الفصل الثاني · 2.3 العودة إلى 2.0
التنفيذ: ثلاث لحظات في الأسبوع، لا متابعة يومية
أكثر ما يُرهق مدير المشروع في مرحلة التنفيذ ليس العمل، بل الشعور بأنه يجب أن يتابع كل شيء طوال الوقت. لا يجب. ثلاث لحظات ثابتة في الأسبوع، مجموعها أقلّ من ساعة، تُنجز ما تعجز عنه المتابعة المتفرّقة.
خلاصة هذه الصفحة
- الأحد: اكتب ثلاثة بنود فقط. الثلاثاء: اسأل عن العوائق. الخميس: أغلق الثلاثة.
- السؤال في منتصف الأسبوع هو «على ماذا تنتظر؟» لا «كم أنجزت؟». الأول يُخرج معلومة، والثاني يُخرج طمأنة.
- ثلاثة بنود لا خمسة: هذا هو ما يستطيع فريق مشغول فعلًا إنهاءه في أسبوع.
- الإغلاق يوم الخميس يمنع تراكم «تقريبًا خلصت» على مدى شهر.
- وظيفتك في التنفيذ ليست الإنجاز، بل إزالة ما يمنع غيرك من الإنجاز.
الأسبوع كما ينبغي أن يكون
السؤال الذي يُخرج معلومة
«كيف الأمور؟» يُنتج «تمام، ماشية». «كم أنجزت؟» يُنتج نسبة مئوية لا معنى لها. السؤال الوحيد الذي يُخرج معلومة قابلة للتصرّف هو: «على ماذا تنتظر؟»
لأن الإجابة تكون دائمًا محدّدة: أنتظر ردًّا من إدارة الأنظمة، أنتظر اعتماد المواصفة، أنتظر وصول الأجهزة، أنتظر أن يفرغ فلان من عمل آخر. وكل واحدة من هذه إما تستطيع أنت إزالتها، أو تستطيع تصعيدها.
وهناك فائدة ثانية أهمّ: السؤال لا يحمل اتّهامًا. من يُسأل «كم أنجزت؟» يشعر أنه يُحاسَب فيدافع. ومن يُسأل «على ماذا تنتظر؟» يشعر أن أحدًا يريد مساعدته، فيقول الحقيقة.
لماذا ثلاثة بنود لا خمسة
ثلاثة هو ما يستطيع فريق مشغول — وأغلب الفرق في الجهات الحكومية والشركات مشغولة بعمل تشغيلي موازٍ — أن ينهيه فعلًا في أسبوع.
ولاختيار الثلاثة فائدة إضافية: هو نفسه تمرين ترتيب الأولويات. لتقول «هذا ليس من الثلاثة» يجب أن تعرف ما هو الأهم. القائمة الطويلة تعفيك من هذا التفكير، ولهذا تبدو مريحة.
وفي يوم الخميس، ثلاثة بنود يمكن الحكم عليها بنعم أو لا. عشرة بنود تُنتج «معظمها ماشي»، وهي جملة لا تحمل معلومة.
وظيفتك ليست الإنجاز
هذا يصعب على من جاء من خلفية فنّية. الغريزة أن تمسك بالعمل المتعثّر وتنجزه بنفسك، وهي غريزة تُنجِز البند وتُفقِد المشروع مديره.
وظيفتك في التنفيذ ثلاثة أشياء: أن تعرف على ماذا ينتظر كل شخص، أن تزيل ما تستطيع إزالته، أن ترفع ما لا تستطيع. لا شيء في هذه الثلاثة يتطلّب أن تكون أنت من يكتب أو يصمّم.
الاستثناء الوحيد المقبول: أن تنجز أنت البند لأنك الوحيد القادر عليه ولا يوجد بديل. وإن تكرّر هذا الاستثناء أكثر من مرّتين، فهو ليس استثناءً بل مشكلة في توزيع الموارد يجب أن تُرفع.
كيف يبدو هذا في AB
الثلاثة بنود تُوضَع في AB Projects كمهامّ تنتهي نهاية الأسبوع، فتظهر في صفّ واحد يراه الجميع. وما يظهر يوم الثلاثاء من عوائق يُسجَّل مباشرةً كمشكلة قائمة لها مسؤول وتاريخ، فلا يعتمد على أن يتذكّرها أحد.
وإغلاق الخميس يصبح عمليًا: عدّ المهامّ المكتملة. لا تجميع نسب ولا تقدير، وهو ما يعالجه 6.1 بتفصيل أكبر.
مصطلحات وردت في هذه الصفحة
- المشكلة القائمة
- أمر وقع فعلًا ويحتاج تدخّلًا. ما يظهر يوم الثلاثاء يُسجَّل هنا. التفاصيل
- التصعيد
- رفع ما يتجاوز صلاحيتك إلى من يملك قراره. نصف العوائق تنتهي هنا. التفاصيل
- نسبة الإنجاز
- مقدار ما أُنجز. في الإغلاق الأسبوعي تُستبدل بعدد البنود المكتملة. التفاصيل
- تعريف «منجَز»
- الاتفاق المكتوب على ما يعنيه اكتمال بند. بدونه يصبح إغلاق الخميس نقاشًا. التفاصيل
- نسبة التفرّغ
- حصّة وقت الشخص للمشروع. هي سبب كون الرقم ثلاثة لا خمسة. التفاصيل
- المسار الحرج
- السلسلة التي يؤخّر تأخّرُها المشروعَ كلّه. البنود الثلاثة يُفضَّل أن تكون عليها. التفاصيل
اقرأ أيضًا
6.0 إدارة تقدّم المشروع
ما الذي تنظر إليه فعلًا، وما الذي تتجاهله.
6.2 المشكلات وأوامر التغيير
ماذا تفعل بالعوائق بعد أن تظهر.
2.4 مرحلة الإغلاق
خمسة أشياء تقع بين التسليم والاستلام.