2.2 Phase de planification | Le référentiel et le calendrier français

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2.2 Phase de planification — le référentiel et le calendrier français

Planifier, c'est produire une chose datée contre laquelle on pourra mesurer les écarts. Le reste est de la mise en page. Cette formulation a l'air brutale envers un travail réel, et elle est pourtant la seule qui explique pourquoi tant de plannings soignés ne servent à rien : ils décrivent l'avenir sans jamais devenir un point de comparaison. Cette page traite donc deux choses. D'abord le référentiel, seule sortie de la phase qui serve à quelque chose. Ensuite trois pièges du calendrier français qu'aucun logiciel ne voit tout seul, parce qu'ils ne viennent pas du projet : ils viennent d'un accord d'entreprise, d'une colonne mal lue, et d'un contrat de travail.

Planifier, c'est produire une chose datée

Il faut commencer par dire ce que la planification n'est pas, parce que le malentendu est installé et qu'il coûte des semaines.

Ce n'est pas prévoir l'avenir. Personne n'y arrive, et les projets où l'on y arrive sont ceux qu'on a déjà faits dix fois, c'est-à-dire ceux qui ne sont pas des projets. Ce n'est pas non plus produire un beau document : un diagramme à barres avec des couleurs et des jalons en losange est une représentation, pas un engagement. Et ce n'est certainement pas remplir un logiciel, exercice au terme duquel on obtient un objet très détaillé dont personne ne sait dire s'il est réaliste.

Planifier, c'est produire une chose datée, arrêtée à un instant précis, contre laquelle on pourra dire six mois plus tard : voilà ce que nous avions prévu, voilà où nous en sommes, et voilà l'écart. Tant que cette chose n'existe pas, il n'y a pas de planification : il y a une intention.

La différence se voit à un signe très concret. Demandez-vous ce qui se passerait si le client demandait aujourd'hui un délai supplémentaire de trois semaines pour libérer un local. Si vous pouvez répondre en montrant un document qui dit que le local devait être libre le 12 juin, que la ligne suivante démarrait le 15, et que trois semaines de décalage déplacent la mise en service du 8 septembre au 29, alors vous avez planifié. Si vous devez répondre que ça va être compliqué, vous avez fait un planning et pas une planification.

Le référentiel : ce que c'est, et à quoi ça sert

Le mot fait technique et l'objet est simple. Un référentiel est un état daté du périmètre, du calendrier et du budget, arrêté une fois et conservé tel quel. Trois listes, une date, et la décision de ne plus y toucher.

Ce que c'est. Le périmètre y figure sous ses deux faces, ce qui est compris et ce qui ne l'est pas. Le calendrier y figure avec ses jalons engageants — pas toutes les tâches, seulement les dates auxquelles quelque chose est vérifiablement fini. Le budget y figure avec ses grandes masses et ses hypothèses : tant de jours d'atelier, tant de jours de mise en service, tant de fournitures. Une page ou deux suffisent ; ce n'est pas la finesse qui fait la valeur de l'objet, c'est sa date.

À quoi ça sert. À une seule chose, et elle est décisive : pouvoir répondre, six mois plus tard, à la question par rapport à quoi ? Sans référentiel, un retard est une impression, et les impressions divergent exactement dans le sens des intérêts de chacun. Avec un référentiel, un retard est un écart mesurable entre deux documents datés. Une demande de délai adossée à un écart documenté se discute ; une demande de délai adossée à un ressenti se refuse, et elle se refuse d'autant plus facilement que celui qui la reçoit n'a rien à examiner.

Voici maintenant le point qui surprend tout le monde et qu'il faut énoncer clairement : le référentiel n'est pas le planning à jour. C'est celui d'avant.

La confusion est presque universelle, parce qu'elle est encouragée par les outils : on ouvre le planning, on déplace les barres qui ont bougé, on enregistre, et l'on croit avoir tenu son référentiel à jour. On vient en réalité de le détruire. Un point de comparaison qui suit les mises à jour ne compare plus rien : il donne à chaque instant un projet à l'heure, ce qui est exactement l'inverse du service attendu.

La pratique correcte est de tenir deux documents. Le planning vivant, qui bouge toutes les semaines, sert à travailler : c'est lui qu'on regarde pour savoir qui fait quoi lundi. Le référentiel, qui ne bouge pas, sert à mesurer. Quand un événement majeur justifie de le refaire — une modification importante acceptée, un décalage imposé par le client, une révision de périmètre —, on ne le corrige pas : on en pose un nouveau, daté, en conservant le précédent. Une pile de trois référentiels successifs raconte l'histoire du projet mieux que n'importe quel rapport, et elle la raconte avec des dates.

