2.0 Le cycle de vie du projet | Ce qui termine vraiment une phase

Chapitre 2 · 2.0 Sommaire

2.0 Le cycle de vie du projet — ce qui termine vraiment une phase

Une phase de projet ne se termine pas quand on en a l'impression. Elle se termine quand un document le dit. C'est toute la thèse de ce chapitre, et elle a l'air d'une évidence administrative jusqu'au jour où l'on découvre que la phase qu'on croyait close depuis six mois ne l'était pas — ou, plus désagréable encore, qu'une phase s'est terminée sans que personne l'ait décidé. Les quatre phases classiques du cycle de vie ne sont pas quatre périodes de temps : ce sont quatre portes, et chaque porte a une clé qui est un écrit daté. Cette page les prend une par une, avec pour chacune ce qui la ferme réellement et ce que presque tout le monde prend à tort pour sa fin.

Pourquoi une phase ne se termine pas toute seule

Le découpage en phases est ce que la gestion de projet a produit de plus universel et de plus mal utilisé. Universel, parce qu'on le retrouve partout : dans un montage industriel, dans un déploiement logiciel, dans la réfection d'un atelier. Mal utilisé, parce qu'on le lit comme un calendrier — quatre blocs qui se suivent — alors que c'est une suite de sorties. Une phase n'est pas une durée : c'est un état qu'on quitte en produisant quelque chose.

Regardez comment les phases se terminent réellement dans une PME. Personne ne convoque une cérémonie de clôture de la phase de lancement. Ce qui se produit est plus flou : on a eu la réunion de démarrage, tout le monde était d'accord, le client a paru satisfait, on est passé à autre chose. Trois mois plus tard, quand il faut savoir si la reprise du réseau d'air comprimé était dans le périmètre ou non, on cherche le document de fin de lancement et il n'existe pas. Il n'a jamais existé. La phase s'est terminée par consensus tacite, ce qui est une autre façon de dire qu'elle ne s'est pas terminée du tout.

Ce mécanisme se répète aux quatre étages, et il produit toujours le même dégât : une question qu'on croyait réglée redevient ouverte au pire moment, c'est-à-dire quand il y a de l'argent en jeu. La conversation qui aurait coûté dix minutes en semaine trois coûte une négociation en mois neuf, parce qu'entre-temps le travail a été fait, les gens ont changé, et chacun se souvient sincèrement d'une version différente.

Il faut donc une définition opératoire, et elle tient en une phrase : une phase est terminée quand il existe un document daté qui dit qu'elle l'est, et que ce document se trouve chez les deux parties. Pas un compte rendu que vous êtes seul à détenir. Pas un fichier dans votre dossier personnel. Un écrit qui a été envoyé, à la bonne personne, et qui n'a pas été contredit.

Notez ce que cette définition ne demande pas. Elle ne demande ni signature manuscrite, ni formalisme, ni avocat. Un courriel de six lignes récapitulant ce qui a été arrêté, envoyé le soir même à celui qui engage l'entreprise cliente, remplit la fonction mieux qu'un document de vingt pages qui reste en attente de validation pendant deux mois. La sortie de phase est un objet léger ; ce qui la rend efficace, c'est qu'elle existe et qu'elle est datée, pas qu'elle soit solennelle.

Phase 1, le lancement : le périmètre et le budget écrits, et signés

Se termine quand : le périmètre et le budget sont écrits, et que quelqu'un les a signés. Ne se termine pas quand : la réunion a eu lieu et que tout le monde était d'accord.

Commençons par la seconde ligne, parce que c'est elle qui décrit la réalité. La réunion de lancement est une bonne réunion. Elle est même souvent la meilleure du projet : les gens sont disponibles, le sujet est neuf, personne n'a encore de position à défendre. On y traite les vrais sujets, on tombe d'accord sur l'essentiel, et l'on sort de la salle avec le sentiment très net que le projet est lancé. Ce sentiment est justifié sur le plan humain et sans valeur sur le plan documentaire.

