2.4 Fase de cierre | La recepción y lo que dispara

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2.4 Fase de cierre — la recepción, lo que dispara, y lo que no existe fuera de la edificación

La palabra recepción significa dos cosas muy distintas según dónde esté su proyecto. Si es edificación, la recepción la regula la ley con detalle: hay acta, hay contenido tasado, hay rechazo motivado, hay recepción tácita por silencio y hay plazos de responsabilidad que arrancan ese mismo día. Si no es edificación —una instalación industrial, un montaje, una implantación de ERP—, no hay nada de eso: el Código Civil no impone al cliente ningún deber general de recibir la obra, y la recepción, su plazo y sus efectos viven en el contrato o no viven en ninguna parte. Esta página recorre los dos mundos, corrige de paso el error de cita más extendido del sector español de la construcción y termina con las cuatro frases que su contrato tiene que contener si está en el segundo.

La misma palabra, dos mundos

Conviene empezar por el criterio que separa los dos regímenes, porque es lo primero que hay que resolver y casi nadie lo resuelve explícitamente. La Ley 38/1999 de Ordenación de la Edificación se aplica al proceso de la edificación, entendido en los términos de su art. 2. Y su ámbito incluye expresamente los edificios de uso industrial (art. 2.1.b), con un matiz que conviene retener: la banda de responsabilidad de tres años, referida a la habitabilidad, sólo muerde en la medida en que los requisitos de habitabilidad del art. 3.1.c) resulten aplicables, lo que en una nave industrial no siempre ocurre igual que en una vivienda.

Fuera de ese ámbito queda la mayor parte de lo que hace una pyme industrial: el suministro y montaje de una línea de producción, una instalación eléctrica o de proceso contratada al margen de una obra de edificación, una implantación de software. Ahí no rige la LOE, rige el contrato de obra del Código Civil, arts. 1588 y siguientes, y ahí es donde aparece el vacío.

Un tercer caso que hay que etiquetar bien para no mezclarlo: si su cliente es una Administración, se aplica además la LCSP, que sí impone un acto formal de recepción dentro del mes siguiente a la entrega o realización del objeto del contrato (art. 210.2), con plazo de garantía a contar desde la recepción y fijado en el pliego (210.3) y con treinta días desde el acta para aprobar la liquidación y abonar el saldo (210.4). Pero la LCSP es sólo sector público: no se aplica a un contrato entre dos empresas privadas, por mucho que las costumbres del sector la imiten.

El diagrama siguiente pone los dos mundos en paralelo. Léalos en columnas y localice primero en cuál está su proyecto; después baje al recuadro azul, que es el que le concierne si está en la derecha.

Dentro de la LOE: el acta, el silencio y los cuatro plazos

Empecemos por el mundo regulado, porque es el que sirve de modelo para redactar el otro.

Qué es la recepción. El art. 6.1 LOE la define como el acto por el cual el constructor, una vez concluida la obra, hace entrega de la misma al promotor y este la acepta. Puede realizarse con o sin reservas, y puede referirse a la totalidad de la obra o a fases completas y terminadas cuando así se haya convenido por las partes. Esa segunda posibilidad es una herramienta de gestión infrautilizada: si va a entregar en tramos separados por meses, pactar recepciones parciales adelanta el cobro y acota la responsabilidad tramo a tramo.

Qué debe contener el acta. El art. 6.2 fija el contenido, y no es un formulario decorativo: las partes que intervienen, la fecha del certificado final de la obra, el coste final de la ejecución material, la declaración de recepción con o sin reservas —y, si las hay, expresadas de manera objetiva y con el plazo en que deben quedar subsanadas— y las garantías que en su caso se exijan. Retenga dos piezas de ahí, porque son las que se copian al mundo no regulado: las reservas se expresan objetivamente, y llevan plazo.

Qué pasa si el promotor no quiere recibir. El art. 6.3 no le deja simplemente callarse: el rechazo debe ser motivado por escrito en el acta, y en ella debe hacerse constar el plazo en que deberán quedar subsanadas las deficiencias, fijándose una nueva fecha para la recepción. Es decir, la negativa tiene forma y consecuencia. Compárelo con lo que ocurre fuera de la LOE, donde la negativa puede consistir sencillamente en no contestar, y se entenderá por qué esta página insiste tanto.

El silencio. Y aquí está la pieza más citada y peor citada del artículo. Salvo pacto expreso en contrario, la recepción tiene lugar dentro de los treinta días siguientes a la fecha de terminación, acreditada en el certificado final de obra, plazo que se cuenta a partir de la notificación efectuada por escrito al promotor. Y la recepción se entiende tácitamente producida si, transcurridos esos treinta días, el promotor no ha puesto de manifiesto reservas o rechazo motivado por escrito (art. 6.4).

