2.1 Fase de inicio | El trámite con plazo y el que no lo tiene

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2.1 Fase de inicio — cuatro hilos a la vez, y dos trámites que casi nadie distingue

La fase de inicio tiene mala fama de fase administrativa, y es justo al revés: es la única fase en la que las decisiones todavía son baratas. Aquí corren cuatro hilos en paralelo —aclarar el encargo, fijar la forma del contrato, negociar la capacidad con los jefes de área y hacer los trámites con los representantes de los trabajadores—. Tres de ellos se pueden poner en el calendario con una fecha de fin. El cuarto no del todo, y precisamente por eso es el que hay que empezar primero. En el centro de esa cuarta línea están los dos trámites que se confunden constantemente: el informe previo del comité de empresa, que tiene un plazo de quince días y no vincula a nadie, y la participación de los representantes en los criterios de uso de dispositivos digitales, que no tiene plazo y cuya omisión anula lo que se haya hecho.

Los cuatro hilos, y por qué no van en fila

El inicio no es una lista de tareas encadenadas. Son cuatro conversaciones distintas, con interlocutores distintos, que ocurren a la vez y que dependen poco entre sí. Verlas como cuatro hilos en paralelo evita el error clásico de dejar el cuarto para el final.

Hilo uno: aclarar el encargo. Qué entra, qué no entra y —el más importante de los tres— qué no ha escrito nadie todavía. El objetivo no es tener una especificación cerrada, que en esta fase casi nunca se puede tener; es tener la lista de lo que falta por decidir, con un responsable y una fecha por cada punto. Un jefe de proyecto que en la semana dos entrega una lista de doce preguntas abiertas está haciendo su trabajo. Uno que en la semana dos dice que «está todo claro» está retrasando el descubrimiento, no evitándolo. Es un hilo que admite fecha de fin sin problema: se cierra cuando la lista está en cero o cuando lo que queda abierto está explícitamente asumido como riesgo por escrito.

Hilo dos: fijar la forma del contrato. Obra o servicios, y con qué cláusula de recepción. Esto se explicó entero en 1.1 Qué es un proyecto y aquí basta con la consecuencia: la forma contractual decide cuánto margen tiene usted para mover el alcance y cuándo cobra. Y como fuera de la edificación el Código Civil no impone al cliente ningún deber general de recibir la obra, la cláusula de recepción es una pieza que se negocia ahora o no se negocia nunca. Este hilo también admite fecha: termina el día que se firma.

Hilo tres: negociar la capacidad con la línea. Con los jefes de las áreas que le van a ceder gente. En una pyme industrial, el jefe de proyecto casi nunca tiene equipo propio: tiene compromisos de personas que siguen reportando a otro. De dónde salen esas horas, qué significa «al 50 %» y por qué eso no es medio jefe de proyecto se explica en 1.3 Proyecto o día a día. Aquí lo que importa es que el compromiso quede escrito con nombre, porcentaje y periodo, y que lo confirme quien manda sobre esa persona. Este hilo también admite fecha, aunque sea una fecha que se renegocia dos veces.

Hilo cuatro: los trámites con los representantes de los trabajadores. Y aquí se acaba la simetría. Este hilo tiene dos trámites distintos dentro, uno con plazo y otro sin plazo, y el que no tiene plazo es el que condiciona la validez de lo que usted haga. Por eso, aunque parezca el más burocrático de los cuatro, es el que hay que empezar el primero.

Una aclaración necesaria antes de seguir, porque de otro modo media sección parece no venir a cuento. ¿Por qué un proyecto de instalación industrial o una implantación de ERP se topa con la representación de los trabajadores? Porque muchos de estos proyectos instalan, sin proponérselo, sistemas capaces de medir el rendimiento individual: un MES que registra tiempos por operario, un terminal de fichaje asociado a orden de fabricación, una app de partes de trabajo con geolocalización, un ERP que atribuye incidencias a la persona que ejecutó el paso. En cuanto un sistema puede medir a una persona, deja de ser sólo un proyecto técnico. Y el momento de descubrirlo es la fase de inicio, no la semana anterior a la puesta en marcha.

El diagrama siguiente pone los cuatro hilos arriba, con su última línea indicando cuáles se pueden fechar, y debajo los dos trámites enfrentados. Es la figura que conviene tener delante durante el resto de la página.