Ce qu'il faut voir, c'est que l'accord obtenu dans cette réunion est un accord sur des mots, et que les mots d'une réunion de lancement sont presque toujours plus vagues qu'ils n'en ont l'air. Le local sera libéré : libéré veut dire vidé pour l'un et fermé à la circulation pour l'autre. Le raccordement est à votre charge : le raccordement s'arrête à l'armoire ou aux bornes de la machine, et ce n'est pas le même chiffrage. On fera une formation à la mise en service : deux demi-journées ou quatre, pour l'équipe présente ou pour celle qui sera là dans six mois. Aucune de ces ambiguïtés n'est un piège tendu par quiconque : elles sont simplement invisibles tant que personne n'écrit.

Elles se lèvent pourtant en deux phrases, à condition de les poser. Au chef de chantier, la question est directe : « tu leur as demandé s'ils vident le local, ou juste s'ils en ferment l'accès ? » Au client, elle change de registre sans changer de contenu : « vous me confirmez que le local sera vide, et pas seulement fermé ? » Dix secondes chacune en mars, deux jours d'équipe en juin.

La sortie de la phase de lancement est donc un document qui écrit ces mots avec leur contenu, et surtout qui écrit ce qui est dehors. La liste de ce qui n'est pas compris vaut plus que la liste de ce qui est compris, parce que personne ne conteste jamais qu'un travail annoncé soit dû : on conteste ce qui n'a jamais été mentionné. Une ligne du type la reprise des réseaux existants n'est pas comprise vaut, à elle seule, plusieurs jours d'atelier.

Sur la signature, soyons pratiques. Une signature au sens juridique n'est pas indispensable pour que la phase soit close : ce qui compte est qu'un écrit soit parti et n'ait pas été contredit. En revanche, le destinataire compte énormément. La bonne personne est celle qui engage l'entreprise cliente, pas nécessairement celle avec qui vous parlez tous les jours. Envoyer le compte rendu de lancement au seul responsable de production, quand c'est l'acheteur qui signera l'avenant, revient à écrire dans le vide : le document existe, il est daté, et il ne circule pas là où il servira.

La page 2.1 Phase de lancement reprend cette phase en entier et développe le point qui la rend difficile : sur les quatre fils à tirer au démarrage, trois ne dépendent que de vous et se traitent en une semaine ; le quatrième dépend d'un calendrier que vous ne tenez pas.

Phase 2, la planification : un référentiel daté contre lequel mesurer

Se termine quand : il existe un référentiel daté contre lequel mesurer les écarts. Ne se termine pas quand : le planning est beau et que personne ne l'a contesté.

La seconde ligne mérite d'être défendue, parce qu'elle a l'air injuste envers un travail réel. Un planning propre coûte du temps, il oblige à réfléchir aux enchaînements, il met au jour des dépendances que personne n'avait vues. Rien de tout cela n'est perdu. Mais un planning que personne n'a contesté n'est pas un planning validé : c'est un planning que personne n'a lu. L'absence de contestation, dans une PME, ne signifie pas l'accord — elle signifie que le document est arrivé un jeudi soir dans une boîte déjà pleine.

Ce qui ferme la phase de planification n'est donc pas la qualité du planning, c'est son gel. Un référentiel est un état daté du périmètre, du calendrier et du budget, arrêté une fois et conservé tel quel. Ce n'est pas le planning à jour : c'est celui d'avant. Sa fonction unique est de permettre de répondre, six mois plus tard, à une question que personne ne sait traiter sans lui : par rapport à quoi ?

La distinction paraît byzantine et elle décide de conversations très concrètes. Sans référentiel, un retard est une impression : chacun compare la situation présente à ce qu'il croit se rappeler d'un état antérieur, et les mémoires divergent exactement dans le sens des intérêts. Avec un référentiel, un retard est un écart mesurable entre deux documents datés. La différence n'est pas de rigueur intellectuelle : elle est de rapport de force. Une demande de délai adossée à un écart documenté se discute ; une demande de délai adossée à un ressenti se refuse.

La page 2.2 Phase de planification développe le référentiel et traite les trois pièges du calendrier français, qui retirent des jours à un planning sans qu'aucun logiciel ne les voie venir.

Phase 3, l'exécution : des livrables achevés et présentables

Se termine quand : les livrables sont achevés et prêts à être présentés. Ne se termine pas quand : l'installation tourne et que l'équipe est déjà repartie ailleurs.

