第7章 7.3 ← 7.0 プロジェクトの終わらせ方
半年後に聞かれることは、決まっています
プロジェクトが終わって半年、必ず誰かが聞きに来ます。「なんでこの仕様になってるの？」。そのとき答えられる人がもういなければ、調べ直すか、諦めて触らないかのどちらかです。聞かれる質問は、実はかなり決まっています。先に置いておけます。
この記事の要点
- 半年後に聞かれる質問は6種類くらいで、それぞれ答えの置き場所が決まっています。
- いちばん価値があるのは「決定の記録」です。何を決めたかより、なぜ決めたかを残してください。
- 終結の直前にまとめて書こうとすると、必ず失敗します。進みながら少しずつ足します。
- 書き残す目的は、他人のためだけではありません。半年後の自分が読みます。
- ひとりで回している場合、書き残すことの価値は他のどんな現場よりも高くなります。
聞かれることと、置き場所
決定は、「なぜ」を書いてください
6つのうち、いちばん価値が高いのが最初の決定の記録です。そして、いちばん書き方を間違えやすいところでもあります。
「移行対象は過去3年分とする」だけ書いても、半年後には使えません。使えるのは、こう書いたときです。
「2月14日：移行対象を過去3年分とする。理由：それ以前のデータは文字コードが混在しており、整備に2か月かかると先方から回答があったため。全期間の移行が必要になった場合は、この整備工数が別途発生する。」
理由が書いてあると、その決定を見直せます。文字コードの問題が解消したなら、決定を変えていい。理由がなければ、変えていいのかどうか誰にも分かりません。だから触られないまま残ります。
決定の記録は、一件あたり2〜3行です。1週間に2〜3件も出れば多いほうなので、負担としては週に数分です。
落とした案も、書いておく
3つ目の「なんで別案にしなかったの？」は、改修のときに必ず出ます。そして、これに答えられないと同じ検討をもう一度やることになります。
書くのは、検討した案とその却下理由だけで足ります。「A案（既存システム改修）：改修範囲が広く、見積り3か月・費用◯円。今回の予算では収まらないため見送り」。
この一行があると、半年後に予算が付いたときに、そこから再開できます。ないと、また比較検討から始まります。
終結の直前に、まとめて書こうとしない
ここがいちばん現実的な話です。終わってから書こうとすると、必ず失敗します。
理由は2つあります。忙しいから、というのがひとつ。もうひとつは、そのころには理由を忘れているからです。「なぜあの方式にしたんだったか」を3か月後に思い出すのは、想像以上に難しい。
だから、決めたその日に一行書きます。定例のあと、議事録を書くついでで構いません。4.3で書いたとおり議事録は当日中に出すものなので、そこに決定を書いておけば、あとで抜き出すだけになります。
読む相手は、半年後の自分です
「他人のために書く」と思うと、書く動機が続きません。実際にいちばん読むのはあなた自身です。半年後に改修の相談が来たとき、1年後に似た案件を任されたとき、3年後に監査で聞かれたとき。そのとき記録があれば、思い出す作業がゼロになります。ないと、当時の関係者を探すところから始まります。
ひとりで回している場合
3.3でも書きましたが、ひとり情シスや兼任で回している場合、書き残すことの価値は他のどんな現場よりも高くなります。
引き継ぐ相手がいないので、属人化は解消できません。だから目的が変わります。あなたが休んだ日に会社が止まらないこと、そして半年後のあなたが思い出せること。この2つだけでも、書く理由としては十分です。
優先順位をつけるなら、まず「連絡先の一覧」と「いつ何が起きるか（月次・年次の作業）」の2つです。この2つは、あなたが不在のときに他の人が最低限を回すための情報です。手順書より先に、こちらを1ページ書いてください。
見つけられる場所に置く
書いてあっても、見つけられなければ存在しないのと同じです。半年後に探す人は、あなたのフォルダ構成を知りません。
実務的な条件は3つです。プロジェクトに紐づいていること（案件名で辿れる）。検索できること（個人のPC内のファイルは検索されません）。権限があること（退職した人のアカウントの中にあると、開けません）。
この3つを満たすなら、置き場所はどこでも構いません。逆に、どれかが欠けていると、書いた労力がそのまま無駄になります。
ABではこう見えます
AB ProjectsのプロジェクトWikiは、この3条件を満たします。プロジェクトに紐づき、検索でき、メンバーなら誰でも開けます。プロジェクトが閉じたあとも残ります。
おすすめの構成は、6ページです。「決定の記録」「やらないこと・次期候補」「検討して落とした案」「手順書」「連絡先」「ふりかえり」。プロジェクトの立ち上げ時にこの6ページを空で作っておき、進みながら足していく。空のページがあると、書く場所を探さずに済みます。
そして決定はタスクのコメントにも残ります。「なぜこの作業がこの形になったか」が作業のすぐ横にあると、探す手間が消えます。
このページで使った言葉
- 決定の記録
- 何を決めたか、いつ、誰が、そしてなぜかを残した記録です。理由がないと、あとから見直せません。くわしく →
- 属人化
- 特定の人しか分からない状態です。ひとりで回している場合は解消できないので、記録で補います。くわしく →
- 議事録
- 打ち合わせの記録です。当日中に書けば、決定の記録をあとから抜き出すだけで済みます。くわしく →
- ふりかえり
- 進め方を見直す場です。その記録だけは、書かなくても今日は誰も困らないため、真っ先に飛ばされます。くわしく →
- ひとり情シス
- 社内の情報システム業務を実質ひとりで担っている状態です。記録の価値がもっとも高くなる条件です。くわしく →
- 引き継ぎ
- つくったものを日々動かす人へ渡すことです。記録は、その裏づけになります。くわしく →