2.0 El ciclo de vida del proyecto | Cuatro fases, cuatro papeles

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2.0 El ciclo de vida del proyecto — cuatro fases, cuatro papeles, y sólo uno lo impone la ley

Todo el mundo sabe recitar las cuatro fases de un proyecto: inicio, planificación, ejecución y cierre. Se aprenden en veinte minutos y no sirven de nada mientras sigan siendo cuatro palabras. Lo que las convierte en una herramienta de trabajo es una idea sencilla y bastante incómoda: una fase no termina en una fecha del calendario, termina cuando alguien firma algo. Y aquí llega el giro español, que es el que sostiene el resto de este capítulo: de los cuatro papeles que cierran las cuatro fases, sólo uno lo impone la ley —el acta de recepción del art. 6 de la LOE, y sólo si su obra es edificación—. Los otros tres existen si su contrato los crea. Si no los crea, sus fases se cierran por cansancio.

La tesis: una fase termina cuando alguien firma algo

Empecemos por lo que no funciona. En la mayoría de las pymes industriales y de construcción, las fases de un proyecto están dibujadas en un diagrama de barras y terminan el día que dice el diagrama. El 15 de marzo acaba la planificación, el 30 de septiembre acaba la ejecución. Nadie firma nada, nadie decide nada, y la fase «termina» porque la barra se acabó. Después, en octubre, alguien pregunta si el alcance incluía la formación del personal de mantenimiento, y resulta que ese punto se quedó abierto en febrero, atravesó toda la ejecución sin que nadie lo cerrara y ahora cuesta cuatro mil euros y una discusión con el cliente.

La alternativa cabe en una frase: una fase termina cuando existe un documento que dice que ha terminado y alguien con facultad para hacerlo lo ha firmado. No hace falta que el documento sea solemne. Un correo de quince líneas con el asunto «Cierre de la fase de planificación — alcance y calendario aprobados» y una respuesta de conformidad del cliente cumple perfectamente. Lo que no cumple es una reunión, una llamada, o una barra que se acabó.

Por qué insistir tanto en esto. Por tres razones muy concretas, y ninguna es teórica.

Primera: sin cierre firmado no hay línea de comparación. Si no existe un momento en que el alcance quedó fijado por escrito, tampoco existe la posibilidad de demostrar que después cambió. Y sin cambio demostrable no hay modificado que cobrar. Este es el mecanismo económico completo, y se desarrolla en 2.2 Fase de planificación: la línea base no sirve para prometer, sirve para poder demostrar una desviación posterior.

Segunda: los documentos de cierre son los que sobreviven a las personas. Un proyecto industrial de dieciocho meses cambia de jefe de obra, de responsable de compras y a veces de interlocutor en el cliente. Lo que queda cuando la gente se va es el expediente. Si el expediente sólo contiene planos y albaranes, las decisiones se han perdido y habrá que volver a tomarlas —con menos información y con más prisa—.

Tercera: en el momento de cobrar, el papel es lo único que se mira. Cuando la discusión escala, nadie pregunta qué se dijo en la reunión de julio. Se piden documentos, se ordenan por fecha y se lee lo que dicen. Un proyecto bien llevado y mal documentado se comporta exactamente igual que un proyecto mal llevado.

Conviene, además, quitarle solemnidad al asunto. Las fases no son una metodología. Son una forma de ordenar el tiempo para que las decisiones caigan antes de que sean caras. Las normas internacionales que existen sobre esto —la UNE-ISO 21500:2022, que fija contexto y vocabulario, y la UNE-ISO 21502:2022, que da directrices de práctica— son complementarias entre sí y describen esta forma de trabajar sin imponerla. No son obligatorias, no certifican a una empresa y, dicho sea de paso, están de pago y no aportan nada que no pueda usted montar con un correo bien escrito y una carpeta ordenada.

Las cuatro fases, con lo que las cierra y con lo que no las cierra

Vamos con las cuatro, y en cada una la pregunta útil no es «qué se hace aquí» —eso ya lo sabe— sino «cómo sé que ha terminado». La respuesta se da en dos mitades: la que la cierra y la que parece cerrarla y no la cierra.