Voici la ligne la plus coûteuse des quatre, et elle décrit une scène que tout le monde reconnaîtra. L'installation fonctionne. Les essais ont été faits, les opérateurs s'en servent, le client est content, il n'y a plus rien de technique à traiter. L'équipe part sur le chantier suivant parce qu'elle y est attendue depuis deux semaines. Personne ne déclare que l'exécution est finie : elle l'est, factuellement, et c'est précisément ce qui empêche de s'en occuper.

Le problème est qu'entre ça marche et c'est prêt à être présenté, il reste un travail qui n'a rien de technique et que personne n'aime faire. Les plans de recolement ne sont pas à jour. Les notices sont dans un classeur au bureau. Le compte rendu d'essai n'a jamais été rédigé parce que l'essai s'est bien passé. La liste des points restants existe dans la tête du chef d'équipe. Rien de cela n'empêche l'installation de fonctionner, et tout cela empêche de demander la réception dans de bonnes conditions.

Il y a un enchaînement mécanique à comprendre ici, et c'est la raison pour laquelle cette page insiste. Une exécution close sans dossier bloque la phase suivante, et la phase suivante est celle qui contient tout l'argent. Vous ne pouvez pas demander sérieusement à un client de recevoir un ouvrage quand vous n'êtes pas en mesure de lui remettre ce qui l'accompagne. Il ne refusera pas : il repoussera, ce qui est bien plus efficace et bien plus difficile à contester. Et pendant ce temps, votre équipe est ailleurs, les gens qui savent sont partis, et chaque pièce manquante devient trois fois plus chère à produire.

La sortie de la phase d'exécution est donc double : l'ouvrage, et le dossier qui permet de le présenter. Cette seconde partie se tient à jour au fil de l'eau plutôt qu'en fin de chantier — c'est le seul moment où elle coûte peu. Une règle simple y suffit : aucun essai ne se termine sans que quelqu'un ait écrit ce qui a été essayé et ce que cela a donné, le jour même, en cinq lignes.

La page 2.3 Phase d'exécution traite le sujet qui domine cette phase, celui des demandes qui arrivent en cours de route : comment distinguer ce que vous deviez déjà de ce qui s'ajoute, et pourquoi la distinction ne porte pas sur la difficulté du travail.

Phase 4, la clôture : la réception prononcée, datée, consignée

Se termine quand : la réception est prononcée, datée et consignée par écrit. Ne se termine pas quand : la dernière facture est partie et que le dossier est classé.

La seconde ligne décrit le réflexe le plus naturel du monde : pour la comptabilité, un chantier est fini quand il est facturé. C'est vrai du point de vue de la comptabilité et faux de tous les autres points de vue. La facture est un acte unilatéral : elle dit ce que vous pensez qu'on vous doit. La réception est un acte du client : elle dit ce qu'il accepte. Entre les deux il y a un monde, et ce monde se mesure en années de garantie. C'est aussi la phrase qu'on entend en fin d'exercice, et qui mérite une réponse franche : « le chantier est soldé, tu peux classer le dossier ? » — non, pas tant qu'on ne sait pas quelle date porte la réception, parce que c'est cette date-là, et non le classement, qui a mis en marche tout le reste.

L'article 1792-6 du Code civil donne la définition, et son premier alinéa mérite d'être lu mot à mot parce que chacun de ses membres de phrase servira quelque part dans ce guide :

« La réception est l'acte par lequel le maître de l'ouvrage déclare accepter l'ouvrage avec ou sans réserves. Elle intervient à la demande de la partie la plus diligente, soit à l'amiable, soit à défaut judiciairement. Elle est, en tout état de cause, prononcée contradictoirement. »

Quatre choses s'y lisent. C'est un acte de volonté et non un constat d'achèvement : un ouvrage terminé n'est pas un ouvrage reçu, et aucun degré de finition ne produit à lui seul la réception. Les réserves qualifient la réception sans la suspendre : une réception avec réserves est une réception, avec tous ses effets. La partie la plus diligente peut la demander, ce qui signifie que l'entrepreneur peut la provoquer et n'est pas condamné à attendre le bon vouloir de son client. Et la voie judiciaire figure dans le texte lui-même, ce qui n'est pas rien : le législateur a prévu le cas du client qui ne veut pas recevoir.

