入社の基準日は 1 つですが、退職の基準日は 3 つあります。退職の申し出があった日、実際に勤務する最終日、雇用関係が終了する日で、多くの場合それぞれ異なります。3 つに同じ日付を入れてしまうと、そのまま最終給与の誤りにつながります。
オンボーディング
「メンバー」タブで対象者を開き、「オンボーディング」の項目に進みます。HR 管理者は誰でも開始できます。ラインマネージャーは直属の部下について開始できます。入社の事実を最初に把握するのが人事とは限らないためです。
- 入社日を確認します。期日はすべて入社日を基準に設定され、事前準備は初日より前になります。
- 「オンボーディングを開始」をクリックします。確認画面が開き、2 回実行すると同じタスクがもう一組作成されることが表示されます。
- 「作成する」をクリックします。作成されたタスクの件数と、担当者が未設定の件数が表示されます。
- 担当者が未設定のタスクを誰かに割り当てます。理由は表の下で説明します。
タスク名は現在、英語で作成されます。
| タスク | 内容 | 担当者 | 期日 |
|---|---|---|---|
| Send the contract | 雇用契約書の送付 | チェックリストを開始した人 | 入社日の 7 日前 |
| Create accounts and licences | アカウントとライセンスの作成 | 未設定 | 3 日前 |
| Prepare equipment and a desk | 備品と座席の準備 | 未設定 | 3 日前 |
| Add to payroll | 給与計算への追加 | チェックリストを開始した人 | 3 日前 |
| Day one welcome | 初日の受け入れ | 上長 | 入社日 |
| Assign the first-week learning path | 最初の週の学習パスの割り当て | 上長 | 入社日 |
| Check in after the first week | 1 週間後の面談 | 上長 | 5 日後 |
| Check in after 30 days | 30 日後の面談 | 上長 | 30 日後 |
タスク名の末尾には本人の氏名が付くので、同じ月に複数の方が入社してもボード上で区別できます。手順を変えたい場合は、作成後にタスクを編集してください。
アカウントと備品のタスクは、意図して担当者なしで作成されます。これらは IT の担当で、AB Talent は依頼を作成するだけなので、担当者を推測して割り当てることはしません。どなたかが引き受ける必要があります。「上長」が設定されていない記録では、上長向けのタスクも同様に担当者なしになります。
入社日が未登録の場合は画面に表示され、本日を基準に期日が設定されます。順序は保たれますが、実際より遅い期日になります。Microsoft 365 から取り込んだメンバーには入社日がなく、登録済みの記録に後から入社日を追加する項目もありません。入社日が入るのは、「新規メンバー」で登録したときと、オファーが承諾されたときです。
退職を登録する
退職を登録できるのは HR 管理者のみです。対象者を開き、「退職を登録」をクリックします。
- 「区分」を選びます。自己都合退職、解雇、契約期間満了、定年退職のいずれかです。
- 3 つの日付を慎重に入力します。フォームの初期値は、「通知日」が本日、他の 2 つはどちらも 30 日後で同じ日付なので、必ずそれぞれ確認してください。日付は 通知日 → 最終出社日 → 退職日 の順である必要があります。実際に同じ日であれば、同じ日付でもかまいません。
- 理由を入力します。「理由」は必須です。「退職」だけでは理由になりません。
- 「登録」をクリックします。
| 日付 | 意味 | この日付を基準にするもの |
|---|---|---|
| 通知日 | 退職の申し出があった日 | 予告期間、引き継ぎの計画、チームへの共有 |
| 最終出社日 | 実際に勤務する最終日 | 勤怠の終了、アカウントの停止、備品の回収、ライセンスの返却。退職面談と本人の引き継ぎはこの日の直前に設定されます |
| 退職日 | 雇用関係が終了する日。未消化の休暇を取得する場合は、数週間後になることもあります | 残休暇の確定、給与計算への最終情報の送付、給与計算と福利厚生からの除外 |
保存すると、在籍状況はすぐに 退職予定 になります。予告期間中は在籍者として扱われ、組織図にも表示されます。あわせて、在籍状況を「退職済み」とする記録が、退職日の日付で在籍履歴に追加されます。ただし、その日になっても在籍状況は自動では変わりません。雇用終了後の操作は在籍者一覧と組織図をご覧ください。
理由を閲覧できる人
退職の事実と日付は、その記録を開ける人なら誰でも確認できます。理由の閲覧範囲は区分によって異なります。
- 解雇: HR 管理者と本人のみです。上長には「理由は人事のみ閲覧できます。」と表示されます。
- 自己都合退職・契約期間満了・定年退職: 上長を含め、その記録を開ける人が閲覧できます。
退職手続きのチェックリスト
「退職手続き」の「退職手続きを開始」をクリックします。期日はすべて退職情報を基準にするため、先に退職の登録が必要で、実行できるのは HR 管理者のみです。タスクが新規作成される旨の確認が表示されるので、「作成する」をクリックして進めます。
こちらもタスク名は現在、英語で作成されます。
| タスク | 内容 | 担当者 | 期日 |
|---|---|---|---|