Dos detalles que cambian la práctica. El primero: el plazo corre desde la notificación escrita, no desde que la obra está terminada. Eso convierte la notificación en una tarea de proyecto con fecha y responsable, no en un trámite administrativo que se hace cuando alguien se acuerda. Cada semana que tarde en notificar es una semana que no cuenta. El segundo: la regla es dispositiva — «salvo pacto expreso en contrario» —. Un contrato puede desplazarla, y muchos pliegos lo hacen. Si le presentan uno que la desplaza, ya sabe exactamente qué está negociando y cuánto vale.

Qué dispara la recepción. El art. 6.5 lo dice sin rodeos: desde la fecha en que se suscribe el acta de recepción, o desde aquella en que la recepción se entiende tácitamente producida, empiezan a correr los plazos de responsabilidad y de garantía establecidos en la ley. La recepción no es el final del proyecto; es el disparo de salida de todo lo que viene después.

Los cuatro plazos, y el error de cita más caro del sector

La LOE fija tres periodos de responsabilidad, cada uno referido a cosas distintas, y encima de ellos un cuarto plazo que es de naturaleza diferente. Los cuatro tienen que ir siempre en la misma frase.

Diez años para los daños materiales causados en el edificio por vicios o defectos que afecten a la cimentación, los soportes, las vigas, los forjados, los muros de carga u otros elementos estructurales, y que comprometan directamente la resistencia mecánica y la estabilidad del edificio. Responden todos los agentes de la edificación.

Tres años para los daños causados por vicios o defectos de los elementos constructivos o de las instalaciones que ocasionen el incumplimiento de los requisitos de habitabilidad del art. 3.1.c). También frente a todos los agentes.

Un año para los daños materiales por vicios o defectos de ejecución que afecten a elementos de terminación o acabado. Y aquí una precisión que se pierde a menudo: de este último responde únicamente el constructor.

Y ahora el cuarto, que es el que casi nadie cita y el que decide los pleitos: la acción para exigir la responsabilidad prescribe en dos años a contar desde que se produzcan los daños (art. 18.1 LOE).

La relación entre los cuatro es la siguiente, y conviene decirla despacio. Los plazos de diez, tres y un año son ventanas dentro de las cuales el daño debe aparecer para que exista responsabilidad. El plazo de dos años es el reloj para reclamar una vez que el daño se ha producido, y corre de forma independiente dentro de aquellas ventanas. De ahí se sigue la consecuencia práctica: un daño estructural que aparece en el año tres está dentro de la ventana de diez, pero si el propietario deja pasar dos años sin reclamar, la acción ha prescrito aunque queden cinco años de ventana por delante.

Por eso nunca debe escribirse «la LOE le da diez años para reclamar». Es el error de cita más extendido del sector español de la construcción, y se paga en forma de reclamaciones desestimadas por prescripción. La forma correcta cabe en una línea: diez, tres y un año son las ventanas en las que el daño debe aparecer; la acción prescribe a los dos años desde que el daño se produce.

Y un apunte para no mezclar regímenes, porque se mezclan constantemente. El art. 1591 del Código Civil —el de la ruina decenal, con su plazo de quince años cuando la causa está en el incumplimiento de las condiciones del contrato— pertenece al régimen anterior y no es la garantía vigente de un edificio actual. La Sala Primera del Tribunal Supremo, en la STS 195/2010, de 22 de marzo (rec. 691/2006), dejó establecido que los dos regímenes coexisten separadamente y que la LOE no se aplica retroactivamente a obras autorizadas antes de su entrada en vigor. Primero se identifica qué régimen aplica; después se cita el artículo de ese régimen. Presentar el 1591 como la garantía de un edificio construido hoy es un error de bulto que se detecta en la primera lectura de la parte contraria.

Fuera de la LOE: no hay deber de recibir

Y ahora el otro mundo, que es donde está la mayoría de los proyectos industriales. La afirmación es fuerte y hay que hacerla sin matizarla en exceso: fuera del ámbito de la edificación, el Código Civil no impone al cliente ningún deber general de recibir la obra.

No hay un plazo para recibir. No hay obligación de levantar un acta. No hay recepción tácita por el simple transcurso del tiempo: que el cliente lleve cuatro meses produciendo con su instalación sin decir nada no equivale, por sí solo y por obra de la ley, a haberla recibido. Y no hay un mecanismo legal que le permita forzar un pronunciamiento.

El Código contempla dos supuestos, y los dos son estrechos.