El trámite que tiene plazo: el informe previo del comité de empresa

El Estatuto de los Trabajadores reconoce al comité de empresa el derecho a emitir informe con carácter previo a la ejecución por parte del empresario de las decisiones que adopte sobre una lista tasada de cuestiones. La que le afecta a usted es la letra f) del art. 64.5: «La implantación y revisión de sistemas de organización y control del trabajo, estudios de tiempos, establecimiento de sistemas de primas e incentivos y valoración de puestos de trabajo».

Léala despacio, porque tiene más alcance del que parece. «Sistemas de organización y control del trabajo» cubre buena parte de lo que un proyecto industrial instala: control de presencia ligado a producción, reparto automático de órdenes, cuadros de mando con productividad por puesto. «Estudios de tiempos» cubre cualquier cronometraje o toma de tiempos de ciclo por operación. Y «valoración de puestos de trabajo» cubre las reorganizaciones que suelen acompañar a una implantación. Si su proyecto toca alguna de esas cosas, el trámite existe.

El plazo está en el art. 64.6, y su tercer párrafo dice: «Los informes que deba emitir el comité de empresa tendrán que elaborarse en el plazo máximo de quince días desde que hayan sido solicitados y remitidas las informaciones correspondientes.» La conjunción es la parte operativa: quince días desde que se pide y se entrega la información. Un paquete de información incompleto no pone en marcha el reloj. Si usted manda una nota de dos párrafos anunciando que se va a implantar un sistema y nada más, el plazo puede no haber empezado a correr, y descubrirlo en el mes seis es desagradable. La forma barata de evitarlo: entregue la documentación de una vez, deje constancia de la fecha y del contenido de lo entregado, y cuente los quince días desde ahí.

Y ahora la parte que casi nunca se dice bien. El informe es preceptivo pero no vinculante. Preceptivo significa que hay que pedirlo: no es opcional. No vinculante significa que su contenido no obliga a la empresa. Ni el silencio del comité ni un informe desfavorable impiden ejecutar la decisión. Transcurridos los quince días sin informe, la empresa puede seguir adelante. Emitido un informe en contra, la empresa puede seguir adelante igualmente.

Esto tiene que decirse con todas las letras, porque es donde se concentra el malentendido: el comité de empresa no aprueba nada, no autoriza nada y no tiene derecho de veto. La frase «el comité tiene que aprobar la implantación del sistema» circula por muchos despachos españoles y es falsa. Quien la repite acaba tomando una de dos malas decisiones: o paraliza un proyecto durante meses esperando una aprobación que la ley no exige, o descubre tarde que lo que sí había que hacer era otra cosa.

¿Y qué pasa si se omite? Consecuencia administrativa, no de validez. Omitir el trámite constituye una infracción grave conforme al art. 7.7 de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social. Es sancionable, y por tanto es un riesgo real que conviene no correr por pereza; pero no anula la decisión empresarial ni hace ilícito el sistema implantado. Distinguir «sancionable» de «nulo» es exactamente lo que separa una lectura profesional de una lectura de rumor.

Dos advertencias más sobre este trámite, ambas prácticas. La primera: el convenio colectivo es un suelo que se puede subir. Los convenios del metal, de la construcción y de instalaciones amplían con frecuencia los derechos de información y consulta, y algunos añaden plazos o materias. El Estatuto le da el mínimo; su convenio puede darle más. Mírelo, y mírelo al principio, no cuando ya haya un calendario comprometido con el cliente. La segunda: si en su proyecto interviene un sistema de inteligencia artificial o un algoritmo que afecte a condiciones de trabajo, acceso al empleo o mantenimiento del mismo —incluida la elaboración de perfiles—, el art. 64.4.d) ET reconoce el derecho a ser informado de los parámetros, reglas e instrucciones de ese algoritmo. Es un derecho de información, distinto del informe previo, y hoy aparece en más proyectos de los que la gente supone.