| Plan the handover | 引き継ぎの計画 | 上長 | 通知日の 1 日後 |
| Tell the team | チームへの共有 | 上長 | 通知日の 1 日後 |
| Exit interview | 退職面談 | チェックリストを開始した人 | 最終出社日の 5 日前 |
| Hand over work, files and accounts | 業務・ファイル・アカウントの引き継ぎ | 退職する本人 | 最終出社日の 1 日前 |
| Collect equipment and access cards | 備品と入館カードの回収 | 未設定 | 最終出社日 |
| Revoke accounts and licences | アカウントとライセンスの停止 | 未設定 | 最終出社日 |
| Confirm the final leave balance | 残休暇の最終確認 | チェックリストを開始した人 | 退職日の 7 日前 |
| Send the final figures to payroll | 給与計算への最終情報の送付 | チェックリストを開始した人 | 退職日 |
| Remove from payroll and benefits | 給与計算と福利厚生からの除外 | チェックリストを開始した人 | 退職日の 1 日後 |
| File the leaving paperwork | 退職書類の処理 | チェックリストを開始した人 | 退職日の 1 日後 |
退職する本人が担当するタスクの期日は、最終出社日より後にはなりません。その日でアクセス権がなくなるためです。
給与計算への引き継ぎに金額は含まれません
退職を登録すると、個人の記録に「給与計算への引き継ぎ」が表示されます。最終給与の計算は AB Talent では行わず、給与システムが行います。ここには給与システムに必要な情報をまとめています。
- 最終出社日までの勤務日数と労働時間です。通知日が属する月の初日から数えます。担当者が実際に記録した日数も表示され、それ以外は通常勤務として扱われた日です。勤怠をご覧ください。
- 退職日時点の未消化休暇です。残日数を管理している休暇の種類ごとに表示されます。休暇をご覧ください。
この 2 つの日付は意図的に異なります。勤怠は最終出社日まで、残休暇は退職日時点で確定します。閲覧できるのは、その方の休暇を閲覧できる人、つまり HR 管理者、上長、本人です。
ライセンスは最終出社日に返却されます
退職者の ActionBridge のライセンスは、1 日 1 回の自動処理で返却されます。対象になるのは、退職日ではなく最終出社日からです。ライセンスはアクセス権そのものであり、雇用終了まで休暇を取得している方が保持し続けるべきものではないためです。
- テナント（貴社の Microsoft 365 環境）内の ActionBridge の全製品が対象です。AB Talent に限りません。
- 無料のライセンスも対象です。退職者の無料ライセンスが残っていると、次に入社する方の枠を消費してしまうためです。
- 通知は送られません。HR 管理者は、退職者の記録の「ライセンス」で、保有中か、いつ返却されたかを確認できます。
- 記録に Microsoft 365 のアカウント情報がない場合は、ライセンスを特定できません。その旨が画面に表示されます。
対象は ActionBridge のライセンスのみです。他社ソフトウェアのライセンスは貴社で対応が必要で、「Revoke accounts and licences」のタスクがそのきっかけになります。
貸与品: 何を渡し、何が戻ったか
個人の記録の「貸与品」は、その方に渡しているものの簡単な一覧で、最終出社日の回収リストの基になります。登録するのは HR 管理者です。閲覧は記録を開ける人なら誰でもできるので、上長も回収すべき PC があることを確認できます。
- 貸与を記録します。「貸与を登録」をクリックし、「種別」（PC・端末、電話、ライセンス、鍵、カード）を選び、「名称」と「貸与日」を入力して「登録」をクリックします。
- 返却を記録します。該当の行の「返却を登録」をクリックし、「返却日」と、必要なら「状態（任意）」を入力して「登録」をクリックします。
- 名称は必須です。「MacBook Air」「デスクの鍵」など、実際に呼んでいる名称を入力してください。退職手続きのタスクにもこの名称が使われます。
- 状態は貸与中か返却済みのどちらかだけです。返却済みのものは日付付きで一覧に残り、返却を二重に記録することはできません。
- 資産台帳ではありません。シリアル番号、機種、保証、在庫、修理履歴は扱わず、入力する項目もありません。
貸与品は退職手続きに反映されます。貸与中のものごとに「Collect: 名称」というタスクが作成され、汎用の「Collect equipment and access cards」と置き換わります。何も登録されていなければ汎用のタスクが残ります。「登録がない」ことは「何も持っていない」ことを意味しないためです。これらのタスクも担当者なしで作成されます。
「メンバー」の一覧の上にある「未回収」カードには、退職を登録した方が保有したままのものが、HR 管理者向けに表示されます。最終出社日を過ぎたものには 期限超過 が付きます。基準は退職日ではなく最終出社日です。期限超過のものは「ホーム」タブにも表示されます。
まず押さえていただきたいのは 3 つの日付です。退職の登録時にこれを正しく入力すれば、チェックリスト、給与計算への引き継ぎ、ライセンスの返却がすべて正しい日に揃います。