Ce que cet acte déclenche est considérable, et c'est pour cela qu'il ferme la dernière phase : il fait partir les délais des trois garanties légales, il purge les vices apparents que personne n'a réservés, il transfère les risques sur l'ouvrage et il rend le solde exigible. Quatre effets, le même jour, et pas un de moins. La page 2.4 Phase de clôture les reprend un par un : c'est la page pivot de toute cette édition, et si vous n'en lisez qu'une du chapitre, lisez celle-là.

Un mot sur le troisième terme de la ligne, consignée. Prononcer et dater ne suffit pas si la trace reste chez une seule des deux parties. Un procès-verbal signé par les deux, ou à défaut un écrit envoyé au client qui récapitule ce qui a été constaté et la date à laquelle cela l'a été, remplit la fonction. La loi n'impose d'ailleurs aucune forme, et il faut le dire nettement parce que l'inverse s'écrit partout : affirmer que la loi exige un procès-verbal est faux. Le procès-verbal n'est pas une condition de validité de la réception ; c'est le moyen de la prouver, et le support naturel des réserves. En pratique cela revient presque au même, mais pour une raison différente qu'il vaut mieux comprendre — parce que c'est cette même raison qui rend possible ce que traite la section suivante.

Une phase peut se terminer sans que vous l'ayez décidé

Voici le point où le droit français cesse d'être intuitif, et c'est le plus important de cette page.

Tout ce qui précède décrit des phases qu'on ferme volontairement, par un écrit qu'on produit. Mais la dernière phase, elle, peut se fermer toute seule, par le comportement des parties, sans qu'aucun papier n'existe. C'est ce qu'on appelle la réception tacite, et la jurisprudence l'admet depuis longtemps : la Cour de cassation l'a reconnue par un arrêt de sa troisième chambre civile du 16 juillet 1987, pourvoi n° 86-11.455.

Le cas typique est simple à décrire et se produit sur beaucoup de chantiers : le client prend possession de l'ouvrage et paie le solde. Il emménage, il met la ligne en production, il utilise le local — et il règle la dernière facture. La combinaison des deux fait présumer qu'il a entendu accepter l'ouvrage : c'est ce qu'a jugé la troisième chambre civile le 18 avril 2019, pourvoi n° 18-13.734, décision publiée au Bulletin. Personne n'a rien signé. La réception a pourtant eu lieu, et elle est datée du jour où ces faits se sont produits.

La scène ne ressemble jamais à une réception, et c'est bien le problème. Le client dit : « on regardera ça à la rentrée, de toute façon la ligne tourne », vous répondez que vous repasserez, et tout le monde est de bonne foi. Ce que personne ne formule à voix haute, c'est que la ligne tourne et que le solde a été payé — et que ces deux faits réunis ont peut-être déjà produit ce qu'aucun papier n'a produit.

Tirez-en la conséquence, qui est brutale et parfaitement contre-intuitive pour qui a appris son métier ailleurs : ne rien faire n'est pas neutre. L'entreprise qui laisse traîner, qui n'ose pas demander la réception parce que trois points restent en suspens, qui préfère attendre que la relation se détende, croit gagner du temps. Elle ne gagne rien : pendant qu'elle attend, les faits peuvent produire la réception à sa place. Et une réception produite par les faits a exactement les mêmes effets que l'autre — y compris la purge des vices apparents, qui s'opère alors sans que personne n'ait dressé la moindre liste. Ce qui n'a pas été réservé ne l'a pas été, faute d'occasion de le faire.

C'est l'inverse exact de l'Espagne, et c'est le genre de réflexe qu'on ne transpose surtout pas. Là-bas, le silence du client n'accepte rien : une entreprise espagnole qui n'obtient pas de signature n'a pas de réception, et son problème est de ne jamais faire partir ses délais. En France, le problème est symétrique et inverse : les délais peuvent partir sans vous. Une entreprise qui applique en France le réflexe appris là-bas — attendre le papier, considérer qu'en son absence rien ne s'est passé — se trompe deux fois. Elle laisse courir des délais qu'elle croit à l'arrêt, et elle laisse s'éteindre des réclamations qu'elle croit conservées.

