9.0 أسئلة شائعة | السؤال الذي يصلك ليس السؤال الذي يُنتظر جوابه

الفصل التاسع العودة إلى الفهرس

السؤال الذي يصلك ليس السؤال الذي يُنتظر جوابه

أكثر ما يصل إلى مدير المشروع من أسئلة يصل في صيغة مهذّبة وقصيرة ومضلّلة: «كم يستغرق هذا؟»، «هل نحن على المسار؟»، «لماذا تأخّرنا؟». هذه الصيغ ليست هي السؤال، بل الغلاف الذي يسهل نطقه؛ وتحت كل واحدة منها قلقٌ محدّد أو قرارٌ عالق عند من سألك. والفرق بين مدير مشروع يُستشار ومدير مشروع يُبلَّغ متأخّرًا هو، في أغلب الأحيان، أنه يجيب عمّا تحت السؤال لا عن السؤال كما نُطق.

لماذا يترك الجواب «الصحيح» السائل عالقًا

تخيّل أن مديرًا في جهة أخرى سألك: «كم يستغرق هذا المشروع؟» فأجبته بدقّة: «سبعة أشهر وأسبوعان بحسب الخطّة الحالية». الجواب صحيح، ومهذّب، وسريع. ثم ماذا؟ الرجل عاد إلى مكتبه ولديه بالضبط ما كان لديه قبل أن يسأل: رقم لا يعرف كم يعتمد عليه، ولا ما الذي يجعله ينهار، ولا هل يستطيع أن يكتبه في عرضه لإدارته يوم الأحد. أنت بدوت متجاوبًا، وهو ما زال عالقًا، وسيعود بعد أسبوعين بالسؤال نفسه بصيغة أخرى.

السبب أن الناس لا يسألون لتحصيل معلومات، بل لاتّخاذ قرار أو لتفادي مفاجأة. والمعلومة التي لا تخدم القرار الذي في رأس السائل تُستهلَك وتُنسى، ثم يتكرّر السؤال. ولهذا فإن أكثر ما يستنزف وقت مدير المشروع ليس الأسئلة الكثيرة، بل الأسئلة المكرّرة — وهي عَرَض لأن أحدًا لم يُجب عن السؤال الحقيقي مرّة واحدة بشكل نهائي.

والجواب الذي «ينهي الحلقة» له علامة واحدة يمكنك التحقّق منها فورًا: أن يستطيع السائل، بعد أن يسمعه، أن يفعل شيئًا محدّدًا. أن يكتب تاريخًا في عرض. أن يوقّع أو يؤجّل. أن يطمئنّ فلا يتّصل. إن لم تستطع أن تسمّي الفعل الذي سيمكّنه جوابك منه، فأنت لم تُجب بعد، مهما كانت أرقامك دقيقة.

والجدول الذي يلي يفكّك خمسة أسئلة متكرّرة إلى ثلاث خانات: ما نُطق، وما يعنيه، وشكل الجواب الذي ينهي الحلقة. العمود الأوسط هو العمود المهمّ، وهو الوحيد الذي لا يظهر في أي بريد إلكتروني.

«كم يستغرق؟» و«هل نحن على المسار؟» — سؤالا الطمأنينة

حين يُسأل عن المدّة، فالسائل في الغالب ليس فضوليًّا بشأن الجدول. هو مقبل على لحظة سيقف فيها أمام إدارته أو أمام جهة أخرى ويقول رقمًا، وسيُذكَر له هذا الرقم بعد شهور. سؤاله الحقيقي: «متى أستطيع الالتزام بلا أن أُحرَج لاحقًا؟». والجواب النافع له ثلاثة أجزاء لا جزء واحد: مدى يعبّر عن عدم اليقين الحقيقي («بين ستّة وثمانية أشهر»)، ثم تاريخ التزام واحد يمكنه أن يقوله علنًا، ثم قائمة مسمّاة بالأشياء التي إن وقعت زحزحت التاريخ.