1 · Inicio. Termina cuando hay un encargo aceptado y una forma de contrato decidida. Es decir: existe un documento que dice qué se ha pedido, y existe una decisión sobre si lo que se ha firmado es un contrato de obra o un arrendamiento de servicios, con las consecuencias que eso tiene sobre el alcance, el cobro y el riesgo. No termina cuando alguien dice en una reunión que el proyecto «ya está en marcha». Esa frase es el certificado de defunción de la fase de inicio: significa que se ha empezado a ejecutar sin haber cerrado nada, y que las preguntas incómodas van a aparecer en el mes cuatro en vez de en el mes uno.

2 · Planificación. Termina cuando hay un alcance firmado y una línea base congelada. Congelada quiere decir con fecha, con versión y con la aprobación de alguien que puede aprobarla. No termina cuando el diagrama de barras queda bonito y se manda por correo a quince personas. Un diagrama distribuido no es un diagrama aprobado; es un diagrama que quince personas han archivado sin leer. La diferencia se nota el día que hay que demostrar que el plazo original era otro.

3 · Ejecución. Termina cuando están todos los entregables y se notifica por escrito el fin. La notificación escrita no es un formalismo administrativo: en edificación es el hecho que pone en marcha el plazo de treinta días del art. 6.4 LOE, y fuera de la edificación es lo único que convierte «hemos acabado» en un hecho con fecha. No termina cuando la instalación arranca por primera vez y todo el mundo respira aliviado. El primer arranque es una alegría técnica, no un hito contractual. Entre el primer arranque y la terminación real suele haber entre tres semanas y tres meses de ajustes, y esas semanas son las que se comen el margen si nadie las ha previsto.

4 · Cierre. Termina cuando se agota el plazo de garantía, no el día de la recepción. No termina cuando el equipo se reparte entre otros proyectos y usted deja de mirar el expediente. Esta es la fase peor entendida de las cuatro y por eso tiene página propia. Basta con retener por ahora que la recepción abre el cierre, no lo termina.

El diagrama siguiente pone las cuatro juntas, cada una con sus dos mitades, y añade abajo el detalle español que cambia cómo hay que leer todo el esquema. Léalo de izquierda a derecha y fíjese sobre todo en la línea «No termina cuando» de cada tarjeta.

Los cuatro papeles: uno lo impone la ley, tres los tiene que crear su contrato

Aquí es donde una guía española tiene que separarse de los manuales traducidos. En casi toda la literatura de gestión de proyectos se da por supuesto que cada fase termina con un documento formal, y se habla de esos documentos como si fueran instituciones. En España, tres de los cuatro no son instituciones: son costumbres, y sólo existen si alguien las escribe en un contrato.

El papel del inicio. Los manuales lo llaman acta de constitución o project charter. En derecho español no existe tal cosa. Ningún artículo obliga a levantar un documento de arranque, ningún plazo lo regula y ninguna consecuencia se sigue de no tenerlo — salvo la consecuencia práctica, que es que nadie sabe qué se pidió. Lo que sí existe es el contrato, y por eso en esta guía el cierre del inicio no es un charter ceremonial sino algo más útil: el encargo aceptado por escrito y la forma contractual decidida.

El papel de la planificación. Los manuales lo llaman aprobación del plan de proyecto. Tampoco existe como figura legal fuera de la contratación pública. En un contrato privado, la línea base es un acuerdo entre las partes que vale exactamente lo que valga el documento que la recoge y la firma que lo acompaña. Si su cliente nunca aprueba formalmente el calendario, usted no tiene línea base, tiene una intención.

El papel de la ejecución. La notificación escrita de terminación. Aquí hay un matiz importante, y es la única de las tres costumbres que en un caso concreto sí tiene apoyo legal: en edificación, el art. 6.4 LOE hace que el plazo de treinta días para recibir se cuente a partir de la notificación efectuada por escrito al promotor. Fuera de la edificación, esa notificación no tiene efecto legal por sí sola, pero sigue siendo la mejor idea disponible, porque es la que fija la fecha.