Un mot sur ce qui entre dans le calendrier de référence, parce que c'est là que la suite de cette page devient utile. Un jalon n'a de valeur que s'il désigne un état vérifiable : local libéré et hors d'eau, essais à vide effectués, formation réalisée. Un jalon qui désigne une activité — démarrage du montage — ne se vérifie pas et ne sert à rien. Et une date de jalon n'a de valeur que si elle est calculée sur un calendrier réel, ce qui suppose de savoir combien de jours ouvrés votre entreprise et celle de votre client comptent réellement entre deux dates. C'est précisément ce qu'on croit savoir et qu'on ne sait pas.

Premier piège : les jours fériés

La loi énumère onze jours fériés. C'est le chiffre que tout le monde connaît, et c'est là que s'arrête ce que tout le monde connaît, parce que la conséquence pratique n'est pas celle qu'on imagine.

Un seul de ces onze jours est chômé de droit : le 1^er mai. Les dix autres ne sont pas chômés par l'effet de la loi. Ce sont les jours fériés que la loi désigne, mais leur chômage résulte d'un accord d'entreprise ou d'établissement, à défaut de branche. Autrement dit : pour savoir si l'on travaille le 11 novembre chez votre client, il ne faut pas regarder un calendrier, il faut regarder son accord.

Prenez la mesure de ce que cela change sur un chantier. Vous êtes une entreprise de montage, vous intervenez chez un industriel, et vous faites travailler deux sous-traitants. Cela fait quatre employeurs sur le même site, donc potentiellement quatre calendriers. Votre atelier peut chômer le lundi de Pentecôte quand votre client travaille, et l'inverse. Ce n'est pas une hypothèse d'école : c'est une situation courante, et elle explique une partie des journées où l'on découvre qu'on ne peut pas intervenir. Elle se découvre d'ailleurs presque toujours de la même façon, la veille : « tu savais qu'ils bossent le 11 novembre, eux ? » — et la question n'est jamais posée en janvier, quand elle aurait servi à quelque chose.

Il faut y ajouter trois complications, toutes réelles.

L'Alsace-Moselle a son propre régime. Les départements du Haut-Rhin, du Bas-Rhin et de la Moselle relèvent d'une liste autonome de jours chômés — le texte emploie ce mot, et c'est important : ce sont des jours chômés de droit, pas seulement des jours fériés. Cette liste comporte des entrées que le reste du pays ne connaît pas, dont le second jour de Noël. Et l'une d'elles, le Vendredi saint, ne s'applique que dans les communes possédant un temple protestant ou une église mixte. Le régime est donc communal : un chantier peut être à l'arrêt et celui d'à côté non, dans le même département. Aucun logiciel de planning ne connaît cette règle.

Chaque département et région d'outre-mer a en outre un jour férié de commémoration qui ne figure pas dans la liste des onze. Si votre projet a une antenne ultramarine, son calendrier n'est pas celui de la métropole.

Et il existe une journée travaillée en plus. La journée de solidarité est une journée supplémentaire de travail non rémunérée, dans la limite de sept heures, dont la date est fixée par accord et, à défaut, par l'employeur. Ce n'est plus le lundi de Pentecôte depuis 2008, contrairement à ce que tout le monde continue de dire. Là encore, deux entreprises du même chantier peuvent l'avoir placée à deux dates différentes.

D'où la formule à retenir, et elle est plus qu'un bon mot : le calendrier se lit sur l'accord, pas sur un almanach. C'est un trait proprement français, et il vaut d'être signalé parce qu'il n'a pas d'équivalent : en Allemagne le calendrier des jours chômés dépend du Land, en Espagne de la communauté autonome et de la commune. La France est le seul des trois pays traités par cette série où il dépend aussi de l'employeur. C'est pour cela qu'on ne peut pas reprendre le calendrier d'un projet allemand ou espagnol en changeant les dates : la règle elle-même n'est pas la même.

Une dernière remarque, presque triviale et qui sauve des jalons. Les ponts de mai concentrent, sur cinq semaines, plusieurs fériés susceptibles d'être chômés et de nombreuses journées de récupération. Une même période peut ainsi perdre l'équivalent de plus d'une semaine et demie de jours ouvrés. Ne placez pas un jalon contractuel entre la fin avril et le début juin sans avoir ouvert le calendrier de l'année et l'accord de l'entreprise concernée — le vôtre et celui du client.

Deuxième piège : les congés payés

Le deuxième piège tient dans un seul mot, et ce mot décide de tout : ouvrables.

