7.2 المراجعة والتقييم | رقم وإجراء لا عبارة عامّة

الفصل السابع · 7.2 العودة إلى 7.0

الدرس لا يضيع لأن أحدًا نسيه

تُؤجَّل جلسة المراجعة (Retrospective) عادةً إلى «وقت أهدأ»، فتُعقَد بعد ثلاثة أشهر من التسليم أو لا تُعقَد أصلًا. والمشكلة ليست في النسيان بل في الغياب: الدرس يضيع لأن من يعرفه لم يعد موجودًا حين سُئل. التفاصيل التي تجعل الدرس قابلًا للاستعمال — من قال ماذا، ومتى، ولماذا بدا القرار صائبًا حينها — تعيش في رؤوس الناس لا في الملفّات، وهي أوّل ما يذهب حين يُوزَّع الفريق.

النافذة: الأسبوع الأول بعد الاستلام الابتدائي

التوقيت هو القرار الوحيد الذي يحدّد قيمة الجلسة كلّها، وكل ما عداه تفاصيل. اعقدها في الأسبوع الأول بعد الاستلام الابتدائي، حين يكون الجميع ما زال في المشروع وما زالت التواريخ والأرقام في متناول اليد. الانتظار إلى الاستلام النهائي خطأ شائع سببه منطقي في ظاهره — «لننتظر حتى ينتهي كل شيء» — ونتيجته أن تنتظر شهورًا يتفرّق فيها من تريد أن تسمع منهم.

والاعتراض المتوقّع أن الفريق مرهق بعد التسليم مباشرة وأن الجلسة ستكون سطحية. الردّ عملي: الجلسة بعد ثلاثة أشهر ليست أعمق، بل أقصر وأكثر عمومية، لأن من حضرها لا يتذكّر التفاصيل ومن يتذكّرها لم يحضر. أنت لا تفاضل بين جلسة سريعة وجلسة عميقة، بل بين جلسة فيها من يعرف وجلسة فيها من بقي.

تسعون دقيقة وأربعة أسئلة

لا تحتاج الجلسة إلى يوم كامل ولا إلى ميسّر محترف. تسعون دقيقة كافية، وستّون تكفي لمشروع صغير، وأربعة أسئلة تُطرَح بالترتيب نفسه في كل مرّة. الأول: ما الذي خطّطناه وحدث كما خُطّط؟ ابدأ بهذا لا بالأخطاء، لأنه يفتح الجلسة بشيء يمكن أن يُقال بلا كلفة اجتماعية، ولأن ما نجح يستحقّ أن يُعرَف سببه كما يستحقّ ما فشل.

والثاني: ما الذي لم يحدث كما خُطّط؟ وهنا تُطلَب الوقائع لا التفسيرات في هذه المرحلة. والثالث، وهو أثمن الأربعة: أيّ رقم فاجأنا؟ الأرقام تحمي الجلسة من الانطباعات، وهي في الغالب موجودة عندك بالفعل في سجلّاتك — مدد الاعتمادات، وعدد بنود قائمة الملاحظات، وعدد أوامر التغيير، والفرق بين التقدير والزمن الفعلي.

والرابع: ما الذي سنغيّره في المشروع القادم بالتحديد؟ اشترط في هذا السؤال أن يكون الجواب جملة يستطيع شخص أن ينفّذها بلا أن يسألك عن معناها. ولا تخرج من الجلسة بأكثر من خمسة أجوبة؛ خمسة تغييرات محدّدة تُنفَّذ خير من عشرين تُكتب ثم تُنسى.

الدرس يحتاج رقمًا وإجراءً

الفرق بين درس يُستعمل ودرس يُؤرشَف صياغة لا نيّة. «نحتاج تواصلًا أفضل مع الجهات الأخرى» جملة لا يعارضها أحد، ولهذا بالضبط لا يفعل بها أحد شيئًا؛ هي تصلح لأي مشروع، فلا تصلح لهذا المشروع. وحين تُقرأ بعد سنة لا تعطي قارئها أيّ شيء يستطيع تغييره في خطّته.

