AB Talent では、役職・部署・上長・雇用形態・在籍状況を上書きしません。これらは履歴として管理します。変更のたびに、適用日と理由を持つ新しい記録が追加され、一覧に表示されるのは、その時点で有効な最新の記録です。
履歴の仕組み
「メンバー」タブの「一覧」で氏名をクリックすると、個人の記録が開きます。先頭にあるのが「在籍履歴」で、新しい順に、日付・内容・理由が表示されます。
最初の履歴は、在籍者を登録したときに作成されます。「新規メンバー」でも理由の入力が必須なのは、最初の記録こそ、後から確認されることが多いためです。記録の編集や削除はできません。誤りを直すときは、その旨を書いた変更をもう一件記録してください。
変更を記録できるのは HR 管理者のみで、自分自身の記録も例外ではありません。上長は提案し、人事が記録します。各アクセス権でできることはアクセス権をご覧ください。
変更を記録する
- 対象者を開きます。「メンバー」→「一覧」で氏名をクリックします。
- 変更を始めます。「在籍履歴」の下の「変更を記録」をクリックします。フォームには現在の内容が入っているので、触らなかった項目は変わりません。
- 日付を入力します。「適用開始日」には、本日ではなく実際に変更が生じた日を入力します。後から入力した昇進も、実際の開始日から適用されます。
- 変わった項目を修正します。「役職」「部署」「上長」「雇用形態」「在籍状況」のいずれかです。
- 理由を入力します。「理由」は必須で、後からこの変更を確認する人が読む内容になります。
- 保存します。「変更を記録する」をクリックします。
Microsoft 365 が持つ情報と、AB Talent が持つ情報
ディレクトリを連携している場合（AB Talent のセットアップを参照）、在籍者の初期データは Microsoft 365 から取り込みます。操作するのは HR 管理者で、「メンバー」の「設定」タブから、初回は「取り込む」、2 回目以降は「再取り込み」を実行します。クリックしない限り実行されません。
| Microsoft 365 が持つ情報 | AB Talent が持つ情報 |
|---|---|
| 氏名、会社メールアドレス、役職、部署、取り込み時のレポートライン | 雇用形態、入社日、在籍状況、個人情報のすべて |
| 取り込みのたびに更新されます | 取り込みで変更されることはありません |
この分担から、次の点が重要になります。
- Microsoft 365 側で役職や部署が変わると、在籍履歴に記録されます。日付は再取り込みを実行した日で、理由は英語の「Changed in the Microsoft 365 directory.」です。氏名やメールアドレスの変更は記録に反映されますが、履歴には残りません。
- 役職と部署の変更は Microsoft 365 側で行ってください。取り込んだメンバーの役職をこちらで記録しても、ディレクトリの内容が異なれば、次回の再取り込みで置き換わります。
- 上長は扱いが異なります。こちらで上長が設定された記録は、再取り込みでは置き換わりません。上長を変えるときは「変更を記録」で「上長」を選び直してください。
- 取り込みでは入社日は入りません。Microsoft 365 には入社日の情報がないためです。入社日が入るのは、「新規メンバー」で登録したときと、オファーが承諾されたときです。勤怠とオンボーディングはこの日付を使います。入社日がない場合の動作は入社と退職をご覧ください。
Microsoft 365 からアカウントがなくなっても、データは削除されません。一覧の上部の「要確認」に表示されます。退職であれば退職を登録してください。問題がなければ「問題なし」をクリックします。ただし、アカウントが見つからないままであれば、次回の再取り込みで再び表示されます。Microsoft 365 からディレクトリの一部しか返らなかったときは、誰も要確認にせず、画面にその旨を表示します。
誰がどの記録を見られるか
| アクセス権 | 在籍の記録 | 個人情報 | 組織図 |
|---|---|---|---|
| HR 管理者 | 全員 | 全員 | 閲覧可 |
| ラインマネージャー | 直属の部下と自分 | 自分のみ | 閲覧可 |
| 従業員 | 自分 | 自分 | 閲覧可 |
「直属の部下」は文字どおりの範囲で、その下の階層は含みません。採用担当または経営層のアクセス権だけを持つ方には、在籍者の一覧は表示されません。個人情報とは電話番号・住所・個人メールアドレス・緊急連絡先のことで、本人が「個人情報を保存」で更新できます。
組織図は表示専用です
「組織図」タブは、レポートラインをもとに全員を描画します。ドラッグで人を動かすことはできません。これは意図した仕様で、上長の変更は、その人の記録を閲覧できる範囲の変更でもあるため、理由を添えて個人の記録から行います。
- 一覧より広い範囲に公開される分、載る情報は絞られています。カードに表示されるのは氏名・役職・部署だけで、雇用条件や個人情報は含まれません。
- 氏名をクリックできるのは、その記録を開ける場合だけです。組織図に同僚が表示されていても、その記録を閲覧できるわけではありません。
- 募集中の求人は空きとして表示されます。採用を担当する人の下に並び、表示されるのはアクセス権の範囲内の求人だけなので、人によって見える空きが異なることがあります。
- 在籍状況が「退職済み」の方は表示されません。上長が組織図に載っていない方は、消えるのではなく最上位に表示されます。
退職した方の表示
在籍状況が 退職済み になると、一覧と組織図からは外れますが、記録は残ります。HR 管理者は、一覧の上の「退職者も表示する」をオンにすると一覧に表示できます。変わるのは一覧だけで、組織図には影響しません。
退職日を迎えても、在籍状況は自動では「退職済み」になりません。変更するまでは、一覧に 退職予定 のバッジ付きで残り、組織図にも表示されたままです。雇用が終了したら「変更を記録」を開き、「適用開始日」は本日のまま、「在籍状況」を「退職済み」にして記録してください。
アーカイブ
アーカイブは、Microsoft 365 上でメンバーに見える共有メールボックスなど、人物ではないアカウントのための操作です。退職の記録には使いません。
| 操作 | 結果 | 元に戻すには |
|---|---|---|
| 「要確認」の「在籍者一覧から除外」、または取り込み前にチェックを外す | 一覧と組織図から外れ、人員数に含まれなくなり、以降の同期でも再取り込みされません。記録は削除されず保持されます。 | 「設定」のディレクトリ一覧でチェックを入れ、再度取り込みます |
「退職者も表示する」をオンにしても、アーカイブした記録は表示されません。また、アーカイブされた記録に紐づく方は、ワークスペースに参加できません。
どの画面で変更すべきか迷ったときは、雇用に関する事実かどうかで判断してください。雇用に関する事実であれば、日付と理由を添えて在籍履歴に記録します。