Le plancher légal français de congés payés est de deux jours et demi ouvrables par mois de travail effectif, dans la limite de trente jours ouvrables. Voilà le texte. Voici maintenant la conversion, qu'il faut écrire au tableau une fois pour toutes :

Trente jours ouvrables égalent vingt-cinq jours ouvrés, soit cinq semaines.

Les jours ouvrables comptent environ six jours par semaine : c'est l'unité des congés. Les jours ouvrés en comptent cinq : c'est l'unité des plannings. Les deux mots se ressemblent, ils ne désignent pas la même chose, et l'écart entre eux est d'un cinquième.

Ce qui arrive quand on se trompe de colonne est simple à décrire et pénible à corriger. Une entreprise qui accorde trente jours en croyant reprendre le minimum légal, mais qui les décompte en jours ouvrés, accorde en réalité six semaines. C'est vingt pour cent de plus que la loi, sans que personne l'ait décidé. Du côté du planning, l'erreur symétrique fait disparaître une semaine entière par personne et par an : vous avez compté cinq semaines d'absence là où il y en aura six, et cette semaine manquante réapparaîtra toujours au pire moment, parce que les congés se prennent en été et que l'été est souvent le moment où l'on rattrape.

La règle d'écriture qui découle de tout cela est courte : ne présentez jamais le plancher légal comme trente jours de congés sans préciser lesquels. Écrivez les trois formes ensemble — trente ouvrables, vingt-cinq ouvrés, cinq semaines — et la moitié des malentendus disparaît. Le test se fait en une question, posée à qui tient le tableau des absences : « tes trente jours, c'est cinq semaines ou six ? » Si l'hésitation dure plus de deux secondes, le planning de l'été est faux.

Deux compléments récents méritent une place, parce qu'ils changent des hypothèses de planning que beaucoup tiennent encore pour acquises. D'abord, un salarié en arrêt maladie acquiert désormais des congés : la loi du 22 avril 2024 ouvre ce droit pour les arrêts d'origine non professionnelle, à un rythme et dans une limite inférieurs à ceux du droit commun, tandis que l'accident du travail et la maladie professionnelle restent au régime général. Ensuite, les congés qu'une maladie a empêché de prendre ne sont pas perdus : ils bénéficient d'une période de report, dont le compteur ne démarre qu'à la date où le salarié reçoit de son employeur, après sa reprise, l'information sur le nombre de jours dont il dispose et la date limite pour les poser. C'est la disposition la plus dangereuse du lot, et elle est purement administrative : tant que l'information n'est pas délivrée, le délai de report ne court pas. Un employeur qui l'oublie n'obtient jamais la péremption des congés, et se retrouve un jour avec un stock qu'il n'avait pas prévu au planning.

Il faut ajouter, pour être complet, que trois unités de temps coexistent dans un planning français et qu'aucune n'est interchangeable. Les jours calendaires servent aux délais contractuels et aux pénalités. Les jours ouvrables servent aux congés. Les jours ouvrés servent au planning. Une clause qui parle de trente jours sans dire lesquels est une clause qu'il faut faire préciser avant signature, parce que l'écart entre les trois lectures est de plusieurs semaines sur un chantier de six mois.

Un dernier mot sur le mois d'août, qui n'est pas une règle de droit mais une réalité de planning. La fermeture estivale est une pratique très répandue dans l'industrie et le bâtiment français, et elle ne se limite pas à votre entreprise : elle touche aussi vos fournisseurs, vos sous-traitants et le service qui doit vous donner accès au site. Un jalon posé fin août suppose donc que trois organisations distinctes aient repris leur activité. Aucun chiffre sérieux ne circule sur l'ampleur exacte de cette pratique, et il n'y en aura pas ici : la bonne méthode n'est pas de partir d'une statistique, c'est de demander à chacun de vos interlocuteurs ses dates de fermeture, par écrit, au moment où vous posez le référentiel.

Une note enfin sur la convention collective. Tout ce qui précède décrit le Code du travail, c'est-à-dire un plancher. Une convention peut être plus favorable — jours d'ancienneté, congés supplémentaires, régime propre au bâtiment ou aux travaux publics —, jamais moins. Le chiffre qui compte pour votre planning est donc celui de votre convention, pas celui du Code.

Troisième piège : le forfait jours

Le troisième piège concerne la façon de compter les gens, et il vise plus particulièrement les cadres — c'est-à-dire, dans une PME, à peu près tous ceux dont vous avez besoin.