El papel del cierre. Y aquí sí. El acta de recepción del art. 6 LOE es el único documento de cierre de fase que la ley española impone, con contenido tasado —partes, fecha del certificado final, coste final de la ejecución material, la declaración de recepción con las reservas expresadas objetivamente y el plazo para subsanarlas, y las garantías exigibles (art. 6.2)— y con un mecanismo de silencio: salvo pacto expreso en contrario, la recepción se entiende tácitamente producida si transcurridos treinta días desde la notificación escrita el promotor no ha manifestado reservas o rechazo motivado por escrito (art. 6.4). Y esto sólo aplica si su obra es edificación.

Fuera de la edificación no hay nada equivalente. El Código Civil no impone al cliente ningún deber general de recibir la obra: no hay plazo, no hay acta y no hay recepción tácita. Los dos supuestos que el Código sí contempla son estrechos y no valen como regla general: el art. 1592, que permite exigir la recepción por partes sólo cuando la obra se pactó por piezas o por medida, y el art. 1598, para la obra pactada a satisfacción del propietario. Este es el hallazgo central del capítulo 1 y se desarrolla entero en 1.1 Qué es un proyecto.

Hay una excepción que conviene etiquetar bien para no confundirla: si su cliente es una Administración, la LCSP (Ley 9/2017) sí impone un acto formal de recepción dentro del mes siguiente a la entrega o realización del objeto del contrato (art. 210.2), con plazo de garantía a partir de la recepción (210.3) y treinta días desde el acta para aprobar la liquidación y abonar el saldo (210.4). Pero la LCSP rige exclusivamente los contratos del sector público: no se aplica a un contrato entre dos empresas privadas, por mucho que las costumbres del sector la imiten. Cada vez que en esta guía aparezca la LCSP irá con esa etiqueta, porque una parte considerable de las «reglas» que la gente da por hechas en el sector privado son hábitos importados de la contratación pública que nadie ha pactado.

Y una comparación que explica por qué tantos manuales inducen a error. En Alemania, el § 640 BGB regula la recepción con plazo, con efectos y con recepción tácita por defecto: el contratista alemán tiene por ley lo que el español tiene que negociar. Los libros y las plantillas que circulan traducidos dan por supuesto ese mecanismo. En España no existe fuera de la edificación, y actuar como si existiera sale caro.

Por qué esto no es una queja, sino una instrucción

Es fácil leer lo anterior como una lamentación sobre lo incompleto que es el derecho español de obra. No lo es. Es una instrucción operativa, y muy concreta: en la fase de inicio hay que decidir qué documento cierra cada fase, porque nadie lo va a decidir por usted.

Dicho de otro modo: en un proyecto español, la arquitectura de cierres es una decisión de proyecto, no un hecho del entorno. Y como es una decisión, se toma pronto, se escribe y se comunica. Cuatro líneas bastan, y este es su contenido.

Cierre del inicio. Qué documento lo acredita —el pedido aceptado, la oferta firmada, el contrato— y quién lo firma por cada parte, con nombre y apellidos. Ese «quién» es el campo que más discusiones evita, porque en la mayoría de los proyectos que se tuercen resulta al final que el encargo lo dio alguien que no tenía facultad para darlo.

Cierre de la planificación. Qué versión del alcance y del calendario constituye la línea base, con fecha y número de revisión, y quién la aprueba. Añada una regla de higiene: a partir de esa fecha, cualquier cambio entra por el procedimiento de cambios y no por conversación. El procedimiento se explica en 2.3 Fase de ejecución.

Cierre de la ejecución. Cómo se notifica la terminación —por escrito, a quién, con qué contenido— y qué plazo tiene el cliente para pronunciarse. Fuera de la edificación esto no se lo da la ley: es exactamente el punto donde usted construye por contrato lo que el Código Civil no le da. Si el cliente se niega a aceptar un mecanismo de este tipo, tiene una información valiosísima sobre cómo va a ir el final del proyecto, y la tiene antes de firmar.

Cierre del proyecto. Qué plazo de garantía empieza, desde qué hecho, sobre qué partes de la instalación y con qué prestación asociada. Y quién declara, en algún momento, que el expediente se archiva.