Deux précisions maintenant, parce qu'une demi-vérité serait ici pire qu'un silence.

La réception tacite s'apprécie cas par cas. Ce n'est pas une mécanique automatique : c'est une construction jurisprudentielle, qui repose sur une volonté non équivoque d'accepter l'ouvrage, et cette volonté se déduit des circonstances. La prise de possession accompagnée du paiement intégral la fait présumer, mais une présomption se renverse : des protestations, des mises en demeure, une demande d'expertise en cours changent la lecture des mêmes faits. Autrement dit, personne ne peut vous dire à l'avance et avec certitude qu'une réception tacite est acquise à telle date. Ce qui se sait à l'avance, en revanche, c'est qu'un écrit tranche la question : l'écrit reste la seule voie sûre, et c'est la seule conclusion pratique à retenir de ce paragraphe.

Et il n'existe aucun délai automatique. Il faut être très net ici, parce que l'idée circule et qu'elle vient d'ailleurs : la réception fictive par simple écoulement du temps n'existe pas en marché privé français. Aucun texte ne dit que la réception serait acquise si le maître de l'ouvrage ne répond pas dans un certain nombre de jours. Aucun délai ne lui est imposé pour recevoir, et son silence, à lui seul, ne vaut rien. Si vous lisez quelque part qu'un client qui ne répond pas sous trente ou soixante jours est réputé avoir reçu, vous lisez une règle étrangère traduite. Le seul remède, face à un client qui ne veut pas recevoir, est la réception judiciaire ; la page 2.4 Phase de clôture lui consacre une section.

Les deux précisions ne se contredisent pas, même si elles peuvent en donner l'impression. Le silence, à lui seul, ne produit rien : c'est le comportement qui produit quelque chose. Un client qui ne répond pas à vos courriels et n'utilise pas l'ouvrage ne l'a pas reçu, et le temps qui passe n'y changera rien. Un client qui l'exploite et paie le solde l'a probablement reçu, quand bien même il ne répondrait à aucun courriel. Ce n'est pas la durée qui compte, ce sont les faits.

Une exception mérite d'être signalée pour éviter une confusion classique, et elle concerne les marchés publics. Dans un marché public qui vise expressément le cahier des clauses administratives générales applicable aux travaux, le silence de l'acheteur produit bien un effet : quand le maître d'ouvrage, alerté que la date des opérations préalables à la réception n'a pas été fixée, ne la fixe pas non plus dans les trente jours, la réception est réputée acquise à l'expiration de ce délai. Ce mécanisme relève du secteur public uniquement, et il ne joue que si le marché s'y réfère : un cahier des clauses générales ne s'applique jamais d'office. Ne le transposez pas à un chantier privé, où il n'a aucun équivalent.

Les quatre phases se recouvrent, et ce n'est pas un défaut

Il reste à désamorcer une lecture que ce genre de schéma encourage sans le vouloir : celle qui voit dans les quatre phases quatre blocs successifs, à parcourir dans l'ordre, sans retour possible.

Dans la vraie vie d'une PME, elles se recouvrent largement, et c'est très bien ainsi. On commande les composants à long délai pendant qu'on planifie encore, parce qu'attendre le gel du planning ferait perdre huit semaines. On continue de planifier pendant l'exécution, parce que la moitié des informations n'arrive qu'une fois sur place. On clôture par étapes quand le client met en service au fur et à mesure. Un chantier qui respecterait strictement l'ordre des quatre phases serait un chantier où l'on attend beaucoup, pour un résultat qui ne serait pas meilleur.

Ce qui compte n'est donc pas l'ordre : c'est le document qui ferme chacune. Vous pouvez très bien être en exécution sur une partie et en planification sur une autre, à condition de savoir, pour chaque partie, quel écrit a fermé quoi. Le recouvrement devient un problème le jour où il sert d'excuse à ne rien clore : on est encore un peu en planification est une phrase qui peut se dire pendant toute la durée d'un chantier, et qui se dit effectivement pendant toute la durée de certains.

