1.1 專案的定義
很多人聽到「專案」這個詞,腦中浮現的多半是大型計畫——大型 IT 系統導入、工程建設等等。但專案不一定要很龐大。日常工作裡有一大堆事情其實都符合專案的條件,只要它有明確的目標,以及一個會結束的時間點。
美國專案管理學會(PMI)是這樣定義的:
「為了創造一個獨特的產品、服務或結果,所進行的暫時性活動。」
這個定義裡有兩個特徵承擔了大部分的份量:
- 暫時性:專案有明確的開始和結束。和持續進行的營運不一樣,目標一達成,專案就結束了。
- 獨特交付物:產出的是一個全新的東西——一個原本不存在或不是這個樣子的產品、服務或結果。
幾個常見的例子:
- 開發一個新產品
- 導入一套系統來自動化既有的工作流程
- 規劃並舉辦一場公司內部活動
- 設計並推動一項客服改善方案
它們的共通點是:都有一個明確的目標,以及一個會結束的時間點。一旦你能認出這兩個特徵,你就比較容易判斷自己每天面對的工作裡,哪些是「真正的專案」,哪些只是「披著專案外衣的雜事」。
在 AB 裡長這樣
AB Project Management 裡的每一個工作空間,正是按照 PMI 這兩個特徵來設計的。建立一個新專案時,系統會問你開始日期、目標結束日期、參與成員,以及一段描述你要交付什麼的文字——這四個欄位,就是「暫時性」與「獨特交付物」的具體呈現。如果你眼前的工作填不進這四個欄位(沒有明確結束、也沒有具體交付物),那它很可能其實是穿著專案外衣的日常營運——這個訊號很有用。