El trámite que no tiene plazo: la participación en los criterios de uso

Y ahora el otro, que es el que de verdad puede tumbarle el trabajo. Está en el art. 87.3 de la Ley Orgánica 3/2018 de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales, y su primer párrafo dice: «Los empleadores deberán establecer criterios de utilización de los dispositivos digitales respetando en todo caso los estándares mínimos de protección de su intimidad de acuerdo con los usos sociales y los derechos reconocidos constitucional y legalmente. En su elaboración deberán participar los representantes de los trabajadores.»

Tres cosas, en orden de importancia creciente.

Una: es un deber de la empresa, no una facultad. «Deberán establecer criterios». No hay margen para no tenerlos si se ponen dispositivos digitales a disposición de la plantilla, que hoy es prácticamente siempre.

Dos: la ley no fija ningún plazo para esa participación. No hay quince días, ni treinta, ni ninguno. No existe un momento a partir del cual se pueda decir que el trámite se ha cumplido por transcurso del tiempo. Esa es la razón de fondo por la que este hilo del inicio no se puede fechar como los otros tres: no tiene un final garantizado, tiene un proceso. Y por eso mismo es el primero que hay que arrancar. Un proyecto que empieza en enero y arranca la conversación con los representantes en enero tiene margen; uno que la arranca en septiembre, con la puesta en marcha en octubre, no lo tiene.

Tres, y es la decisiva: aquí sí hay consecuencia de validez. La Sala Cuarta del Tribunal Supremo, en la STS 225/2024, de 6 de febrero (RCO 263/2022, ECLI:ES:TS:2024:566), sostiene que el mandato de participación del art. 87.3 es imperativo y no puede desplazarse invocando el poder de dirección del empresario, y declara nula la elaboración unilateral de esos criterios. La sentencia va además dos pasos más allá, y los dos importan en un proyecto real: el deber se extiende a las modificaciones de criterios preexistentes —su concreción, su ampliación o su restricción—, y el Supremo rechazó expresamente el argumento de la empresa de que una comunicación unilateral que se limitaba a «recordar» la política ya vigente quedara fuera del deber de participación.

Traducido a lenguaje de proyecto: no vale decir «esto ya estaba en la normativa interna de 2019 y sólo la estamos recordando». Si el proyecto concreta, amplía o restringe los criterios de uso —y una implantación nueva casi siempre hace alguna de las tres—, el deber de participación se activa otra vez.

Merece la pena señalar un contraste léxico que está en dos artículos contiguos de la misma ley y que no conviene suavizar. El art. 87.3 exige que los representantes «participen» en la elaboración. El art. 88.3, sobre el derecho a la desconexión digital, exige algo distinto: «El empleador, previa audiencia de los representantes de los trabajadores, elaborará una política interna dirigida a trabajadores, incluidos los que ocupen puestos directivos…». «Previa audiencia» no es lo mismo que «participar». Oír es escuchar antes de decidir solo; participar es intervenir en la elaboración. El legislador usó dos palabras distintas en dos artículos seguidos, y eso rara vez es un descuido. Cuando planifique, no trate los dos trámites con el mismo esfuerzo ni con el mismo calendario.

La secuencia completa, en cuatro pasos y sin veto

Puestos a ordenar, esta es la secuencia que conviene seguir antes de poner en marcha un sistema capaz de medir el rendimiento individual. Los cuatro pasos son acumulativos y ninguno de ellos otorga a nadie un derecho de veto.

Paso uno. Elaborar los criterios de utilización de los dispositivos digitales con participación de los representantes (art. 87.3 LOPDGDD). Es el paso que condiciona la validez, según la STS 225/2024, y el que no tiene plazo. Empiécelo antes que nada.

Paso dos. Informar previamente a los trabajadores y a sus representantes sobre los sistemas concretos. Si hay videovigilancia, la información previa y expresa es obligatoria, y hay un límite absoluto que conviene conocer literalmente: el art. 89.2 LOPDGDD dispone que «En ningún caso se admitirá la instalación de sistemas de grabación de sonidos ni de videovigilancia en lugares destinados al descanso o esparcimiento de los trabajadores o los empleados públicos, tales como vestuarios, aseos, comedores y análogos.» Si hay geolocalización —una app de partes de trabajo, una flota, un terminal móvil—, el art. 90.2 exige información previa, expresa, clara e inequívoca a los trabajadores y a sus representantes.

