8.1 うまくいったプロジェクトの共通点｜週1時間の型

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うまくいった案件がやっていたのは、地味なことだけでした

成功事例を読むと、たいてい落胆します。特別なことが何も書いていないからです。ですが、これは事例の書き方が悪いのではありません。本当に、特別なことをしていないのです。やっていたのは、毎週かならず同じことを繰り返す、というだけでした。

まず、1つの案件を追いかけます

受発注の社内システムを入れ替える、8か月の案件です。関わる人は社内7人と外部ベンダー4人。プロジェクトマネージャーは情報システム部の担当者で、当然のように兼任——ヘルプデスクと月次の締め作業を抱えたままです。

この案件でも、ひととおりのことは起きました。移行元データに想定外の重複があった。営業部の確認担当がなかなかつかまらなかった。ベンダー側の担当が1人、途中で別案件に引き抜かれた。崩れる案件と同じ材料が、全部そろっています。

それでも予定どおり動きました。理由をあとから聞くと、返ってきた答えはこうでした。「特別なことは何も。毎週やることが決まっていたので、その通りにやっただけです」。

その「毎週やること」の中身

なぜ「3つ」なのか

月曜に決めるのは、必ず3つでした。5つでも10でもありません。理由は単純で、兼任の人が1週間で実際に動かせるのは、それくらいだからです。

ここには効き目が2つあります。1つは、3つに絞る作業そのものが優先順位づけになること。「これは今週じゃない」と言うためには、何が先かを考えるしかありません。もう1つは、金曜に○×がつけられることです。10個並んでいると「だいたい進んでいます」で済んでしまいますが、3つなら、終わっていないものは終わっていないと分かります。

6.1で書いた「進捗率ではなく、終わったものの数で見る」を、週の単位に落とすとこうなります。

水曜の15分が、いちばん効いていました

この案件で振り返って一番効いたのは、水曜の立ち話だそうです。やることは1つだけ。「困っている人はいますか」と聞く。進捗の報告はしません。

報告の場にすると、人は言えなくなります。「まだ着手できていません」を、上長も他部署も並んでいる場で言うのは、日本の職場ではかなりの勇気が要ります。だから場の目的を、はじめから詰まりを出すことに固定してしまう。「困っていることがあるのが正常です」と最初の回で宣言しておくと、2回目以降は普通に出てきます。

もう1つ大事なのは、水曜であることです。金曜に聞いても、手を打てるのは翌週になります。水曜なら、その週のうちに1手打てます。

「完了」の意味を、最初にそろえていました

この案件で終盤の揉め事がほとんど起きなかったのは、着手前に「完了」の定義を1枚で決めていたからでした。日本の現場で「終わりました」には、少なくとも4つの意味があります。

• 手を動かし終えた（本人の感覚）
• レビューを通した
• テスト環境で動いた
• 依頼した人が確認して検収した

これがそろっていないと、片方は「終わった」と思い、もう片方は「まだ何も受け取っていない」と思ったまま、数週間が過ぎます。この案件では「依頼者が確認するまで完了と呼ばない」と決めていました。それだけです。3.1で扱った範囲の話と同じで、先に言葉をそろえておくほうが、あとから揉めるより圧倒的に安いのです。

月1回、決裁者と話していました

日本の組織でプロジェクトが終盤で差し戻される最大の理由は、技術ではなく「聞いていない」です。決める人が途中の判断を知らないまま最後に現れると、そこで一度ひっくり返ります。

この案件では、月1回30分だけ決裁者の時間を取っていました。持っていくのは進捗ではありません。判断が要る点だけです。1枚の紙に、選択肢を2つか3つ、それぞれ選んだときに何を諦めるかを書いて出す。これで決裁者は「聞いていない」状態に戻らなくなります。

4.2で扱った根回しは、こういう形にすると個人の技術ではなく手順になります。

結局、共通していた5つ

1. 週の単位が決まっている。月曜に3つ、水曜に詰まり、金曜に○×。
2. 悪い知らせを出す場所が、会議より前にある。気づいた日に書ける場所があること。
3. 「完了」の意味が最初にそろっている。4段階のどこを指すのかを決めてある。
4. 決める人が、途中で少しずつ関わっている。月1回30分でも効きます。
5. 誰がやっても回る形になっている。特定の人の頑張りに依存していません。

どれも、思いつくのは簡単で、続けるのは難しいものばかりです。逆に言えば、難しいのは続けることだけで、内容そのものは今週から始められます。

ABではこう見えます

AB Projectsでは、この週の型がそのまま形になります。今週の3つは、期限を今週末にしたタスクとして置けばボードの1列に並びます。水曜に出た詰まりは、その場で課題として登録すれば、次に見るときには全員の視界に入っています。

金曜の○×は、完了に動かしたタスクの数を見るだけです。「進捗80%」を集計するより早く、そして正確です。決裁者に持っていく1枚も、未決の判断だけを絞り込めば作る手間はほとんどかかりません。

このページで使った言葉

兼任

本業を持ったまま別の役割も担うことです。この事例のプロジェクトマネージャーも兼任で、週に使えた時間は1時間ほどでした。くわしく →

検収

納めたものを相手が確認し、正式に受け取ることです。「完了」の4段階のいちばん最後にあたります。くわしく →

定例

決まった間隔で開く会議です。目的を「報告」から「詰まりを出す」に変えるだけで中身が変わります。くわしく →

根回し

会議の前に、関係者へ個別に話を通しておくことです。月1回の面談として型にすれば属人技でなくなります。くわしく →

進捗

どこまで進んだかです。自己申告の割合ではなく、終わったものの数で見ると精度が上がります。くわしく →

マイルストーン

途中の節目です。月1回の決裁者との面談は、実質これに近い働きをしていました。くわしく →

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