9.2 نصائح عملية | خمسة مواعيد ثابتة في الأسبوع

الفصل التاسع · 9.2 العودة إلى 9.0

العادة تغلب النيّة، والعادة تحتاج خانة في التقويم

كل من قرأ عن إدارة المشاريع يعرف أن عليه أن يتابع البنود المتوقّفة، وأن يصعّد ما تجاوز مهلته، وأن يرفع تقريرًا مفيدًا. ومع ذلك تمرّ أسابيع بلا أن يحدث أيّ من ذلك، لا لسوء نيّة بل لأن هذه الأشياء لم تُحجَز لها خانة في الأسبوع. النيّة تُهزَم دائمًا أمام ما هو مجدوَل، ولذلك فإن أنفع ما يمكن أن تفعله بعد قراءة هذا الفصل ليس أن «تنتبه أكثر»، بل أن تحوّل خمس عادات إلى خمسة مواعيد ثابتة لكلٍّ منها يوم مبرَّر لا اعتباطي.

لماذا موعد ثابت، لا «انتباه أكثر»

حين يتعثّر مشروع ويُسأل مديره عمّا سيغيّره، يكون الجواب في الغالب من نوع «سأتابع عن قرب» أو «سأكون أكثر استباقًا». وهذه ليست خططًا بل نوايا، ولذلك لا تصمد أكثر من عشرة أيام. أمّا العبارة التي تصمد فهي من نوع آخر تمامًا: «كل أربعاء بعد الظهر، أفتح قائمة البنود التي تنتظر قرارًا، وأصعّد كل ما تجاوز مهلته». هذه جملة قابلة للتنفيذ ولملاحظة غيابها.

والسبب أن العمل اليومي يملأ كل فراغ متاح. أنت لا تختار بين «أن تتابع البنود المتوقّفة» و«ألّا تتابعها»، بل بين أن تتابعها وبين الردّ على رسالة وصلت الآن ويظنّ صاحبها أنها عاجلة. وفي هذه المقارنة يفوز العاجل دائمًا على المهمّ، ما لم يكن للمهمّ خانة محجوزة يعرفها الجميع.

ثم إن الموعد الثابت يفعل شيئًا لا تفعله النيّة: يبني توقّعًا عند الآخرين. حين يعرف الراعي أن التقرير يصل صباح كل خميس، فإن غيابه يصير خبرًا. وحين يعرف الفريق أن اجتماع الثلاثاء يبدأ بالبنود المتوقّفة، يأتون وقد رتّبوا ما هو متوقّف عندهم. المواعيد تُنظِّم غيرك، لا نفسك وحدك.

والشكل التالي يعرض الخمسة، ولكلٍّ منها سبب يخصّ يومه. اقرأ سطر «لماذا اليوم» أسفل كل بطاقة قبل أن تقرأ محتوى الموعد؛ فالمحتوى مألوف، وأمّا ربطه باليوم فهو الذي يجعله يعمل هنا تحديدًا.

المواعيد الخمسة، ولماذا هذا اليوم بالذات

الأحد: افتح الأسبوع بسؤال واحد. رسالة قصيرة قبل الظهر إلى الفريق وإلى الأطراف المعنيّة: «ما الذي ينتظر قرارًا هذا الأسبوع؟». والسبب في اليوم أن الأحد أول أيام العمل في السعودية، وأنك إن لم تسأل قبل الظهر ابتلع التنفيذُ اليومَ كلّه ثم صار السؤال يوم الثلاثاء متأخّرًا. وفائدة السؤال أنه يجمع لك في ساعة ما كنت ستكتشفه متفرّقًا خلال أربعة أيام.

الاثنين: كل ما يعبر الحدود. اجمع في هذا اليوم مكالماتك مع الأطراف في الإمارات، وطلبات الاعتماد التي تمرّ بجهة في بلد آخر، وأي شيء يحتاج ردًّا من طرف لا يشاركك أسبوع العمل. والسبب أن الاثنين أول يوم عمل مشترك بين الأسبوعين، فالطلب الذي يُرسَل يوم الأحد إلى جهة اتحادية إماراتية ينتظر يومًا كاملًا قبل أن يراه أحد، والطلب الذي يُرسَل يوم الخميس بعد الظهر قد لا يُقرأ قبل الاثنين التالي.

الثلاثاء: نصف ساعة مع الفريق تبدأ بالبنود المتوقّفة. لا جولة أخبار حول الطاولة، بل بند متوقّف تلو الآخر: ما هو، وعلى من ينتظر، وما الذي يحرّكه. وترتيب البنود هنا نصف الفائدة — حين يبدأ الاجتماع بالمتوقّف يخرج المتوقّف في الدقائق العشر الأولى وكل الحاضرين منتبهون؛ وحين يبدأ بجولة تحديثات يصل المتوقّف في الدقيقة الثامنة والعشرين وقد بدأ الناس بالمغادرة. والسبب في اليوم أنه يبقى بعده يومان لمعالجة ما يظهر قبل نهاية الأسبوع.