Paso tres. Solicitar el informe previo del comité conforme al art. 64.5.f) ET, entregando la información completa, y esperar los quince días del art. 64.6.

Paso cuatro. Si interviene inteligencia artificial o un algoritmo que afecte a condiciones de trabajo, informar de sus parámetros, reglas e instrucciones (art. 64.4.d) ET).

Y una nota sobre el marco general, porque explica por qué estos pasos existen. El art. 20.3 ET reconoce al empresario un poder de vigilancia y control amplio: «El empresario podrá adoptar las medidas que estime más oportunas de vigilancia y control para verificar el cumplimiento por el trabajador de sus obligaciones y deberes laborales, guardando en su adopción y aplicación la consideración debida a su dignidad y teniendo en cuenta, en su caso, la capacidad real de los trabajadores con discapacidad.» El poder existe; lo que la LOPDGDD y la jurisprudencia hacen es someter su ejercicio a un procedimiento. Por eso la STS 225/2024 pudo decir que el art. 20.3 no sirve para desplazar el deber de participación del art. 87.3.

Por qué quien viene del modelo alemán se equivoca aquí

Esta sección existe porque el error es predecible y caro. Buena parte de la literatura de gestión que circula traducida, y buena parte de las plantillas que traen las multinacionales a sus filiales españolas, vienen del modelo alemán de Mitbestimmung. En ese modelo, el comité de empresa tiene codecisión sobre la introducción y el uso de sistemas técnicos destinados a controlar el comportamiento o el rendimiento de los trabajadores: sin acuerdo, la medida no se implanta, y si no hay acuerdo se va a un órgano de conciliación. Es un veto en toda regla.

En España no existe ese veto. El comité tiene derecho de información y consulta, y emite un informe previo, preceptivo y no vinculante. La diferencia no es de matiz, es de naturaleza, y produce dos errores simétricos igual de dañinos.

El error por exceso: tratar el informe previo como si fuera una autorización, y parar el proyecto durante meses esperando un visto bueno que la ley no exige. Coste: plazo perdido, penalizaciones, y un equipo convencido de que «con el comité no se puede hacer nada».

El error por defecto: concluir, al descubrir que el comité no vetó nada, que el trámite laboral es papeleo prescindible y que basta con informar a la plantilla antes de arrancar. Coste: potencialmente, la nulidad de los criterios de uso, porque el trámite que sí condiciona la validez no era el informe previo, era la participación del art. 87.3.

La formulación correcta cabe en dos líneas y merece la pena aprendérsela: el que tiene plazo no vincula; el que vincula no tiene plazo. El informe se pide, se esperan quince días y se sigue. La participación en los criterios no se despacha con un correo: es un proceso sin fecha de fin, y su ausencia no retrasa el proyecto, lo anula.

Qué tiene que existir cuando el inicio termina

La fase de inicio termina, como todas, cuando hay un documento firmado que dice que ha terminado. Estos son los contenidos mínimos de ese documento. Ninguno ocupa más de un párrafo, y los seis juntos caben en dos folios.

Uno: el encargo aceptado por escrito, con lo que entra, lo que expresamente no entra, y la lista de puntos aún abiertos con responsable y fecha. Los puntos abiertos no son un fracaso: son el inventario honesto de lo que queda por decidir.

Dos: la forma del contrato decidida, con su referencia y su fecha, y una línea que diga qué cláusula regula la recepción. Si no hay ninguna, escriba «ninguna». Es un dato tan legítimo como cualquier otro y es el que le dirá, dentro de nueve meses, por qué no consigue cerrar.

Tres: quién autoriza cambios en nombre del cliente, con nombre y apellidos, y quién los autoriza en el suyo. Este campo, que cuesta un minuto, es el que más discusiones evita en la fase de ejecución.

Cuatro: los compromisos de capacidad, con nombre de la persona, porcentaje, periodo y la conformidad de su responsable jerárquico. Un porcentaje sin responsable que lo confirme es una expectativa, no un compromiso.

Cinco: el estado de los dos trámites, por separado y con fechas. Para el informe previo: fecha de la solicitud, fecha de entrega de la información completa, fecha en que vencen los quince días y, en su caso, contenido del informe recibido. Para la participación en los criterios de uso: con quién se está trabajando, desde cuándo, qué documento está sobre la mesa y qué versión. Que estén en el mismo documento pero en dos bloques distintos es deliberado: son trámites distintos y confundirlos es el riesgo que esta página intenta evitar.

