الفصل الأول · 1.1 العودة إلى 1.0
المشروع لا يبدأ يوم الاجتماع الأول
اسأل خمسة أشخاص في مشروع واحد: متى بدأ؟ ستسمع خمسة تواريخ. وهذا ليس خلافًا لفظيًا: من يبدأ العمل قبل الاعتماد يعمل بلا غطاء، ومن يتوقّف عند الاستلام الابتدائي لم ينتهِ بعد.
خلاصة هذه الصفحة
- المشروع يبدأ نظاميًا عند الاعتماد، لا عند الفكرة ولا عند أول اجتماع.
- وينتهي عند الاستلام النهائي، لا عند التسليم الابتدائي ولا عند «خلّصنا».
- الفرق بين هذين التاريخين وبين ما يعتبره الفريق «مدة المشروع» هو المكان الذي تضيع فيه المشاريع.
- ثلاثة شروط تجعل العمل مشروعًا: نهاية معلومة، نتيجة جديدة، وأشخاص من أكثر من جهة.
- اكتب التاريخين في أول صفحة من أي وثيقة تعدّها. سيوفّر عليك نقاشات كثيرة لاحقًا.
ثلاثة أسئلة تحسم: هل هذا مشروع؟
ليس كل عمل كبير مشروعًا، وليس كل مشروع كبيرًا. الفيصل ثلاثة أسئلة:
- هل له نهاية معلومة؟ إن كان الجواب «يستمر ما دامت الخدمة قائمة»، فهذا عمل تشغيلي لا مشروع.
- هل ينتج شيئًا لم يكن موجودًا؟ تحسين إجراء قائم قد يكون مشروعًا؛ تنفيذ الإجراء نفسه كل شهر ليس كذلك.
- هل يحتاج أشخاصًا من أكثر من جهة؟ ما تستطيع إنجازه وحدك لا يحتاج إدارة مشروع، بل قائمة مهام.
إن كانت الأجوبة الثلاثة «نعم»، فأنت أمام مشروع، ولو كان صغيرًا: تحديث نموذج داخلي، تنظيم ملتقى، ربط نظامين. الحجم لا يغيّر شيئًا في القواعد.
البداية الحقيقية: الاعتماد
في بيئة العمل الحكومية وشبه الحكومية في السعودية والإمارات، هناك لحظة محدّدة يتحوّل عندها الكلام إلى مشروع: صدور الاعتماد المالي. قبلها لا يوجد بند ميزانية، ولا يمكن التعاقد، ولا يمكن الصرف.
وهذا يهمّك عمليًا لسببين. الأول أن العمل قبل الاعتماد قد يُلغى بالكامل إذا خرج الاعتماد بنطاق مختلف — وهذا يحدث كثيرًا. والثاني أن مدّة انتظار الاعتماد ليست وقتًا ضائعًا في نظر أحد، ولذلك لا يحسبها أحد ضمن التأخير، مع أنها قد تبتلع شهورًا.
ثم تأتي لحظة ثانية في المشاريع التعاقدية: أمر المباشرة. من تاريخه تُحسب المدّة التعاقدية، ومنه تُحتسب غرامة التأخير. لا تاريخ التوقيع، ولا تاريخ الترسية.
النهاية الحقيقية: الاستلام النهائي
الطرف الآخر من الخط أسوأ، لأنه يبدو منتهيًا وهو ليس كذلك. التسليم الابتدائي يعني: استلمنا مع قائمة ملاحظات. وبين الابتدائي والنهائي تقع فترة الضمان، ومعالجة الملاحظات، والإفراج عن ضمان حسن التنفيذ.
ما يحدث عمليًا أن الفريق يتفرّق بعد التسليم الابتدائي مباشرةً. ينتقل الجميع إلى المشروع التالي، ويبقى شخص واحد — غالبًا أنت — يلاحق قائمة الملاحظات بلا فريق وبلا وقت مخصّص.
العلاج بسيط في الوصف صعب في التنفيذ: ضع تاريخ الاستلام النهائي في الخطة منذ اليوم الأول، واحجز له أشخاصًا. إن لم يكن في الخطة فلن يكون في جدول أحد.
اكتب التاريخين في الصفحة الأولى
هذه توصية صغيرة وأثرها كبير: في أي وثيقة تعدّها عن المشروع — عرض، ملخّص، تقرير — اجعل السطر الأول:
البداية: اعتماد رقم … بتاريخ … / أمر المباشرة بتاريخ …
النهاية: الاستلام النهائي المتوقّع بتاريخ … (الابتدائي بتاريخ …)
سيبدو زائدًا في الشهر الأول. وفي الشهر السابع، حين يسأل أحدهم «لماذا تأخّرنا شهرين؟»، سيكون هذا السطر هو الجواب.
كيف يبدو هذا في AB
في AB Projects يمكن تسجيل المحطّات الخمس كمعالم لها تواريخ، لا كنصّ في وثيقة. الفائدة أن المحطّة التي يملك قرارها طرف آخر — الاعتماد، الاستلام — تظهر في اللوحة نفسها التي تظهر فيها مهامّ فريقك.
وهذا يغيّر شيئًا عمليًا: حين يتأخّر الاعتماد، يصبح التأخير مرئيًا بوصفه بندًا متأخّرًا، لا انطباعًا يتذكّره من حضر الاجتماع.
مصطلحات وردت في هذه الصفحة
- المشروع
- عمل له نهاية معلومة، ينتج شيئًا جديدًا، ويشارك فيه أكثر من جهة. التفاصيل
- الاعتماد
- الموافقة الرسمية التي تفتح باب التعاقد والصرف. البداية النظامية للمشروع. التفاصيل
- أمر المباشرة
- الإشعار الرسمي ببدء التنفيذ، ومنه تُحسب المدّة التعاقدية وغرامة التأخير. التفاصيل
- الاستلام الابتدائي
- استلام أوّلي مصحوب بقائمة ملاحظات. ليس نهاية المشروع. التفاصيل
- الاستلام النهائي
- الاستلام بعد فترة الضمان ومعالجة الملاحظات. هنا ينتهي المشروع فعلًا. التفاصيل
- غرامة التأخير
- مبلغ يُخصم عن كل فترة تأخير تتجاوز المدّة التعاقدية المحسوبة من أمر المباشرة. التفاصيل
- ضمان حسن التنفيذ
- ضمان بنكي يُفرَج عنه عند الاستلام، وهو حافز عملي لإقفال الملاحظات. التفاصيل
اقرأ أيضًا
1.2 لماذا تُهمّ الإدارة
ماذا تقول البيانات عن أسباب التعثّر في المنطقة.
2.1 مرحلة الانطلاق
ماذا تفعل في الأسابيع الأولى، وبأي ترتيب.
2.4 مرحلة الإغلاق
ما الذي يبقى بعد أن يظنّ الجميع أن العمل انتهى.