الأربعاء: يوم التصعيد. راجع الاعتمادات المعلّقة وصعِّد كل ما تجاوز مهلته المتّفق عليها. والسبب أن الأربعاء آخر فرصة ليصل التصعيد ويُعالَج قبل العطلة؛ فالتصعيد الذي يُرسَل يوم الخميس يجلس في بريد أحدهم ثلاثة أيام ويصل إليه في صباح مزدحم. ولاحظ أن وجود يوم ثابت للتصعيد يجرّده من طابعه الشخصي: أنت لا تصعّد لأنك غضبت، بل لأن اليوم أربعاء والبند تجاوز مهلته.

الخميس: التقرير قبل الظهر. صفحة واحدة، وأول سطر فيها القرار المطلوب من القارئ هذا الأسبوع، وإن لم يوجد قرار يُكتب ذلك صراحةً. والسبب في التوقيت حاسم: ما يصل بعد ظهر الخميس لا يُقرأ قبل الأحد، فتكون قد أنفقت جهد التقرير واشتريت به تأخيرًا ثلاثة أيام في أي قرار يحتاجه. والتقرير الذي يصل صباح الخميس قد يُقرأ في اليوم نفسه ويعود بجواب قبل العطلة.

التقويم العابر للحدود، ورمضان والعيد

إن كان مشروعك يجمع أطرافًا من السعودية والإمارات، فأول ما يجب أن تعرفه أن الأسبوعين لا ينطبقان. أسبوع العمل في السعودية من الأحد إلى الخميس. والجهات الاتحادية في الإمارات تعمل من الاثنين إلى الجمعة بنصف يوم يوم الجمعة منذ مطلع عام 2022، وعطلتها السبت والأحد. والنتيجة العملية لهذين التقويمين أن الأيام المضمونة للطرفين هي الاثنين والثلاثاء والأربعاء والخميس، وأن يوم الأحد ويوم الجمعة يومان لا يُبنى عليهما موعد مشترك.

أمّا القطاع الخاص في الإمارات فالمسألة فيه مختلفة: عطلته الأسبوعية تعاقدية لا مفروضة، أي أنها تُحدَّد في عقد العمل وسياسة المنشأة، وقد تكون الجمعة والسبت، أو السبت والأحد، أو غير ذلك. ولذلك لا تفترض شيئًا: اسأل كل طرف تتعامل معه عن أيام عمله واكتبها في خطّة التواصل. سؤال واحد في الأسبوع الأول يوفّر عليك أسابيع من الانتظار المتبادل الذي يظنّ كل طرف فيه أن الآخر متأخّر.

ولهذا أثر يجب أن ينتقل إلى الجدول لا إلى ذهنك فقط. حين تقدّر مدّة مهمّة تعتمد على ردّ من الطرف الآخر، احسبها بأيام العمل المشتركة لا بأيام العمل عندك. مهمّة «تحتاج ثلاثة ردود متتابعة» بين طرفين بينهما أربعة أيام مشتركة فقط ليست مهمّة أسبوع، ولا تصير كذلك مهما ضغطت على أحد.

وأمّا رمضان فله في التقويم أثر أكبر ممّا يظهر. في السعودية ينصّ نظام العمل في مادّته الثامنة والتسعين على ألّا تزيد ساعات العمل الفعلية للعامل المسلم في رمضان على ستّ ساعات في اليوم أو ستّ وثلاثين ساعة في الأسبوع. وفي الإمارات تُخفَّض ساعات العمل في القطاع الخاص بمقدار ساعتين يوميًّا. والصياغة والتفاصيل تختلف بين نظام وآخر وبين منشأة وأخرى، فتحقّق من تطبيقها في جهتك وجهة الطرف الآخر بدل الافتراض.

والخطأ الشائع أن يُخطَّط لرمضان على أنه شهر بساعات أقصر يُعوَّض بحسن التنظيم. والأدقّ أن تخطّط له كمدّة إنتاجية منخفضة، لأن ما ينخفض ليس عدد الساعات فقط بل عدد القرارات التي تُتَّخذ فيها، وسرعة دوران الاعتمادات، وحضور الأطراف الخارجية. ثم يأتي توقّف العيد مباشرة بعده، فتتلاصق مدّة الإنتاجية المنخفضة مع عطلة رسمية ممتدّة، ويعود الناس بعدها إلى تراكم أسبوع. ولذلك خطّط لنحو ستّة أسابيع من الإنتاجية المتراجعة لا لأربعة، وقل ذلك في الخطّة صراحةً قبل اعتمادها، لا في تقرير اعتذاري بعد أن يتأخّر شيء.