Un point technique mérite une place ici, parce qu'il surprend et qu'il a des conséquences d'argent. On imagine volontiers qu'un lot terminé tôt commence à courir tôt, et qu'un lot terminé tard commence à courir tard. Ce n'est pas ainsi que fonctionne la réception en droit privé français : elle est unique et globale pour un même marché — la troisième chambre civile l'a jugé le 2 février 2017, pourvoi n° 14-19.279 — et il n'y a pas de réception partielle à l'intérieur d'un lot. Concrètement, un travail achevé en semaine 12 et un travail achevé en semaine 40 ont le même point de départ de garantie, sauf si le marché a expressément stipulé des tranches.

Le Code civil connaît bien un mécanisme de vérification par parties, à son article 1791, mais il est étroit : la vérification est censée faite pour toutes les parties payées, lorsque le maître paie l'entrepreneur en proportion de l'ouvrage fait. Hors de ce cas, une réception par tranches se stipule au contrat ; elle ne s'improvise pas en fin de chantier. Retenez-en la conséquence pratique : si votre chantier se livre réellement par étapes et que vous voulez que chaque étape ait son propre point de départ, cela s'écrit avant. Après, il est trop tard, et vous découvrirez que les garanties courent depuis la première mise en service et non depuis la dernière.

À quoi ça ressemble dans AB

Rien de ce qui précède n'exige un outil : quatre documents et de la discipline suffisent. Ce qu'un outil apporte, c'est que la question cette phase est-elle fermée ? cesse d'être une affaire d'opinion. Trois réglages y suffisent, et ils tiennent en une demi-heure.

Faites porter à chaque phase un jalon de sortie avec deux champs obligatoires, une date et un document. Tant que le second est vide, le jalon n'est pas atteint, même si toute l'équipe considère que la phase est finie. C'est la traduction, dans un outil, de la thèse de cette page. Le premier effet est désagréable et utile : on découvre en semaine six qu'aucune des phases déjà traversées n'a produit son document.

Créez une ligne date de réception dans la fiche du projet, dès le premier jour, et laissez-la vide. Une case vide dans une fiche de projet est un objet inconfortable, et c'est exactement ce qu'on cherche. Elle rappelle à chaque revue que la date la plus importante du dossier n'est pas encore connue, et elle prévient la situation la plus courante de toutes : s'apercevoir deux ans plus tard que personne ne sait dire quand les délais ont commencé à courir.

Enregistrez les faits qui pourraient valoir réception tacite, au moment où ils se produisent. La mise en service par le client, la remise des clés, l'occupation du local, le paiement du solde : quatre événements ordinaires, qu'il suffit de noter avec leur date. Cela prend une minute chacun et cela répond à l'avance à une question qui, autrement, se reconstitue à partir d'une chaîne de courriels dix-huit mois plus tard, dans de mauvaises conditions et sous la pression de quelqu'un qui a intérêt à une autre date que la vôtre.

Les termes de cette page

Phase

Une tranche du projet qui a sa propre sortie : on en sort par un document, pas par le temps qui passe. Développer

Périmètre

La frontière entre ce qui est livré et ce qui, expressément, ne fait pas partie de la fourniture. Développer

Référentiel

L'état daté du périmètre, du calendrier et du budget, gelé une fois : ce n'est pas le planning à jour. Développer

Livrable

Ce qui est remis et peut être constaté : un objet, un document, un état vérifiable — pas une activité. Développer

Jalon

Une date à laquelle quelque chose est vérifiablement terminé, pas une date à laquelle on a travaillé. Développer

Réception

L'acte par lequel le maître de l'ouvrage déclare accepter l'ouvrage, avec ou sans réserves (art. 1792-6). Développer

Réception tacite

Une réception qui résulte des faits — possession prise, prix payé — sans qu'aucun papier ait été signé. Développer

Réception judiciaire

Celle que le juge prononce quand le client refuse de recevoir un ouvrage en état de l'être. Développer

Réserves

Les défauts signalés au moment de la réception : elles la qualifient, elles ne la suspendent pas. Développer

Procès-verbal de réception

Le support des réserves et la preuve de la date : un moyen de preuve, jamais une condition de validité. Développer

Maître de l'ouvrage

Celui pour qui l'ouvrage est réalisé et qui le reçoit : votre client, dans le vocabulaire du Code civil. Développer

Marché public

Le régime applicable quand le client est une personne publique : d'autres règles, à ne jamais transposer au privé. Développer

Pour aller plus loin