第6章 6.3 ← 6.0 進捗の追い方
週報は、4行で足ります
報告資料を作るのに毎週2時間かけているなら、そのほとんどは無駄になっています。読む人が知りたいことは、実は2つしかありません。間に合うのか。自分は何を決めればいいのか。この2つに答える4行を、早く出すほうがずっと効きます。
この記事の要点
- 週報は4行で足ります。状況／終わったもの／気にしていること／決めてほしいこと。
- 1行目に結論を置いてください。「間に合うか」への答えが先頭にあると、読まれます。
- 悪い知らせは、事実・影響の大きさ・次にいつ言うか、の3点セットで書きます。
- 「特になし」を続けたあとの「実は遅れていて」は、遅れそのものより重く受け取られます。
- 報告のために集計する作業が発生する仕組みは、いずれ続かなくなります。
週報の型
形が決まっていると、書く側は迷わず、読む側は探さずに済みます。次の4行を、毎週同じ順番で。
結論を、先頭に置く
日本のビジネス文書は、背景から書き始める書き方が身についている方が多いと思います。報告に関しては、この順番を逆にしてください。
読む人が最初に知りたいのは「間に合うのか」です。それが3行目にあると、そこまで読まれるとは限りません。1行目にあれば、確実に伝わります。そして1行目の答えがはっきりしていると、残りは読まれても読まれなくても構いません。
1行目の書き方は3種類だけです。「見通しどおりです」「◯日ほど遅れていますが、稼働日への影響はありません」「稼働日が◯日動く見込みです」。この3つのどれかを、毎週選んで書きます。
悪い知らせは、3点セットで
3行目——気にしていること——が、この報告のいちばん重要な部分です。ここが機能していれば、そのプロジェクトはかなり健全です。
書き方は決まっています。事実 → 影響の大きさ → いつ次に言うか。
「先方のデータ確認が3日遅れています。稼働日への影響は現時点でありません。取り戻す手を打っていて、来週の報告でまた状況をお伝えします。」
この形にすると、追加の質問が出ません。知りたいことが全部書いてあるからです。「遅れています」だけだと、「どのくらい」「間に合うのか」「どうするのか」と3往復し、そのあいだに話が大きくなります。
そして何より、早いことです。三日の遅れを三日目に書けば情報ですが、一か月黙ってから書くと事件になります。中身は同じでも、受け取られ方が変わります。
「特になし」を続けないでください
3行目に毎週「特になし」と書いていると、その報告は読まれなくなります。そして、いざ本当に書いたときに驚かれます。実際には、気にしていることが何もない週はほとんどありません。小さくても書いてください。「先方の担当者が来週不在です」程度で構いません。書き続けていると、この欄が読まれる欄になります。読まれる欄があることが、悪い知らせを出せる状態そのものです。
決めてほしいことは、期限つきの2択で
4行目には、相手に判断してもらう必要があることを書きます。4.1で書いたとおり、「どうしましょうか」ではなく2択にします。そして期限を書きます。
期限がないと、判断は後回しになります。相手が悪いのではなく、期限のない依頼は優先度がつけられないからです。「2月20日までにご判断いただけると、移行テストに間に合います」まで書いてあれば、相手は自分の予定に組み込めます。
決めてほしいことがない週は、この行は「特にありません」で構いません。1行目や3行目と違って、ここは空でも問題ないところです。
相手によって、量を変える
4.3で書いたとおり、相手によって知りたいことが違います。同じ4行でも、量は変えます。
- 決裁者へ: 月1回、この4行そのまま。それ以上は要りません。
- 発注元の担当者へ: 週1回、4行＋定例で補足。細かい経緯はここで話します。
- チームへ: 報告ではなく、ボードを一緒に見る10分。文書は要りません。
全員に同じものを送るのは、伝えたことにはなりません。読まれない資料は、送っていないのと同じです。
報告のための作業を、増やさない
週報を書くために2時間かかるなら、その仕組みは続きません。忙しくなれば真っ先に落ちますし、落ちた週にかぎって書くべきことがあります。
目安は15分です。それ以上かかるなら、原因は文章ではなく、材料を集める工程にあります。進捗を各担当者に聞いて回り、Excelを開いて集計し、資料に貼る——この工程が入っていると15分では終わりません。
ボードが最新であれば、報告は現状を読むだけで書けます。5.5で書いた「更新する人にとって得か」は、ここに効いてきます。担当者が自分のために更新している状態なら、報告のための集計はゼロになります。
ABではこう見えます
AB Projectsでは、今週完了したタスクの一覧と、動いていない課題の一覧が、そのまま週報の2行目と3行目の材料になります。集計する作業が要りません。
4行目の「決めてほしいこと」は、課題として登録して決裁者を担当にしておくと、報告に書くだけでなく期日つきで残ります。報告の中だけに書いた依頼は、報告が読まれなければ存在しないのと同じです。
このページで使った言葉
- 週報
- 週に一度の進捗報告です。状況・終わったもの・気にしていること・決めてほしいことの4行で足ります。くわしく →
- エスカレーション
- 自分の権限で決められないことを、決められる人に上げることです。4行目が、その入口になります。くわしく →
- 議事録
- 打ち合わせの記録ですが、日本の実務では合意の範囲を確定する文書です。報告とは役割が違います。くわしく →
- 定例
- 決まって開かれる打ち合わせです。週報と組み合わせると、書ききれない経緯をここで補えます。くわしく →
- 課題
- すでに起きていて、対処しないと進まない事柄です。3行目と4行目の材料になります。くわしく →
- 責任者／スポンサー
- 予算を持ち、現場では決められないことを決める立場の人です。この人向けの報告は3〜4行で足ります。くわしく →
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