Estas cuatro decisiones caben en media página de un contrato y valen más que veinte páginas de especificación técnica, porque la especificación técnica describe lo que se va a hacer y estas cuatro líneas describen cómo se sabrá que se ha hecho. Cuando alguien de su equipo se queje de que «el cliente no firma nada», la pregunta correcta no es por qué no firma, sino qué se pactó que tenía que firmar y cuándo.

Las fases se solapan, y eso no rompe nada

Una objeción razonable y frecuente: en un proyecto real las fases no van en fila. Se planifica mientras se ejecuta, se ejecuta mientras se cierra, y en un proyecto de instalación es normal que la segunda línea esté en montaje mientras la primera ya está en pruebas. ¿No convierte eso todo el esquema en una ficción de manual?

No, siempre que se entienda qué es lo que se solapa. Lo que se solapa es el trabajo. Lo que no se solapa es el cierre. Puede usted estar comprando material de la fase tres mientras cierra la fase dos; lo que no puede es congelar una línea base sobre un alcance que todavía se está negociando, porque entonces la línea base no vale para nada. La regla práctica es sencilla: el trabajo se adelanta todo lo que haga falta, el documento de cierre se firma cuando la decisión está tomada y no antes.

Hay además una manera limpia de trabajar en paralelo sin renunciar a los cierres, y la propia LOE la contempla en su art. 6.1 para la edificación: la recepción puede referirse a la obra completa o a fases completas y terminadas, cuando así se haya convenido. Traducido a un montaje industrial: si va a entregar tres líneas con seis meses de diferencia, pacte tres recepciones parciales en vez de una final, cada una con su propio acto, su propio plazo de garantía y su propio hito de cobro. Es la diferencia entre cobrar el saldo de la primera línea en marzo o en diciembre, y no cuesta nada más que haberlo escrito.

La misma lógica vale para los enfoques iterativos. Un proyecto llevado por iteraciones no elimina los cierres, los multiplica: cada iteración termina con algo aceptado o no termina. Lo que decide si usted puede trabajar así no es su preferencia metodológica sino la forma del contrato, como se explicó en 1.1: bajo obligación de resultado, la disciplina de alcance es obligatoria; bajo obligación de medios hay mucha más holgura, y el riesgo de que al final no haya resultado lo asume el cliente.

El cierre real no es la recepción

Queda una pieza, y es la que más dinero mueve a largo plazo. El día de la recepción se firma un papel, se factura un saldo y se hace una foto. Pero el proyecto no ha terminado: ha entrado en su fase más larga y peor atendida, el plazo de garantía.

En edificación los números son públicos y conviene decirlos completos, porque medio dato es peor que ninguno. La LOE fija tres periodos de responsabilidad que arrancan con el acta de recepción o con la fecha en que la recepción se entiende tácitamente producida (art. 6.5): diez años para los daños que afecten a elementos estructurales, tres años para los que afecten a los requisitos de habitabilidad y un año para los de terminación o acabado, este último frente al constructor. Y ahora la mitad que casi nadie cita: esos diez, tres y un año son las ventanas dentro de las cuales el daño debe aparecer; la acción para reclamar prescribe a los dos años desde que el daño se produce (art. 18.1 LOE). Son cuatro plazos, no tres. Decir «la LOE me da diez años para reclamar» es el error de cita más extendido del sector español de la construcción, y cuesta pleitos perdidos por prescripción.

Fuera de la edificación no hay plazos legales de garantía de obra que le vengan dados: el plazo de garantía es lo que diga su contrato, y si su contrato no dice nada, no hay plazo de garantía pactado y usted queda expuesto a las reglas generales de incumplimiento, que son bastante menos predecibles. Otra vez la misma frase: lo que no ponga su contrato, no lo pone nadie.

Y un apunte para no mezclar regímenes, porque se mezclan constantemente: el art. 1591 CC —el de la ruina decenal— pertenece al régimen anterior a la LOE y no es la garantía vigente de un edificio actual. La Sala Primera del Tribunal Supremo, en la STS 195/2010, de 22 de marzo, dejó establecido que los regímenes están separados y que la LOE no se aplica retroactivamente a obras autorizadas antes de su entrada en vigor. Primero se identifica qué régimen aplica; después se cita el artículo de ese régimen. Nunca al revés.