والقائمة الثالثة هي التي تحوّل جوابك من رأي إلى عقد صغير بينكما. لا تقل «قد تطرأ ظروف»؛ سمِّ الظروف: «إن تأخّر اعتماد الربط أكثر من عشرة أيام عمل، يتحرّك التاريخ بأسبوع» و«إن وقع نصف مرحلة الاختبار داخل شهر رمضان، أضف أسبوعين». وهنا فائدة مزدوجة: السائل يحصل على تاريخ يستطيع الدفاع عنه، وأنت تحصل على تسجيل مسبق لما ستقوله لاحقًا إن تحرّك التاريخ، فلا يبدو كلامك حينها اعتذارًا مرتجَلًا. والتقدير — أي الرقم المبنيّ على ما تعرفه اليوم لا وعدًا — يبقى تقديرًا مهما كُتب بثقة، وقول ذلك صراحةً أنفع من إخفائه.

أمّا «هل نحن على المسار؟» فسؤال آخر تمامًا رغم قربه الظاهري. من يسأله لا يريد قراءة في الجدول، بل يريد أن يعرف: هل سأُفاجأ بشيء لم أسمع به؟ ولهذا لا تجب عنه بنسبة إنجاز. النسبة المئوية تستطيع أن تنتقل من ثمانية وثمانين إلى تسعين وهي لا تصف شيئًا، لأن لا أحد يعرف مقام الكسر ولا من قدّره.

الجواب النافع رقمان: عدد المُخرَجات المقبولة من الإجمالي — والمُخرَج شيء ملموس يُسلَّم ويُقبَل مقابل معيار مكتوب — ثم أطول بند متوقّف حاليًّا ومنذ متى وعلى من ينتظر. «ثلاثة عشر مُخرَجًا مقبولًا من عشرين، وأطول بند متوقّف منذ أحد عشر يومًا ينتظر توقيع الإدارة المالية» جملة تُنهي القلق أو تبرّره، وكلاهما نافع. والجملة نفسها تفعل شيئًا ثانيًا: تحوّل السؤال من «كيف حالكم؟» إلى بند قابل للتحرّك عند من يستطيع تحريكه.

«لماذا تأخّر المشروع؟» — أخطر الأسئلة، وجوابه آليّة لا اسم

هذا السؤال يبدو طلبًا للتفسير، وهو في العادة طلب لشيء آخر: «من المسؤول، وهل سأُحاسَب أنا؟». ولذلك فإن أول ما يجب أن تقرّره ليس محتوى الجواب بل شكله: يجيب مدير المشروع بآليّة، لا باسم شخص. أين وقف العمل، وكم يومًا استغرق الوقوف، وما الذي يقصّر تلك المدّة في المرّة القادمة.

ولتسمية شخص هنا عيبان، أحدهما أخلاقي والآخر عملي. أمّا الأول فلأن التأخّر في مشاريع بهذا الشكل نادرًا ما يعود إلى تقصير فرد؛ فالموظّف الذي «تأخّر في التوقيع» غالبًا كان ينتظر مستندًا من إدارة أخرى، أو كان في دور مزدوج — أي يحمل مهامّ المشروع فوق وظيفته الأصلية بلا تخفيف — أو كان غائبًا في إجازة معتمدة لا يعلم بها أحد في فريقك. وأمّا الثاني، وهو الأهمّ لك، فلأن الاسم لا يُصلح شيئًا: بعد أن يُذكر الاسم ويُحرَج صاحبه، تبقى سلسلة الاعتماد بأربعة توقيعاتها كما هي، ويتكرّر التأخّر نفسه مع الشخص التالي. وفوق ذلك ستكون قد اشتريت صمتًا: من رأى زميله يُسمَّى في تقرير لن يخبرك بالتأخّر القادم مبكرًا.

والصياغة العملية بسيطة: «تأخّر التسليم أربعة عشر يومًا، منها أحد عشر يومًا انتظارًا لاعتماد واحد يمرّ بأربعة مكاتب. المقترح: تفويض التوقيع للمستوى الثاني في المبالغ دون حدّ معيّن، وهذا يختصر المسار إلى ثلاثة أيام». لاحظ أنك لم تُخفِ شيئًا ولم تتّهم أحدًا، وأن ما قدّمته قابل للاعتماد في اجتماع واحد. وهذا هو الفرق بين تقرير يُقرأ ويُنسى وتقرير يتحوّل إلى قرار.

وهناك حالة واحدة تستدعي تسمية جهة لا شخص: حين يكون التأخّر خارج سيطرتك تمامًا، كطرف ثالث أو جهة مانحة للتصاريح. حتى هنا سمِّ الجهة والمدّة والأثر، ثم أضف ما فعلتَه أنت للتخفيف. الجملة التي تقول «تأخّرنا بسببهم» وحدها تُقرأ دائمًا على أنها تملّص، ولو كانت صحيحة.