El art. 1592. «El que se obliga a hacer una obra por piezas o por medida, puede exigir del dueño que la reciba por partes y que la pague en proporción. Se presume aprobada y recibida la parte satisfecha.» Dos precisiones que se pierden constantemente. Una: ese derecho existe únicamente cuando la obra se pactó por piezas o por medida —lo que en la práctica industrial se acerca a un contrato por precios unitarios—, no en cualquier contrato de obra ni, desde luego, en uno a tanto alzado. Dos: la presunción de aprobación se engancha a la parte satisfecha, es decir pagada, no a la parte meramente entregada. Entregar no presume nada; cobrar sí.

El art. 1598. Para la obra pactada «a satisfacción del propietario»: se entiende reservada la aprobación, a falta de conformidad, al juicio pericial correspondiente; y si la aprobación se ha dejado al juicio de un tercero, se está a lo que este decida. Es una cláusula que aparece más en obra a medida y en acabados que en montaje industrial, y conviene mirarla con lupa antes de firmarla, porque entrega el criterio de aceptación a alguien que no es usted.

Fuera de esos dos casos, la recepción, su plazo y sus efectos viven en el contrato, no en el Código. Y la situación en la que eso le deja, si el contrato calla, es francamente incómoda: usted ha terminado, no puede cerrar, no puede facturar el saldo y sigue soportando el riesgo de la cosa.

Lo que el Código sí dice, y que conviene tener a mano

Que no haya deber de recibir no significa que el Código guarde silencio sobre todo. Hay tres reglas que sí están escritas y que en el cierre resultan útiles.

Cuándo se paga. El art. 1599: «Si no hubiere pacto o costumbre en contrario, el precio de la obra deberá pagarse al hacerse la entrega.» Fíjese en la cabecera, que es la parte importante: la regla es expresamente supletoria. Se aplica sólo si su contrato no dice otra cosa, y su contrato casi siempre dice otra cosa. Lo que el art. 1599 le da es el suelo cuando el papel calla; lo que no le da es protección alguna frente a un calendario de pagos mal negociado.

Quién soporta la pérdida antes de la entrega. Si el contratista puso los materiales, el art. 1589 hace recaer sobre él la pérdida en caso de que la obra se destruya antes de entregarla, salvo si hubiese habido morosidad del dueño en recibirla. Si puso sólo su trabajo o su industria, el art. 1590 le niega el derecho a reclamar estipendio si la cosa se destruye antes de la entrega, con dos excepciones: morosidad del dueño en recibirla, o destrucción por la mala calidad de los materiales, siempre que el contratista hubiera advertido oportunamente de esa circunstancia al dueño. Ese deber de advertencia es suyo y es barato de cumplir: si recibe material del cliente que no le convence, dígalo por escrito el mismo día.

Y ahora la observación que enlaza las dos cosas y que casi nadie hace: las dos excepciones de los arts. 1589 y 1590 dependen de que el dueño esté en mora de recibir. Pero la mora en recibir presupone que exista un deber de recibir, que es justamente lo que el Código no impone con carácter general fuera de la edificación. Traducido: si su contrato no crea el deber del cliente de recibir en un plazo, tampoco crea la posibilidad de que el cliente incurra en mora, y con ella se le escapa la excepción que le habría trasladado el riesgo. Es una razón más —y bastante técnica— para escribir la cláusula de recepción.

Las cuatro frases que su contrato tiene que contener

Todo lo anterior desemboca en algo muy concreto y muy corto. Si su proyecto está fuera de la edificación, hay cuatro frases que su contrato tiene que decir. No necesita un anexo de veinte páginas; necesita estas cuatro, redactadas sin ambigüedad.

Uno: qué acto constituye la recepción, y qué documento la acredita. Un acto identificable —la firma de un acta, la aceptación de un protocolo de pruebas, la conformidad escrita tras un periodo de producción— y un documento que lo pruebe. Y con él, el criterio de «terminado»: comprobable, con número y unidad, de forma que dos personas razonables puedan verificarlo el mismo día y coincidir. Producción continua durante ocho horas con el tiempo de ciclo pactado y el rechazo por debajo de un umbral. Migración cerrada con el número de registros cuadrado contra el sistema origen. Cualquier cosa que no sea un adjetivo.

Dos: qué plazo tiene el cliente para recibir o rechazar desde que usted notifica por escrito la terminación. Copie aquí la arquitectura de la LOE, que es buena: el plazo corre desde la notificación escrita, no desde que la obra está lista. Quince, veinte o treinta días naturales; el número importa menos que el hecho de que exista y de que su punto de partida sea un acto suyo, verificable y con fecha.