Todo esto tiene una consecuencia de gestión que se resume en una línea: el expediente de un proyecto no se archiva el día de la recepción. Se archiva cuando se agota el plazo que corresponda, y hasta entonces alguien tiene que ser responsable de él, aunque el equipo ya esté en otros proyectos. Cómo se organiza eso es el contenido de 2.4 Fase de cierre.

Cómo se ve esto en AB

Nada de lo anterior necesita una herramienta. Se puede llevar con una carpeta compartida y disciplina. Lo que aporta una herramienta es que la disciplina deje de depender de que una persona concreta se acuerde, y que el expediente siga siendo legible dos años después, cuando aparezca la reclamación y ya no esté nadie del equipo original.

Lo primero, y cuesta diez minutos: modele las cuatro fases como fases de verdad en la ficha del proyecto, y a cada una asócie un elemento de cierre —una tarea llamada «Cierre de fase», con responsable y fecha prevista— cuyo criterio de completado sea que exista el documento adjunto. No que el trabajo esté hecho: que el documento exista. Es una distinción pequeña que cambia el comportamiento del equipo, porque convierte «firmar» en una tarea con dueño en lugar de en un trámite que se hace si sobra tiempo.

Lo segundo: cree en la ficha del proyecto un bloque fijo, en la fase de inicio, con las cuatro decisiones de la sección anterior. Qué documento cierra el inicio y quién lo firma. Qué versión constituye la línea base y quién la aprueba. Cómo se notifica la terminación y qué plazo tiene el cliente. Qué garantía empieza y cuándo. Que estén escritas en el proyecto y no sólo en el contrato tiene una ventaja concreta: el contrato lo lee el que lo firma, y la ficha del proyecto la lee el que trabaja.

Lo tercero: guarde los documentos de cierre en el proyecto, no en el correo de quien los recibió. Un acta de recepción escaneada en la carpeta correcta vale mucho; la misma acta en un buzón al que se dio de baja al empleado que se fue vale cero. Y con ella, la fecha: la fecha del acta es la que arranca todos los plazos posteriores, así que merece un campo propio y no un renglón dentro de un PDF.

Lo cuarto, que es el que casi nadie hace: cree el día de la recepción una tarea con fecha de vencimiento igual al final del plazo de garantía, con un aviso unos meses antes. Es la única forma barata de que alguien vuelva a mirar el expediente antes de que se cierre la ventana. Si su obra está en edificación, cree tres —una por cada ventana— y anote en cada una que, cuando el daño aparezca, empieza a correr un plazo de dos años para reclamar. Ese recordatorio, que ocupa una línea, es probablemente el elemento de mayor rendimiento económico de toda la ficha.

Términos de esta página

Fase

Tramo del proyecto que termina con un documento y una decisión, no con una fecha del calendario. Ampliar

Hito

Punto con fecha en el que se comprueba algo o se cobra algo. Sin criterio comprobable, es sólo una marca. Ampliar

Línea base

Alcance, plazo y coste congelados y aprobados. Sirve para demostrar una desviación, no para prometer. Ampliar

Entregable

Lo que se entrega y se puede señalar con el dedo; la unidad con la que se mide el avance real. Ampliar

Recepción

El acto por el que el cliente da la obra por recibida. Fuera de la edificación, sólo existe si el contrato la crea. Ampliar

Acta de recepción

El documento que la recoge; en edificación su contenido está tasado por el art. 6.2 LOE. Ampliar

Recepción tácita

Recibir por silencio. En la LOE, treinta días desde la notificación escrita, y salvo pacto en contrario. Ampliar

Plazo de garantía

El periodo posterior a la recepción durante el cual se responde. Fuera de la LOE lo fija el contrato. Ampliar

LOE

Ley 38/1999, de Ordenación de la Edificación. Regula recepción y responsabilidades en edificación. Ampliar

LCSP

Ley 9/2017 de Contratos del Sector Público. Rige sólo contratos públicos, nunca los privados. Ampliar

Contrato de obra

Arts. 1588 y ss. CC: se debe un resultado terminado, no la actividad diligente. Ampliar

Alcance

Lo que entra y, sobre todo, lo que expresamente no entra en el suministro. Ampliar

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