«ألا نتحوّل إلى الرشيقة؟» و«كم شخصًا إضافيًا نحتاج؟»

سؤال التحوّل إلى المنهجية الرشيقة (Agile) — أي أسلوب العمل على دفعات قصيرة يُراجَع بعد كلٍّ منها ما يُبنى — يصل عادةً بعد اجتماع سمع فيه السائل هذه الكلمة، أو بعد أسبوع متعثّر. لكن ما يعنيه في مشروع تعاقدي هنا شيء أوضح بكثير: «هل يسمح عقدنا بتغيير النطاق بعد التوقيع، وبأي ثمن؟» — والنطاق هو حدود ما يشمله المشروع وما لا يشمله.

ولهذا فالجواب لا يبدأ من التفضيل بل من الورق. في عقد بمواصفات مغلقة ومقابل مبلغ ثابت، كل تغيير يمرّ عبر أمر تغيير معتمد — وهو الوثيقة التي تُقرّ العمل الإضافي وقيمته وأثره في المدّة قبل تنفيذه — ومهما سمّيت طريقتك الداخلية «رشيقة»، فلن يغيّر ذلك أن العمل بلا أمر معتمد عمل بلا سند مالي. وفي المقابل، تستطيع أن تعمل داخليًّا بدفعات قصيرة ومراجعة كل أسبوعين حتى تحت عقد صارم، بشرط أن تُثبَّت مخرجات كل دفعة ضمن ما اتُّفق عليه. فالجواب الأمين: «اقرأ بند التغييرات في عقدنا أوّلًا؛ هو الذي يقرّر، لا رغبتنا. وسأعرض عليك ما يمكن اعتماده داخليًّا بلا مساس بالعقد».

وأمّا «كم شخصًا إضافيًا نحتاج؟» فهو في الغالب ليس تحليلًا للموارد، بل بحثٌ عن طلب يستطيع السائل رفعه إلى إدارته ليبدو متصرّفًا. وهو طلب مفهوم، لكنه يشتري القليل: إن كان أطول بند متوقّف ينتظر توقيعًا، فإن إضافة خمسة أشخاص لا تقصّر يومًا واحدًا من مدّة الانتظار، وقد تطيلها لأن كل قادم جديد يستهلك من وقت من يعرف المشروع قبل أن ينتج شيئًا.

فحوّل الطلب إلى ما ينفع فعلًا. قل: «الاختناق ليس في الأيدي بل في القرارات المعلّقة. ما أحتاجه منكم مهلة ردّ متّفق عليها — يومان عمل — وأن يُرفع تلقائيًا إلى المستوى الأعلى كل بند تجاوزها». هذا تصعيد متّفق عليه مسبقًا، أي رفع البند إلى مستوى أعلى بقاعدة مكتوبة لا بشكوى شخصية. وهو أرخص من أي زيادة في العدد، ويعطي السائل ما جاء يبحث عنه أصلًا: شيء ملموس يرفعه إلى إدارته. أمّا إن كان الاختناق فعلًا في القدرة التنفيذية، فسمِّ المهارة والمدّة والمهمّة تحديدًا، لا «شخصين إضافيّين».

قبل أن تجيب: ما الذي سيفعله هذا الشخص بالجواب؟

خلف الأسئلة الخمسة حركةٌ واحدة يمكن تطبيقها على أي سؤال لم يرد في هذه الصفحة. قبل أن تفتح فمك أو تبدأ الرسالة، اسأل نفسك سؤالًا واحدًا: ما الذي سيفعله هذا الشخص بالجواب؟ هل سيقرّر شيئًا؟ هل سيبلّغ به أحدًا؟ هل يريد فقط أن يطمئنّ فلا يفكّر في المشروع بقيّة الأسبوع؟ كل احتمال من هذه يستدعي جوابًا مختلف الشكل، حتى لو كانت الحقائق واحدة.

وحين لا تستطيع أن تخمّن، لا تخمّن. اسأل مباشرة: «ما القرار الذي تحاول اتّخاذه؟». الجملة مهذّبة، وليس فيها ما يُفهَم على أنه تهرّب، وهي تختصر رسائل كثيرة. وفي أغلب الحالات ستحصل على إجابة تغيّر جوابك كلّه — كأن تكتشف أن السائل لا يهمّه موعد الانتهاء أصلًا، بل يريد أن يعرف هل يستطيع أن يعِد جهةً أخرى بشيء في الربع القادم.