ثلاث عادات تدفع أكثر ممّا تكلّف

الأولى: اكتب القرار، لا النقاش. محضر الاجتماع الذي يسرد من قال ماذا لا يُقرأ ولا يُستشهَد به. والصيغة التي تنفع سطر واحد لكل بند: «تقرّر كذا. المسؤول فلان. التاريخ كذا. من اعترض: لا أحد». وإن لم يُتَّخذ قرار فاكتب ذلك أيضًا بصيغة صريحة: «لم يُتَّخذ قرار في بند كذا، ويُعاد طرحه في اجتماع كذا». الفائدة أن غياب القرار يصير مرئيًّا بدل أن يذوب في سطور النقاش، وأن أحدًا لا يستطيع بعد شهرين أن يقول إن الأمر «كان مفهومًا».

الثانية: ضع تاريخًا على كل بند مفتوح لحظة إنشائه. لا بعد يوم ولا في المراجعة الأسبوعية — في اللحظة نفسها، ولو كان تاريخًا تقريبيًّا تعدّله لاحقًا. والسبب أن البند بلا تاريخ لا يظهر في أي قائمة متأخّرات، فلا يوجد وقت يصير فيه «متأخّرًا» أصلًا، فيبقى مفتوحًا إلى الأبد بلا أن يزعج أحدًا. وقاعدة عملية تنفع: إن كنت لا تعرف التاريخ المناسب، ضع تاريخًا لمراجعته بدل أن تتركه فارغًا — «نراجع هذا يوم كذا» أفضل من لا شيء بمراحل.

الثالثة: صعِّد بجملة واحدة. رسالة التصعيد الطويلة التي تشرح الخلفية وتبرّر وتعتذر تُقرأ على أنها شكوى. والصيغة النافعة تحتوي ثلاثة أشياء فقط: ما المطلوب، وممّن، وبأي تاريخ. مثلًا: «نحتاج اعتماد المواصفة الفنية من إدارة كذا في موعد أقصاه يوم الأحد، وإلّا تحرّك تاريخ التسليم أسبوعًا». لا تفسير لماذا تأخّر الأمر، ولا تسمية لمن تأخّر؛ الجملة تطلب فعلًا وتعطي أثر عدم الفعل، وهذا كل ما يحتاجه القارئ ليقرّر.

ولاحظ أن العادات الثلاث تشترك في شيء واحد: كلّها تحوّل الغموض إلى شيء له اسم وتاريخ ومسؤول. وهذا هو العمل الحقيقي لمدير المشروع في يومه العادي — لا اتّخاذ القرارات الكبرى، بل منع الأشياء من البقاء بلا شكل.

وما لا يستحقّ موعدًا ثابتًا

اجتماع حالة يومي. يبدو انضباطًا، وهو في الحساب باهظ: خمسة عشر دقيقة في اجتماع فيه ستّة أشخاص تساوي ساعة ونصفًا من وقت الفريق يوميًا، ومقابلها في العادة خبر واحد أو اثنان كان يمكن أن يصلا في رسالة. وتذكّر أن معظم فريقك على الأرجح في دور مزدوج — أي يحمل مهامّ المشروع فوق وظيفته الأصلية — فكل اجتماع تضيفه تقتطعه من عمل ثانٍ لهم. الاجتماع اليومي له مكان واحد يستحقّه: أسابيع الأزمة الحادّة، ويُلغى بمجرّد انتهائها.

تحديث الأداة نيابةً عن الفريق. يبدأ بنيّة حسنة — «هم مشغولون وأنا أسرع» — وينتهي بأن تصير أنت مصدر الخطأ الوحيد في المشروع. لأن ما تكتبه هو ما فهمته أنت ممّا سمعته، وكل خطأ في الفهم يصير حقيقةً موثّقة لا يراجعها أحد. والأسوأ أن الفريق يتوقّف عن قراءة الأداة، لأنها صارت تقريرك لا سجلّهم. اجعل التحديث عليهم ولو كان أبطأ وأخشن، واكتفِ أنت بالمراجعة والسؤال عمّا لم يُحدَّث.

تقرير ثانٍ بصيغة أخرى للجهة نفسها. يحدث كثيرًا: تقرير أسبوعي بصيغة، ثم عرض شهري لنفس الأشخاص بأرقام أُعيد ترتيبها. وثمنه ليس الوقت فقط، بل أن نسختين من الحقيقة ستتباعدان يومًا ما، وسيسألك أحدهم عن سبب الفرق بينهما في أسوأ توقيت ممكن. وحّد الصيغتين أو ألغِ إحداهما. والاختبار: لو ألغيت هذا التقرير هذا الشهر، من الذي سيلاحظ؟ إن لم تجد اسمًا محدّدًا، فلديك جوابك.

