候補者を次の段階へ進めても、不採用にしても、候補者には何も通知されません。候補者に連絡が届くのは、担当者が本文を書いて「送信」を押したときだけです。例外は、採用ページから応募があったときの自動の受付メールのみです。
メールは貴社のメールボックスから送信されます
候補者へのメールは、ActionBridge からではなく、貴社の Microsoft 365 にあるメールボックスから送信されます。候補者には貴社名で届き、返信もそのメールボックスに直接届きます。返信の内容を AB Talent が読むことはありません。
設定は HR 管理者が一度だけ行います。「メンバー」→「設定」→「候補者への連絡」を開きます。
- 会社名を入力します。「会社名（候補者に表示される名前）」は件名と署名に使われます。空欄の場合はワークスペース名が使われるため、個人名になっていないかご確認ください。
- メールボックスを指定します。「送信元アドレス」にアドレスを入力します。採用担当の共有メールボックスが適しています。共有メールボックスや別名（エイリアス）の場合は、「メールボックスのサインイン名（任意）」も入力します。
- テナント ID はそのままにします。「Microsoft 365 テナント ID」は貴社の Microsoft 365 環境を示す値で、自動入力されています。メールボックスが別の環境にある場合のみ変更します。
- 保存して確認します。「保存」を選び、続けて「送信できるか確認」を選びます。この確認ではメールは送信されません。
送信できるメール
| メール | 送信する人 | タイミング |
|---|---|---|
| 「応募受付」 | AB Talent が自動で送信 | 採用ページから応募があったとき（後述の設定がオンの場合）。 |
| 「面接のご案内」 | 担当者 | 作成して送信したとき。日時と形式はご自身で記入します。 |
| 「オファー」 | 担当者 | 作成して送信したとき。金額は記入するまで入りません。オファーをご覧ください。 |
| 「不採用のご連絡」 | 担当者 | 作成して送信したとき。 |
メールを送信できるのは、その求人を担当する人です。HR 管理者、採用担当、および自分の求人の採用責任者が該当します。面接官は送信できません。面接官からのメールは、会社としての判断と受け取られるおそれがあるためです。面接をカレンダーに登録しても候補者には通知されないため、日時とリンクはここから送ってください。面接もあわせてご覧ください。
候補者にメールを送る
- 候補者を開きます。「求人」で求人を開き、候補者の行にある「面接」を選びます。
- 作成を始めます。「候補者への連絡」の欄で「候補者に連絡する」を選びます。
- テンプレートを選びます。「テンプレート」でメールの種類を選びます。種類を変更すると、入力済みの内容は置き換えられます。
- 本文を編集します。［ ］で囲まれた部分を書き換えます。［ ］が残ったままでも送信できてしまうのでご注意ください。
- 送信します。「送信」を押します。
下書きの言語は、応募時の候補者のブラウザーの言語設定で決まります。日本語の場合は日本語、それ以外は英語です。手入力で追加した候補者は英語の下書きになるため、日本語で送る場合は書き換えてください。
受付メールの自動送信
「応募受付メールを自動送信する」は同じ「候補者への連絡」の設定にあり、初期状態でオンになっています。「送信」を押さずに送られるのは、このメールだけです。変更したら「保存」を選びます。次の点にご注意ください。
- メールボックスの設定が完了するまでは送信されません。
- 送信されるのは採用ページから応募した人だけで、手入力で追加した候補者には送信されません。
- 手動で送ることはできません。後から届くと、応募が今届いたかのように伝わってしまうためです。
送信内容と失敗の確認
候補者のページの「候補者への連絡」には、その候補者に送った内容がすべて表示されます。本文、送信日時、送信者（または「自動送信」）を確認できます。
| バッジ | 意味 |
|---|---|
| 送信済み | Microsoft 365 がメールを受け付けました。 |
| 送信失敗 | 送信に失敗しました。エラーの内容とともに一覧に残るため、候補者に伝わったと誤解せずに済みます。 |
担当者が作成したメールが失敗した場合、入力欄は本文を残したまま開いているので、原因を解消してからもう一度「送信」を押せます。エラーの意味はトラブルシューティングをご覧ください。
応募情報の保管期間
すべての応募には保管期限があり、その日になると自動で消去されます。保管期限を確認できるのは HR 管理者のみです。
| 応募の経路 | 保管期間 | 起算日 |
|---|---|---|
| 採用ページからの応募 | 応募時にフォームに表示された期間（応募ごとに保存されます） | 応募者が同意した日 |
| 担当者が手入力で追加 | 12 か月 | 追加した日 |
期間は応募ごとに保存されるため、後からフォームの文面が変わっても、各応募者には伝えた内容どおりの期間が適用されます。
- 候補者のページでは、HR 管理者に「{日付} まで保管」と表示されます。
- 「求人」タブでは、「30 日以内に消去される応募」に対象が一覧で表示されます。
- 30 日前に、すべての HR 管理者へ保管期限ごとに一度お知らせします。Microsoft Teams の AB Talent のチャットに届き、チャットに届かない場合はメールで送られます。このお知らせは現在、英語のみです。
自動消去は 1 日に 1 回確認されます。採用済みの人、未完了のオファーがある人、面接がまだ予定されている人の応募は消去されず、「保留中」と表示されます。翌日以降にあらためて確認されます。
保管を延長する
応募者には保管期間が伝えられています。法的な保全や係争中の請求など、必要な場合にだけ延長してください。
- 候補者を開きます。HR 管理者の権限が必要です。「30 日以内に消去される応募」の行からも直接開けます。
- 「保管を延長…」を選びます。保管期限の日付の横にあります。
- 日付と理由を入力します。「保管期限」には、今日および現在の保管期限より後の日付を指定します。「理由」は必須で、記録に残ります。
- 保存します。「この日まで保管」を選びます。
応募には「延長済み」と表示され、新しい保管期限の 30 日前に HR 管理者へ再度お知らせします。
応募者を消去する
応募者から情報の削除を求められたときに使います。操作できるのは HR 管理者のみで、元に戻すことはできません。
- 候補者を開き、ページ下部の「応募者を消去…」を選びます。選考中でない候補者は求人の行に「面接」ボタンがないため、「30 日以内に消去される応募」か、保存しておいた候補者ページのリンクから開きます。
- 消去される内容を確認します。入力の前に、パネルに一覧が表示されます。
- 理由を入力します。「理由」を入力します。この理由は他のすべてが削除された後も残るため、応募者の氏名や連絡先は書かないでください。
- 確定します。「完全に消去」を選びます。
パネルに「まだ消去できません」と表示され、ボタンの代わりに理由が示されることがあります。理由は現在、英語で表示されます。
| 状況 | 表示（英語） | 対応 |
|---|---|---|
| 採用済み | This applicant was hired… | ここでは消去できません。応募は従業員の記録の一部となり、その記録の保管ルールに従います。 |
| 未完了のオファーがある | There is an open offer… | 理由を入力してオファーを「取り下げる」を行ってから、消去します。 |
| 面接がカレンダーに登録されている | An interview is booked in a calendar… | 先に面接を取りやめ、カレンダーの予定も取り消します。会議を取り消せるのは、登録した本人だけです。 |
| 履歴書ファイルがある | This application has a CV file… | お問い合わせください。 |
消去の対象は AB Talent が保持している情報です。貴社のメールボックスには及びません。送信したメールは「送信済みアイテム」に、返信は受信トレイに残るため、これらはご自身で削除してください。
候補者への連絡は担当者が行い、情報は伝えた期間だけ保管し、あとは応募ごとの保管期限に任せましょう。