الفصل الثاني العودة إلى الفهرس
المراحل الأربع ليست تواريخ، بل قرارات
يُرسم عمر المشروع عادةً في أربع مراحل متتابعة، فيظنّ القارئ أنها فترات زمنية. ليست كذلك. كل انتقال بين مرحلتين يحتاج شخصًا يقول: انتهينا من هذه. ومن لا يعرف اسم ذلك الشخص، يبقى عالقًا بين مرحلتين دون أن يدري.
خلاصة هذه الصفحة
- لكل مرحلة سؤال واحد تجيب عنه: لماذا؟ ماذا ومتى؟ ما الذي يعيق؟ هل استُلمت فعلًا؟
- الانتقال بين المراحل قرار شخص، لا تاريخ في الجدول.
- المراحل تتداخل في الواقع، والتداخل ليس خطأً — لكن تخطّي مرحلة كاملة خطأ.
- أكثر ما يُهمَل: الانطلاق (يبدو ترفًا) والإغلاق (لا أحد يشتكي اليوم).
- هذا الفصل يغطّي المراحل الأربع، بصفحة لكل منها.
أربع مراحل، أربعة أسئلة
التداخل طبيعي، والتخطّي ليس كذلك
في الرسوم التوضيحية تبدو المراحل صناديق متتابعة. في الواقع تتداخل: تبدأ التنفيذ في جزء بينما لا يزال جزء آخر في التخطيط، وتغلق حزمة بينما أخرى في منتصفها. هذا ليس خللًا، بل هو الشكل الطبيعي لأي مشروع فيه أكثر من مسار.
الخطأ الحقيقي شيء آخر: تخطّي مرحلة بالكامل. والأكثر تخطّيًا مرحلتان، لسببين متعاكسين:
- الانطلاق يُتخطّى لأنه يبدو ترفًا. «نعرف ما المطلوب، لنبدأ». والثمن يُدفع في الشهر الرابع حين يتبيّن أن ما يعرفه كل طرف مختلف.
- الإغلاق يُتخطّى لأن أحدًا لا يشتكي اليوم. الفريق انتقل، والمشروع «انتهى»، والملاحظات معلّقة. والثمن يُدفع على مدى سنة كاملة.
البوّابة الحقيقية بين المراحل
ما الذي ينقل المشروع من مرحلة إلى أخرى؟ ليس التاريخ، بل مستند أو قرار يملكه شخص محدّد:
- من الانطلاق إلى التخطيط: الاعتماد ومعه النطاق الموافق عليه.
- من التخطيط إلى التنفيذ: أمر المباشرة أو ما يعادله داخليًا.
- من التنفيذ إلى الإغلاق: التسليم الابتدائي مع قائمة الملاحظات.
- ومن الإغلاق إلى لا شيء: الاستلام النهائي والإفراج عن الضمانات.
اكتب أمام كل بوّابة من هذه اسم الشخص الذي يوقّعها، لا اسم الإدارة. الإدارات لا توقّع، الأشخاص يوقّعون. وإن لم تعرف الاسم بعد، فهذا أول ما تسأل عنه في مرحلة الانطلاق.
أين أنت الآن؟
سؤال بسيط يكشف موقعك: ما هو آخر مستند وقّعه شخص له صلاحية؟ إن كان الاعتماد، فأنت في التخطيط مهما شعرت بأنك تنفّذ. وإن لم يوقَّع شيء بعد، فأنت في الانطلاق مهما مضى من وقت.
هذا السؤال يفيد أيضًا حين يُطلب منك تقرير عن حالة المشروع. «نحن في مرحلة التنفيذ» عبارة غامضة. «آخر ما اعتُمد هو نطاق العمل بتاريخ كذا، وننتظر أمر المباشرة» عبارة يستطيع القارئ أن يتصرّف بناءً عليها.
كيف يبدو هذا في AB
في AB Projects يمكن تمثيل البوّابات الأربع كمعالم لها تواريخ ومسؤولون. الفائدة العملية أن المعلم الذي ينتظر توقيع شخص خارج فريقك يظهر في اللوحة نفسها التي تظهر فيها مهامّ فريقك، فلا يختفي في البريد.
وحين يتأخّر معلم من هذا النوع، يظهر متأخّرًا كأي بند آخر — وهذا بالضبط ما يجعل الانتظار قابلًا للتصعيد بدل أن يكون شعورًا عامًا.
مصطلحات وردت في هذه الصفحة
- المرحلة
- قسم من عمر المشروع له مدخلات ومخرجات وبوّابة عبور يملك قرارها شخص. التفاصيل
- الاعتماد
- الموافقة الرسمية التي تنقلك من الانطلاق إلى التخطيط وتفتح باب التعاقد. التفاصيل
- أمر المباشرة
- البوّابة بين التخطيط والتنفيذ في المشاريع التعاقدية، ومنه تُحسب المدّة. التفاصيل
- الاستلام الابتدائي
- البوّابة بين التنفيذ والإغلاق، ومعها قائمة الملاحظات. التفاصيل
- المُخرَج
- شيء ملموس يُسلَّم لجهة أخرى. المراحل تُقاس بالمخرجات لا بالوقت المنقضي. التفاصيل
- الراعي
- صاحب القرار والميزانية. غالبًا هو من يوقّع بوّابتين على الأقل من الأربع. التفاصيل
اقرأ أيضًا
2.1 مرحلة الانطلاق
أربعة مخرجات ورقية في أول ثلاثة أسابيع.
1.1 تعريف المشروع
أين تقع البداية والنهاية الحقيقيتان.
3.0 أساسيات التخطيط
النطاق والوقت والموارد والمخاطر معًا.