ابدأ الأحد القادم — بواحد فقط

لا تحاول تطبيق الخمسة دفعة واحدة؛ من يفعل ذلك يعود بعد أسبوعين إلى ما كان عليه ويستنتج أن «هذا لا ينفع في وضعنا». اختر موعدًا واحدًا، وطبّقه أربعة أسابيع متتالية بلا استثناء، ثم أضف الثاني.

وإن سألتني بأيّها تبدأ، فالجواب: تقرير الخميس قبل الظهر. وسببان يجعلانه الأول. الأول أنه الوحيد بين الخمسة الذي تملك تنفيذه وحدك: لا يحتاج موافقة أحد، ولا حجز وقت من الفريق، ولا تغييرًا في أي إجراء. تفتح صفحة، وتكتب أول سطر فيها القرار المطلوب، وترسلها. والثاني أنه يسحب الأربعة الأخرى خلفه: لأنك لن تستطيع كتابة سطر «القرار المطلوب» بلا أن تعرف ما هو متوقّف، فتحتاج نصف ساعة الثلاثاء؛ ولن تستطيع كتابته أسبوعًا بعد أسبوع بلا أن تفعل شيئًا بما تجاوز مهلته، فيولد يوم الأربعاء من تلقاء نفسه.

وبعد أربعة أسابيع، افتح تقاريرك الأربعة وانظر في سطرها الأول وحده. إن كان مكتوبًا فيه «لا شيء هذا الأسبوع» أربع مرّات في مشروع فيه أطراف متعدّدة وسلسلة اعتماد طويلة، فالمشكلة ليست في الموعد بل فيما يصل إليك من الفريق — وهذه معلومة تستحقّ أن تعرفها في شهرك الأول لا في شهرك السادس.

كيف يبدو هذا في AB

ثلاثة من المواعيد الخمسة تحتاج قائمة جاهزة لا بحثًا يدويًّا. في AB Projects تُسجَّل البنود التي تنتظر قرارًا من خارج الفريق كبنود لها مسؤول وتاريخ استحقاق، فتصير مراجعة الأربعاء مرشِّحًا واحدًا: «متجاوز تاريخه». وهذا ما يحوّل التصعيد من قرار مزاجي إلى نتيجة قاعدة.

ونصف ساعة الثلاثاء تبدأ من مرشِّح ثانٍ: البنود المفتوحة مرتّبة بتاريخ آخر تحرّك، فيظهر أطول بند متوقّف في أعلى القائمة بلا أن يسأل أحد. أمّا تقرير الخميس فيُبنى من الرقمين نفسيهما — عدد المُخرَجات المقبولة من الإجمالي، وأطول بند متوقّف وعلى من ينتظر — وهما قراءتان مباشرتان لا حساب فيهما. أمّا أيام العطل المختلفة بين الأطراف فتُدخَل في تقويم المشروع مرّة واحدة، فتتوقّف تواريخ الاستحقاق عن الوقوع في أيام لا يعمل فيها من ينتظره العمل.

مصطلحات وردت في هذه الصفحة

التقرير الدوري

الصفحة الأسبوعية التي يصل بها الوضع إلى صاحب القرار، وأول سطر فيها يحدّد قيمتها. التفاصيل

التصعيد

رفع بند إلى مستوى أعلى. له يوم ثابت، ويُكتب في جملة واحدة: المطلوب وممّن ومتى. التفاصيل

الاعتماد

التوقيع الذي يجعل القرار نافذًا، وهو أكثر ما يُراجَع في يوم التصعيد. التفاصيل

ساعات رمضان

الدوام المخفّض في رمضان. يُخطَّط له كمدّة إنتاجية منخفضة لا كيوم أقصر. التفاصيل

توقّف العيد

أيام العطل الرسمية حول العيدين، وأثرها في الجدول أطول من عدد أيامها. التفاصيل

المشكلة

أمر واقع يعطّل العمل الآن. لا تُسجَّل بلا مسؤول وتاريخ، وإلّا بقيت مفتوحة بلا نهاية. التفاصيل

المُخرَج

شيء ملموس يُسلَّم ويُقبَل مقابل معيار مكتوب، وهو وحدة العدّ في تقرير الخميس. التفاصيل

الدور المزدوج

أن يحمل الشخص مهامّ المشروع فوق وظيفته الأصلية، فيكون وقته في الاجتماعات أغلى ممّا يبدو. التفاصيل

التقدّم

ما أُنجز فعلًا وقُبِل، ويُعَدّ عدًّا لا يُقدَّر بنسبة. التفاصيل

اقرأ أيضًا