الفصل الثاني · 2.1 العودة إلى 2.0
أول شهر: أربع أوراق، لا برنامج زمني
أول ما يفعله كثيرون حين يُسنَد إليهم مشروع هو فتح برنامج الجدولة. وهذا أسرع طريق لإضاعة شهر: ستعيد رسم الجدول مرّتين، وفي المرّة الثالثة لن يصدّقه أحد. مرحلة الانطلاق كلها ورق، ومجموع ما تحتاجه أقلّ من يوم عمل موزّع على ثلاثة أسابيع.
خلاصة هذه الصفحة
- أربعة مخرجات بالترتيب: ورقة النهاية، قائمة من يقرّر، ما هو خارج النطاق، أكبر ثلاثة مخاوف.
- ورقة النهاية جملة واحدة: «حين ينتهي هذا المشروع سيكون كذا قد تغيّر». ما لا تستطيع كتابته فيها هو أول ما تسأل عنه.
- قائمة من يقرّر تحتوي أسماء، لا إدارات. الإدارات لا توقّع.
- قائمة «خارج النطاق» هي التي تحميك لاحقًا، لا قائمة «داخل النطاق».
- اسأل عن المخاوف منفردًا، لا في اجتماع جماعي. الإجابات تختلف تمامًا.
الأسبوع الأول: ورقة النهاية
اكتب في صفحة واحدة، بلغة عادية، الحالة التي ستكون قائمة بعد انتهاء المشروع. مثال:
«حين ينتهي هذا المشروع، سيتمكّن موظفو الفروع من رفع طلبات الإجازة إلكترونيًا، وسيقلّ زمن اعتماد الطلب من خمسة أيام إلى يوم واحد، وسيتوقّف استخدام النموذج الورقي نهائيًا.»
أهمّ ما في هذا التمرين ليس ما تكتبه، بل ما تعجز عن كتابته. هل يشمل الفروع كلها أم بعضها؟ من يقيس «خمسة أيام»؟ ماذا عن الطلبات المفتوحة حاليًا؟ كل فراغ من هذه هو سؤال يذهب به إلى صاحب القرار في الأسبوع القادم.
لا تعرض هذه الورقة على أنها وثيقة رسمية. اعرضها بصيغة: «هذا فهمي، صحّحوه لي». الناس يصحّحون بسهولة أكثر مما يبدؤون من الفراغ.
الأسبوع الثاني: من يقرّر
ثلاثة أسئلة، وثلاثة أسماء:
- من يعتمد النطاق؟ أي من يستطيع أن يقول «هذا داخل وهذا خارج» ويُلتزَم بقوله.
- من يعتمد الصرف؟ غالبًا شخص آخر، وغالبًا في إدارة مالية لا تعرفها بعد.
- من يستلم؟ أي من سيوقّع على أن العمل تمّ. وهذا كثيرًا ما يكون طرفًا ثالثًا لم يحضر أي اجتماع.
اكتب أسماء أشخاص. «إدارة الشؤون المالية» ليست إجابة؛ الإدارة لا ترد على البريد ولا توقّع. وإن كان الاسم غير معروف بعد، فاكتب: «غير معروف — يُسأل عنه فلان». الفراغ المكتوب أفضل من الفراغ المسكوت عنه.
في الجهات الحكومية أضف عمودًا رابعًا: ما هو تسلسل الاعتماد؟ أحيانًا يكون التوقيع الأخير سهلًا والتوقيعات الأربعة قبله هي المشكلة. هذا يعالجه 4.2 بتفصيل.
الأسبوع الثالث: ما هو خارج النطاق
هذه هي الورقة الأكثر قيمة في الأربع، وأكثرها إهمالًا. اكتب خمسة أشياء يظنّ الناس أنها ضمن المشروع وليست كذلك.
أمثلة: ترحيل البيانات القديمة الأقدم من ثلاث سنوات، تدريب موظفي الفروع خارج المدينة، الربط مع نظام الحضور، التقارير المخصّصة لكل إدارة، الدعم الفني بعد التشغيل.
الفائدة ليست الرفض. الفائدة أن يقرأ صاحب القرار هذه القائمة الآن ويقول «لا، الترحيل يجب أن يكون ضمن المشروع» — وعندها تُضاف بميزانيتها ووقتها. أسوأ توقيت لاكتشاف هذا هو الشهر الثامن. راجع 3.1.
قبل نهاية الشهر: أكبر ثلاثة مخاوف
اسأل كل شخص له علاقة بالمشروع سؤالًا واحدًا: «في رأيك، ما الذي قد يُفشل هذا المشروع؟». ثلاث إجابات من كل شخص.
شرطان يغيّران النتيجة تمامًا. الأول: اسأل منفردًا. في الاجتماع الجماعي يقول الناس ما هو آمن؛ على انفراد يقولون ما يعرفونه فعلًا. الثاني: لا تدافع عن المشروع أثناء الإجابة. اكتب فقط.
ما ستحصل عليه هو أول سجلّ مخاطر لديك، وهو أدقّ بكثير من أي قائمة قياسية، لأنه نابع من أشخاص عملوا في هذه الجهة من قبل.
كيف يبدو هذا في AB
الأوراق الأربع تصلح لأن تكون أول أربع صفحات في مساحة المشروع. الفائدة أنها تبقى قابلة للرجوع إليها بعد ستة أشهر، حين يسأل أحدهم «هل كان الترحيل ضمن الاتفاق؟». الجواب يكون في مكان واحد يعرفه الجميع، لا في بريد قديم.
ومخرجات الأسبوع الرابع — المخاوف — تُسجَّل مباشرةً كبنود مخاطر لكل منها مسؤول وتاريخ مراجعة، فتبدأ حياتها مبكرًا بدل أن تنتظر «مرحلة إدارة المخاطر».
مصطلحات وردت في هذه الصفحة
- النطاق
- حدّ ما سيُنجَز وما لن يُنجَز. الشقّ الثاني هو الذي يحميك. التفاصيل
- دراسة الجدوى
- السبب الذي وافقت الجهة من أجله على الإنفاق. ورقة النهاية صياغة عملية له. التفاصيل
- صاحب المصلحة
- كل من يتأثّر بالنتيجة أو يستطيع التأثير فيها. قائمة الأسبوع الثاني بدايتهم. التفاصيل
- الراعي
- صاحب القرار والميزانية. إن لم تجد له اسمًا، فذلك أول مخاطرة تسجّلها. التفاصيل
- المخاطرة
- أمر لم يقع بعد وسيؤذيك إن وقع. المخاوف الثلاثة تتحوّل مباشرةً إلى هذه. التفاصيل
- الاعتماد
- الموافقة الرسمية. لا تنفّذ قبلها، وإن اضطررت فوثّق من طلب ذلك. التفاصيل
اقرأ أيضًا
3.1 تحديد النطاق
كيف تُكتب قائمة «خارج النطاق» بحيث تصمد.
4.2 إدارة أصحاب المصلحة
تسلسل الاعتماد، ومن يجب أن تلقاه أولًا.
2.2 مرحلة التخطيط
بعد الأوراق الأربع، إلى أي حجم تُجزّئ.