والصيغة المقابلة، وهي المكتوبة في الشكل أعلاه: «اعتماد الربط مع الجهة الخارجية استغرق واحدًا وأربعين يومًا وقد قدّرناه عشرة». هذا رقم. ثم يليه الإجراء: «في أي مشروع فيه ربط بجهة خارجية، يُقدَّر الاعتماد بستّة أسابيع، ويُقدَّم الطلب قبل بدء التطوير لا بعده». هذا شيء يستطيع من يخطّط المشروع القادم أن يضعه في جدوله في نفس اليوم الذي يقرأه فيه.

واجعل هذا شرط قبول للجلسة: لا يُسجَّل درس بلا رقم يسنده وإجراء يترتّب عليه. إن لم يوجد رقم فابحث عنه في سجلّاتك قبل أن تكتب، وإن لم يوجد إجراء فما لديك ملاحظة لا درس. هذا الشرط وحده يقلّل عدد الدروس ويضاعف قيمتها.

الجلسة في بيئة هرمية

ينبغي أن نقول هذا بصراحة بدل أن نتظاهر بأن المشكلة غير موجودة: في بيئة عمل هرمية، النقد العلني لقرار اتّخذه من هو أعلى منصبًا مكلف على من يقوله. ومن يجرّب ذلك مرّة ويدفع ثمنه لن يتكلّم في الجلسة القادمة، ولا في المشروع القادم. الجلسة التي تتحوّل إلى بحث عن مذنب لا تُفسِد نفسها فحسب، بل تُفسِد كل جلسة بعدها.

وعلاج هذا آليّات لا نوايا. الأولى أن تجمع المكتوب قبل الجلسة: أرسل الأسئلة الأربعة مسبقًا واطلب إجابات كتابية، ثم اعرضها مجمّعة بلا أسماء. المكتوب قبل الاجتماع أصدق من المنطوق فيه، ويضمن أن يُقال ما لا يُقال أمام الجميع. والثانية أن يتكلّم الأعلى منصبًا آخِر الحاضرين؛ إذا تكلّم أوّلًا صار كلامه هو الإطار الذي يجامله الباقون.

والثالثة، وهي أدقّها أثرًا، أن تُبدِّل السؤال. بدل «من أخطأ؟» اسأل: «ما الذي جعل هذا القرار يبدو صائبًا حينها؟» هذا السؤال ليس مجاملة، بل هو السؤال الأدقّ فعلًا، لأن القرار اتُّخذ بمعلومات ذلك اليوم لا بمعلومات اليوم. وإجابته تكشف المعلومة التي كانت ناقصة، وهي بالضبط ما تستطيع تغييره في المشروع القادم. والرابعة أن تنشر من الجلسة القرارات والآليّات فقط، لا نسبة الأخطاء إلى أشخاص؛ ما يُنشَر باسم شخص يُقرأ تقييمًا لأدائه، وما يُنشَر كآليّة يُقرأ تحسينًا للعمل.

قِس مقابل دراسة الجدوى

أكثر جلسات التقييم تقتصر على محورين: هل سلّمنا في الموعد، وهل بقينا داخل الميزانية. وهذان مهمّان لكنهما لا يجيبان عن السؤال الذي بُني عليه المشروع أصلًا. المشروع لم يُعتمَد لأن أحدًا أراد جدولًا منضبطًا، بل لأن دراسة الجدوى وعدت بمنفعة: توفير في وقت إجراء، أو خفض في الأخطاء، أو قدرة على خدمة عدد أكبر. قِس ذلك.

والصعوبة الحقيقية أن المنفعة لا تظهر يوم التسليم. النظام يحتاج شهورًا من التشغيل الفعلي قبل أن يُقاس أثره، والفريق الذي يستطيع القياس يكون قد تفرّق. ولهذا فالمخرَج المطلوب من جلسة التقييم ليس الرقم نفسه، بل موعد قياسه ومالكه: مراجعة بعد تسعين يومًا من بدء التشغيل مثلًا، باسم شخص محدّد وبمقياس متّفق عليه مكتوب اليوم لا حينها.

