従業員の書類

書類で大切なのは、ファイルそのものよりも次の 2 点です。種類で閲覧できる人が決まり、有効期限を入力したものだけがリマインドの対象になります。就労ビザを有効期限なしで登録すると、安全に保管はされますが、通知は一度も届きません。

閲覧できる範囲

書類は、「メンバー」タブの個人の記録の「書類」に保管されます。

上長が閲覧できるのは資格・免許のみです。業務に就けるかどうかを左右するのは、この種類だけだからです。他の書類の存在が上長に伝わることもありません。閲覧できない書類は一覧に表示されず、リンクを受け取っても開けません。自分の書類は、懲戒関連も含めてすべて閲覧できます。

追加できる範囲は閲覧より狭くなっています。HR 管理者は、誰の記録にもどの種類でも追加できます。本人は「懲戒関連」を除いて自分の記録に追加できるので、更新したビザを自分で登録できます。上長は部下の記録に追加できません。全体の考え方はアクセス権をご覧ください。

書類を追加する

1. 対象者を開きます。「メンバー」→「一覧」で氏名をクリックし、「書類」に進みます。
2. 「書類を追加」をクリックします。
3. 「種類」を選びます。閲覧できる人がここで決まります。
4. 「書類名」を入力します。たとえば「就労ビザ 2026」です。空欄の場合はファイル名が使われます。
5. 「ファイル」を選びます。サイズの上限は 10 MB です。
6. 有効期限がある場合は「有効期限」を入力します。期間の定めのない雇用契約や警告書などは空欄のままにしてください。
7. 「リマインド開始」を確認します。有効期限を入力すると表示されます。詳しくは次の項目をご覧ください。
8. 「アップロード」をクリックします。

有効期限のリマインド

90 日前に 1 回だけ通知しても、担当者が休暇中で見逃せば、通知がなかったのと同じです。そのため、リマインドは段階的に届きます。

• 「リマインド開始」で最初の通知のタイミングを決めます。初期値は 60 です。ビザなどで 90 日前の通知が必要な場合は 90 に変更してください。入力できる範囲は 1〜90 です。
• 通知が送られるのは上の 6 つのタイミングだけです。その間の値を入力すると、次のタイミングから始まります。たとえば 45 なら、最初の通知は 30 日前です。
• 当日の通知が最後です。更新されない書類について毎日通知すると、かえって次の通知を見逃す原因になるためです。一覧には引き続き「有効期限切れ（3 日経過）」のように表示されます。
• 処理が 1 日抜けても通知は失われません。確認は 1 日 1 回行われ、実行されなかった日があれば、次の実行時に該当の通知を送ります。

通知が届く人

通知は Microsoft Teams の AB Talent からのメッセージで届きます。チャットに届けられない場合はメールで送られます。本人への通知は、記録がサインイン済みのアカウントに紐づいている場合のみです。通知の文面は現在、英語です。

通知を止める

HR 管理者は、有効期限のある書類の「通知をオフにする」で通知を止め、「通知をオンにする」で再開できます。止めている間は、一覧に「通知オフ」と表示されます。

退職しても通知は自動では止まりません。退職者の書類の有効期限がこれから到来する場合は、通知をオフにするかアーカイブしてください。

書類を更新するとき

アップロード後に有効期限を変更することはできません。更新の際は、新しい有効期限で新しい書類を追加してから、古い書類をアーカイブしてください。古い書類を残すと、更新されていないものとして通知が続きます。

書類は削除されません

削除の操作はありません。HR 管理者が「アーカイブ」をクリックすると、一覧から外れますが、ファイルは保持されます。雇用契約書は退職後も一定期間保管されるためです。アーカイブすると通知も止まります。

アーカイブは確認なしですぐに実行され、現在、アーカイブ済みの書類を一覧できる画面はありません。操作の際はご注意ください。アーカイブできるのは HR 管理者のみで、自分の記録でも同様です。

ダウンロード

書類の横の「ダウンロード」をクリックします。ファイルは非公開で、公開 URL はありません。ダウンロードのたびに一覧と同じ確認が行われるので、閲覧権限のない方にリンクを送っても開けません。

登録の際に正しい種類と実際の有効期限を入力すれば、閲覧範囲の管理と期限のお知らせは AB Talent が担います。