression des données personnelles)
Les utilisateurs peuvent demander à la Société l'accès à leurs données personnelles, leur rectification ou leur suppression. La Société répond dans les meilleurs délais à ces demandes. Cela ne s'applique pas lorsque la communication est impossible en vertu de la loi ou qu'elle entraverait considérablement l'activité de la Société.
Lorsque la Société traite des informations pour le compte d'une organisation utilisant les Services, les demandes relatives à ces informations doivent être adressées à cette organisation ; la Société l'assiste dans sa réponse.
Un utilisateur peut mettre fin à l'accès d'un assistant IA connecté en le déconnectant dans cet assistant ou en contactant la Société via le formulaire de contact mentionné à l'article 12.
Article 8 (Conservation des données personnelles)
La Société ne conserve les données personnelles que le temps nécessaire aux finalités énoncées à l'article 2 ou requis par la loi. Les durées ci-dessous s'appliquent.
| Données | Durée de conservation |
|---|---|
| Contenu saisi dans les Services par une organisation ou ses utilisateurs, y compris les tâches, documents, prospects, fiches clients et tickets d'assistance | Tant que l'organisation utilise les Services. À la fin de cette utilisation, l'organisation peut demander une exportation pendant 90 jours, puis le contenu est supprimé des systèmes actifs, sauf s'il doit être conservé pour des raisons professionnelles ou légales légitimes. |
| Informations de compte, telles que le nom, l'adresse e-mail et les identifiants de connexion | Tant que le compte est ouvert. Lorsqu'un utilisateur clôture un compte, le nom, l'adresse e-mail et les identifiants de connexion en sont immédiatement retirés. Les commentaires et contributions sont conservés à des fins de traçabilité et peuvent continuer d'afficher le nom que portait l'utilisateur lorsqu'ils ont été faits. Les copies figurant dans les journaux et les sauvegardes expirent selon le calendrier ci-dessous. |
| Journaux applicatifs, pouvant inclure l'adresse e-mail d'un utilisateur et le détail des requêtes adressées aux Services, y compris celles provenant d'assistants IA connectés | Jusqu'à 90 jours |
| Sauvegardes et copies de récupération des fichiers supprimés | 7 jours |
| Identifiants connectant un assistant IA aux Services | Jusqu'à 400 jours, sauf déconnexion anticipée |
| Documents de facturation et de transaction | 7 ans, ou plus lorsque la législation fiscale ou comptable l'exige |
| Demandes adressées à la Société | 3 ans après la clôture de la demande |
Les informations de vérification d'entreprise ne sont pas conservées, comme décrit à l'article 5.
Lorsqu'une organisation est responsable des informations, comme décrit à l'article 7, elle peut les supprimer plus tôt au moyen des Services.
Article 9 (Gestion des données personnelles)
La Société gère les données personnelles de manière appropriée et met en œuvre les mesures de sécurité nécessaires pour prévenir tout accès non autorisé, perte, destruction, altération ou divulgation.
Article 10 (Utilisation des cookies)
La Société peut utiliser des cookies pour analyser l'activité des utilisateurs et améliorer les Services. Les utilisateurs peuvent refuser les cookies en modifiant les paramètres de leur navigateur. Toutefois, si les cookies sont désactivés, certaines fonctionnalités des Services peuvent devenir indisponibles.
Article 11 (Modifications de la politique de confidentialité)
La Société peut modifier le contenu de la présente Politique. La politique de confidentialité modifiée prend effet dès sa publication sur les Services.
Article 12 (Contact)
Pour toute question relative à la présente Politique, contactez-nous via le formulaire de contact ou par courrier à l'adresse ci-dessous.
ReceiptRoller Inc.
1535 Kawakami, Iizuna Town, Kamiminochi District, Nagano 389-1226, Japon