Seis: los cuatro cierres de fase decididos —qué documento cierra cada una de las cuatro fases y quién lo firma—, tal como se explicó en 2.0 El ciclo de vida del proyecto. Es la única fase en la que esa decisión todavía se puede tomar con calma.

Con esos seis puntos, la fase de inicio se puede cerrar en un correo de quince líneas y una respuesta de conformidad. Sin ellos, la fase de inicio no se cierra: se abandona, que es distinto y se nota mucho más tarde.

Cómo se ve esto en AB

Lo que sigue no requiere ninguna herramienta en particular, pero sí requiere que la información viva en un sitio y no en tres buzones. La fase de inicio es especialmente sensible a eso porque produce mucha decisión y poco entregable, y las decisiones sin soporte se evaporan.

Lo primero: cree las cuatro tareas de los cuatro hilos como elementos independientes, con responsable, y ponga fecha de fin sólo a tres. Al cuarto —el de los representantes— déjelo sin fecha de fin y con fecha de inicio la más temprana posible. Es una decisión de modelado que comunica más que cualquier explicación: cuando alguien pregunte por qué esa tarea no tiene fecha, tendrá usted la conversación correcta en el momento correcto.

Lo segundo: dentro de ese cuarto hilo, cree dos subtareas separadas, no una. «Informe previo art. 64.5.f) ET» y «Participación en criterios de uso art. 87.3 LOPDGDD». Que aparezcan como dos líneas distintas en el listado es el remedio más eficaz contra el malentendido que da título a esta página. En la primera anote las tres fechas —solicitud, entrega de información completa, vencimiento de los quince días—; en la segunda, no anote ninguna fecha de vencimiento, porque no la hay, y en su lugar registre las sesiones de trabajo y las versiones del documento.

Lo tercero: adjunte al proyecto lo que se entregó, no sólo la constancia de que se entregó. Si dentro de dos años hay que demostrar que la información remitida era completa, el índice de lo enviado vale mucho más que un correo que dice «ya se lo enviamos». Y guarde también las respuestas, incluidas las negativas: un informe desfavorable del comité no bloquea el proyecto, pero es un documento que forma parte del expediente y que conviene tener localizable.

Lo cuarto: registre las decisiones del inicio como decisiones, con fecha y autor, y no como comentarios dispersos. Qué se decidió sobre el alcance abierto número siete, quién lo decidió y cuándo. En la fase de ejecución, cuando alguien pregunte por qué el suministro no incluye la formación del personal de mantenimiento, esa entrada se lee en diez segundos y ahorra una tarde.

Términos de esta página

Comité de empresa

Órgano de representación de los trabajadores. Tiene información y consulta, no codecisión. Ampliar

Informe previo

El dictamen del art. 64.5 ET: preceptivo, no vinculante, quince días desde solicitud e información. Ampliar

Convenio colectivo

Norma sectorial o de empresa que mejora los mínimos legales. En metal y construcción suele ampliarlos. Ampliar

Caso de negocio

La justificación económica del encargo: qué problema resuelve y qué pasa si no se hace. Ampliar

Patrocinador

Quien responde del proyecto en la dirección y desatasca lo que el jefe de proyecto no puede. Ampliar

Parte interesada

Quien afecta al proyecto o se ve afectado por él, aunque no aparezca en el organigrama. Ampliar

Requisitos

Lo que el resultado tiene que cumplir, escrito de forma que dos personas puedan comprobarlo igual. Ampliar

Alcance

Lo que entra y, sobre todo, lo que expresamente no entra en el suministro. Ampliar

Doble papel

Estar a la vez en el proyecto y en el día a día. El origen habitual de la capacidad que no existe. Ampliar

Ocupación

El porcentaje de la jornada realmente disponible para el proyecto, no el que figura en el plan. Ampliar

RACI

Reparto explícito de quién ejecuta, quién responde, a quién se consulta y a quién se informa. Ampliar

Escalado

La vía pactada para subir una decisión cuando en el nivel de trabajo no se puede tomar. Ampliar

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