Un salarié en forfait annuel en jours ne compte pas ses heures. Son temps de travail se décompte en jours travaillés sur l'année, dans la limite d'un plafond de 218 jours. Il n'a pas d'horaire de référence, et le suivi de son activité ne se fait pas en heures.

Deux conséquences en découlent pour un planning, et elles vont dans le même sens.

La première est que les jours de repos tombent quand la personne les pose, et non selon un rythme régulier. Une ligne de planning qui suppose une disponibilité lissée sur l'année ne décrit donc pas la réalité : la personne sera là quatre jours cette semaine-ci, cinq la suivante, trois celle d'après, et elle aura parfaitement le droit d'organiser ses jours ainsi. Disponible à plein temps ne veut pas dire disponible chaque semaine.

La seconde est plus profonde : le pourcentage d'affectation n'a aucune base vérifiable. Dire qu'un salarié au forfait jours est affecté à 30 % au projet ne veut rien dire, parce qu'il n'existe aucun dénominateur horaire auquel rapporter ce chiffre. En revanche, dire que soixante de ses jours passeront sur le projet, sur les 218, veut dire quelque chose : cela se contrôle, cela se compare, cela se négocie avec le chef de service qui vous le prête, et cela s'inscrit dans un référentiel.

C'est la seule bonne raison, en France, de planifier en jours-personne plutôt qu'en pourcentages d'affectation. Elle n'est pas méthodologique, elle est juridique : la donnée qui rendrait le pourcentage vérifiable n'existe pas.

La conversation change d'ailleurs complètement selon l'unité employée. « Tu peux prendre Marc à 30 % », répond un chef de service ; et personne ne saura jamais si l'engagement a été tenu, puisqu'il n'y a rien à compter. « J'ai besoin de soixante jours de Marc entre mars et septembre, sur ses 218 » appelle une réponse d'une autre nature — un oui, un non, ou un chiffre plus bas. Les trois sont utilisables ; le pourcentage, non.

Deux idées reçues à écarter au passage, parce qu'elles brouillent la lecture d'un planning français. La durée légale de trente-cinq heures n'est ni un maximum ni un horaire obligatoire : c'est le seuil de déclenchement des heures supplémentaires, et une entreprise organisée à trente-neuf heures est parfaitement en règle. Et les journées de réduction du temps de travail ne sont pas un droit légal : aucun texte n'en crée le droit, elles résultent d'un accord d'aménagement du temps de travail. D'une entreprise à l'autre du même chantier, elles peuvent donc exister, ne pas exister, ou suivre des règles différentes.

Ce qu'aucune norme française ne dira à votre place

Reste une question que tout le monde finit par poser en phase de planification : que doit contenir le dossier du projet ? La réponse française est nette et déconcertante.

Il n'existe aucune norme française qui fixe ce que doit contenir le dossier d'un projet. Ni pour un projet technique, ni pour un projet industriel, ni pour un déploiement. Aucune. Ce que le vôtre doit comporter, c'est votre contrat qui le dit, ou personne.

Le contraste avec l'Espagne mérite une phrase, parce qu'il éclaire l'erreur à ne pas commettre : l'Espagne dispose d'une norme de structure documentaire qui décrit ce que contient un dossier de projet, et le risque y est de la prendre pour une méthode ; en France, le risque est exactement inverse, c'est de croire qu'un standard documentaire existe alors que le seul document opposable est celui que le contrat a nommé.

Ce point a un corollaire directement opérationnel, et c'est peut-être le réflexe le plus rentable de cette page. Un cahier des clauses administratives générales ne s'applique jamais d'office : il s'applique s'il est cité parmi les pièces contractuelles du marché. En marché privé de bâtiment, le cahier type existe : c'est la norme NF P03-001, dont l'intitulé exact est « Marchés privés — Cahiers types — Cahier des clauses administratives générales applicable aux travaux de bâtiment faisant l'objet de marchés privés », dans sa version d'octobre 2017, qui a remplacé celles de décembre 2000 et de novembre 2009. Mais son application est volontaire : elle est subordonnée à sa citation parmi les pièces contractuelles énumérées au marché. Et même citée, le cahier des clauses administratives particulières peut y déroger, puisqu'on est en droit contractuel.

La question à se poser sur chaque marché privé tient donc en une ligne : la norme est-elle citée dans la liste des pièces contractuelles ? Si oui, vous avez une procédure de réception, de décompte et de délais. Si non, vous n'avez que le Code civil, c'est-à-dire une définition de la réception et rien sur la manière de l'obtenir. Deux marchés du même montant, sur le même type de travaux, peuvent ainsi vivre sous deux régimes complètement différents — et la seule différence tient à une ligne dans une énumération que personne ne lit. Le même principe vaut en marché public, où un cahier des clauses administratives générales ne s'applique lui non plus que si le marché s'y réfère expressément.