وبلا هذا الموعد المكتوب لا يعرف أحد أبدًا إن كان المشروع يستحقّ ما أُنفِق عليه. وهذه ليست مسألة أكاديمية: الراعي الذي لا يرى منفعة مُقاسة من مشروع سابق يقرأ طلبك القادم بعين أكثر تشدّدًا، وأنت لا تملك ما تردّ به.

أين تذهب الدروس

سجلّ الدروس المستفادة الذي لا يُفتَح وقت التخطيط أرشيف لا سجلّ، والكتابة فيه عمل تمثيلي. الاختبار الوحيد لنجاحه سؤال واحد: هل فُتِح هذا الملفّ في آخر جلسة تقدير أجراها أحد في المؤسّسة؟ إن كان الجواب لا، فالمشكلة ليست في جودة ما كُتب فيه بل في أنه غير مربوط بشيء.

والربط العملي أن يُصنَّف كل درس بالبند الذي يمسّه في التخطيط: تقدير مدّة، أو افتراض في النطاق، أو مخاطرة معروفة. ثم تُجعَل مراجعته خطوة إلزامية في قائمة فحص التخطيط، بحيث لا يُعتمَد جدول جديد فيه ربط بجهة خارجية قبل أن يُقرأ ما كُتب عن مدد الاعتمادات في المشاريع السابقة.

وإن كان في مؤسّستك مكتب إدارة مشاريع، فهذا هو موضع دوره الحقيقي: لا جمع التقارير، بل ضمان أن ما تعلّمه مشروع يصل إلى تقديرات المشروع التالي. وإن لم يكن، فاجعلها عادتك أنت: قبل أن تعتمد أي خطّ أساس جديد، افتح دروس آخر مشروعين وابحث فيهما عن رقم يخصّ ما أنت مقدم عليه.

كيف يبدو هذا في AB

في AB Projects تُكتب الدروس في مقالات ويكي مرتبطة بالمشروع، لا في ملفّ يُرسَل بالبريد. والقيمة في الربط: الدرس المرتبط بمهمّة تقدير يظهر لمن يفتح مهمّة مشابهة في مشروع لاحق، فيُقرأ في اللحظة التي ينفع فيها بدل أن يُبحَث عنه.

ومقارنة التقدير بالزمن الفعلي متاحة من بيانات المهامّ نفسها بلا جمع يدوي، وهي مصدر السؤال الثالث في الجلسة. افتحها قبل الاجتماع ورتّب البنود بحسب حجم الفارق؛ أوّل خمسة بنود في هذه القائمة هي أجندة جلستك جاهزة.

مصطلحات وردت في هذه الصفحة

الدروس المستفادة

ما تعلّمه الفريق مكتوبًا برقم وإجراء، ومربوطًا ببند يُفتَح وقت التخطيط. التفاصيل

الاستلام الابتدائي

المحضر الذي يبدأ عنده التشغيل. الأسبوع الذي يليه هو نافذة جلسة المراجعة. التفاصيل

التقدير

الحكم المسبق على المدّة أو الكلفة. مقارنته بالفعلي أخصب مصادر الدروس. التفاصيل

دراسة الجدوى

المبرّر الذي اعتُمد المشروع من أجله. هي المرجع الحقيقي للتقييم لا الجدول وحده. التفاصيل

خطّ الأساس

النسخة المعتمدة من الخطّة. لا يُعتمَد جديدٌ منه قبل قراءة دروس ما سبق. التفاصيل

الراعي

صاحب القرار الذي اعتمد المشروع، والجهة التي تُعرَض عليها المنفعة المُقاسة. التفاصيل

مكتب إدارة المشاريع

الجهة التي يُفترض أن توصل درس مشروع إلى تقديرات المشروع التالي. التفاصيل

اقرأ أيضًا