ولهذه العادة أثر جانبي يستحقّ الذكر: بعد بضعة أسابيع سيبدأ الناس أنفسهم بذكر القرار في سؤالهم الأول، لأنهم تعلّموا أنه ما تطلبه. حينها تكون قد نقلت نصف عملك في التواصل إلى الطرف الآخر، بلا اجتماع ولا سياسة مكتوبة.

وتبقى ملاحظة أخيرة على الصدق. الجواب النافع ليس بالضرورة مطمئنًا، ومحاولة تجميله هي أسرع طريق إلى أن يتوقّف الناس عن سؤالك. إن كان أطول بند متوقّف منذ ثلاثة أسابيع، فقُل ثلاثة أسابيع. من يسمع رقمًا مزعجًا مرّة يعود إليك؛ ومن يكتشف أن الرقم الذي سمعه كان مجمَّلًا لا يعود.

وما بقي من هذا الفصل يكمّل هذه الصفحة من جهتين. 9.1 أسئلة المبتدئين تعالج الأسئلة التي تأتي ممّن دخل الدور حديثًا — عن الخلفية التقنية، وعن إدارة فريق لا يتبعك إداريًّا، وعن الشهادات — ومعها خريطة لأول ثلاثين يومًا. و9.2 نصائح عملية تحوّل هذا كلّه إلى مواعيد ثابتة في الأسبوع، لأن ما لا يجد مكانًا في التقويم لا يحدث.

كيف يبدو هذا في AB

أكثر ما في هذه الصفحة صياغة وعادة لا أداة، لكن ثلاثة من الأجوبة الخمسة تحتاج رقمًا يجب أن يكون جاهزًا لا محسوبًا يدويًّا وقت السؤال. في AB Projects يُعرَّف المُخرَج كبند له حالة «مقبول» منفصلة عن «منجَز»، فيصير «المقبول من الإجمالي» قراءةً مباشرة تصلح للجواب عن «هل نحن على المسار؟» بلا تحضير.

وأطول بند متوقّف يُستخرَج من مرشّح واحد على البنود المفتوحة مرتّبة بتاريخ آخر تحرّك، وهذا هو الرقم الثاني في الجواب نفسه. أمّا بنود الانتظار على طرف آخر فتُسجَّل كبنود لها مسؤول وتاريخ استحقاق حتى لو كان المسؤول خارج فريقك؛ الفائدة أن «أين طال الانتظار وكم يومًا» يصير معلومة مسجّلة وقت وقوعها، لا استرجاعًا من الذاكرة يوم يُسأل عن سبب التأخّر.

مصطلحات وردت في هذه الصفحة

التقدير

رقم مبنيّ على ما هو معروف اليوم، لا وعد. يُعرَض كمدى مع ما قد يزحزحه. التفاصيل

المُخرَج

شيء ملموس يُسلَّم ويُقبَل مقابل معيار مكتوب، وهو وحدة العدّ في جواب «هل نحن على المسار؟». التفاصيل

الاعتماد

التوقيع الذي يجعل القرار نافذًا. طول سلسلته هو أكثر ما يفسّر التأخّر هنا. التفاصيل

التصعيد

رفع بند إلى مستوى أعلى. المتّفق عليه مسبقًا بقاعدة مكتوبة ليس تصعيدًا شخصيًّا. التفاصيل

الدور المزدوج

أن يحمل الشخص مهامّ المشروع فوق وظيفته الأصلية بلا تخفيف. سبب شائع لبطء الردود. التفاصيل

النطاق

حدود ما يشمله المشروع وما لا يشمله، وهو ما يسأل عنه فعلًا سؤال التحوّل إلى الرشيقة. التفاصيل

أمر التغيير

الوثيقة التي تُعتمد قبل تنفيذ عمل إضافي وتحدّد قيمته وأثره في المدّة. التفاصيل

المنهجية الرشيقة

العمل على دفعات قصيرة تُراجَع بعد كلٍّ منها. اعتمادها لا يلغي قيود العقد. التفاصيل

التقرير الدوري

الصفحة الأسبوعية التي يصل بها الوضع إلى صاحب القرار، وأول سطر فيها يحدّد قيمتها. التفاصيل

اقرأ أيضًا