Un mot enfin sur les normes de management de projet, parce qu'on les invoque souvent à ce stade et qu'on les invoque mal. La définition française canonique du projet que reprennent des centaines de supports de cours vient de la norme X50-105 : elle est annulée, et la citer au présent est une erreur facile à éviter. Quant aux deux textes internationaux en vigueur, ils ont échangé leurs rôles en 2021 : NF ISO 21500, d'août 2021, porte désormais le contexte et les concepts, tandis que les recommandations sur le management de projets sont passées dans NF ISO 21502, de juin 2021. Elles sont complémentaires et non alternatives. Aucune des deux, en tout état de cause, ne dit ce que doit contenir votre dossier.

Quand traiter les trois pièges

Les trois pièges ont le même effet : ils retirent des jours à un planning qui les croyait acquis, et ils le font toujours plus tard qu'on ne le pense — au moment où la marge a déjà été consommée par autre chose.

Ils se traitent donc au moment où vous posez le référentiel, en une demi-journée de travail qui consiste à poser trois questions et à écrire les réponses. Quel est le calendrier des jours chômés, chez nous et chez le client, pour l'année du chantier ? Combien de jours de congés faut-il retirer, exprimés en jours ouvrés, pour chaque personne engagée ? Qui, dans l'équipe, est au forfait jours, et combien de jours peut-on réellement obtenir de lui ?

Traitées à ce moment-là, ces trois questions produisent un calendrier qui tient. Traitées après, elles ne produisent plus rien du tout : elles deviennent des retards, et un retard s'explique au lieu de se prévoir. La différence de coût entre les deux situations est la meilleure justification qu'on puisse donner à l'existence même d'une phase de planification.

À quoi ça ressemble dans AB

Trois réglages traduisent cette page dans un outil.

Figez le référentiel comme un objet distinct du planning vivant. Une copie datée, en lecture seule, rangée à un endroit où personne ne la modifie. Si l'outil ne le permet pas nativement, un document exporté et daté fait le travail : ce qui compte n'est pas le mécanisme, c'est qu'il existe deux objets et qu'on ne les confonde pas. Quand un événement justifie un nouveau référentiel, on en pose un second en gardant le premier.

Paramétrez le calendrier de travail avant de saisir la moindre tâche. Jours chômés de votre entreprise, journée de solidarité, et — si votre outil le permet — un second calendrier pour le client quand il diffère. C'est un quart d'heure au démarrage, et c'est ce qui empêche un enchaînement de dates de se décaler silencieusement de trois jours au premier pont de mai.

Estimez en jours-personne, jamais en pourcentages d'affectation. Pour chaque personne engagée, une estimation en jours et un compteur de jours consommés. C'est la seule unité qui se vérifie, la seule qui se discute avec un chef de service, et la seule qui ait un sens pour un salarié au forfait jours. Les pourcentages donnent des tableaux plus élégants et des conversations plus creuses.

Les termes de cette page

Référentiel

L'état daté du périmètre, du calendrier et du budget, gelé une fois : ce n'est pas le planning à jour. Développer

Périmètre

La frontière entre ce qui est livré et ce qui, expressément, ne fait pas partie de la fourniture. Développer

Structure de découpage du projet

Le découpage du périmètre en lots et en tâches (Work Breakdown Structure) : la base d'une estimation défendable. Développer

Jalon

Une date à laquelle quelque chose est vérifiablement terminé, pas une date à laquelle on a travaillé. Développer

Chemin critique

La suite de tâches dont tout retard décale la fin : ce qu'il faut protéger en priorité. Développer

Dépendance

Le lien qui fait qu'une tâche ne peut pas commencer avant qu'une autre soit finie. Développer

Estimation

Une prévision de charge assortie de ses hypothèses : sans les hypothèses, ce n'est pas une estimation. Développer

Jours fériés

Onze jours désignés par la loi, dont un seul est chômé de droit ; les autres dépendent d'un accord. Développer

Jours ouvrés

L'unité des plannings, environ cinq par semaine — à ne pas confondre avec les jours ouvrables. Développer

Congés payés

Trente jours ouvrables au plancher légal : vingt-cinq jours ouvrés, soit cinq semaines. Développer

Forfait annuel en jours

Un décompte en jours et non en heures, plafonné à 218 : d'où la planification en jours-personne. Développer

Convention collective

Le texte de branche qui peut améliorer le plancher du Code du travail, jamais l'abaisser. Développer

Pour aller plus loin