Tres: qué pasa si el cliente deja pasar ese plazo en silencio. Esta es la frase decisiva, y es la que no le da la ley. Si el contrato no dice nada, el silencio no significa nada y usted se queda esperando indefinidamente. Escriba la consecuencia: transcurrido el plazo sin reservas ni rechazo motivado por escrito, la obra se entiende recibida a todos los efectos. Es exactamente el mecanismo del art. 6.4 LOE trasplantado por vía contractual — y la propia LOE demuestra que es una regla razonable, puesto que la establece como norma por defecto en el ámbito donde sí regula.

Cuatro: qué plazo de garantía empieza en ese momento, y sobre qué partes. Duración, alcance por elementos —no es lo mismo la estructura mecánica que un consumible—, qué prestación cubre (reparación, sustitución, desplazamiento) y qué la interrumpe. Fuera de la edificación no hay plazos legales de garantía de obra que le vengan dados: el plazo es lo que diga su contrato, y si no dice nada, no hay plazo pactado.

Y añada, si puede, una quinta que no está en el recuadro pero rinde mucho: cómo se tratan las reservas. Que existan reservas es normal y no debería bloquear la recepción. Lo que las hace manejables es que se enumeren de forma objetiva, que lleven plazo de subsanación y que tengan un efecto económico definido —por ejemplo, retención de una parte proporcional del saldo, en lugar de bloqueo del saldo entero—. Es, otra vez, el art. 6.2 LOE convertido en cláusula.

Si el cliente rechaza el mecanismo completo, no pasa nada grave: usted acaba de obtener, antes de firmar, una información valiosísima sobre cómo va a ir el final del proyecto.

Después de la recepción: la fase más larga y peor atendida

La recepción abre el cierre, no lo termina. Lo que viene después dura entre uno y diez años y suele quedar huérfano porque el equipo ya está en otros proyectos.

El expediente. Hay que decidir quién lo custodia y dónde, con la fecha del acta como dato de cabecera, porque es la que arranca todos los plazos. Un expediente que vive en el buzón de correo de una persona que puede dejar la empresa no es un expediente.

Los avisos. Cree, el día de la recepción, tantas alertas como plazos tenga, con vencimiento unos meses antes del final de cada uno. En edificación, tres: la de diez años, la de tres y la de uno. Y anote en cada una la frase completa —que cuando el daño aparezca empieza a correr un plazo de dos años para reclamar—, porque el aviso lo va a leer alguien que no ha leído esta página.

La liquidación. Cierre económico completo: saldo facturado, retenciones liberadas o no, cambios pendientes de cobro, penalizaciones aplicadas. Un proyecto que se da por cerrado con dos cambios sin facturar no está cerrado, está olvidado. Si el contrato es del sector público —y sólo en ese caso—, recuerde que el art. 210.4 LCSP da treinta días desde el acta para aprobar la liquidación y abonar el saldo, y que la garantía definitiva se devuelve al terminar el plazo de garantía fijado en el pliego.

Las lecciones aprendidas. Media hora, no un taller de un día. Tres preguntas: qué se estimó mal y en cuánto, qué cambio no se registró a tiempo y qué costó, y qué frase del contrato echamos de menos. La tercera es la más rentable de las tres, porque va directa a la plantilla de la próxima oferta. Anotarlas donde alguien las vaya a leer —el mismo sitio donde se prepara la próxima oferta— es lo que separa una organización que aprende de una que repite.

Cómo se ve esto en AB

Cuatro cosas, y las cuatro son de coste casi nulo comparadas con lo que evitan.

Lo primero: cree desde el primer día del proyecto la tarea «notificar por escrito la terminación», con fecha prevista y responsable, y enlácela con el hito de facturación del saldo. Es la tarea que más veces se olvida porque no la reclama nadie: el equipo técnico da el proyecto por acabado cuando la línea funciona, y administración no factura porque no tiene el documento. En edificación, esa notificación es además el hecho que pone en marcha el plazo de treinta días del art. 6.4 LOE, así que su fecha tiene efecto legal directo.

Lo segundo: guarde el acta —o el documento equivalente que su contrato haya definido— en el proyecto, y su fecha en un campo propio, no sepultada dentro de un PDF. Esa fecha es el origen de todos los plazos posteriores y va a hacer falta leerla muchas veces.

Lo tercero: convierta cada reserva en un elemento con responsable y fecha de subsanación, y no en una línea dentro del acta. Una reserva sin dueño y sin fecha es una reserva que sigue abierta el día que vence la garantía. Y ponga a la lista un estado agregado visible, porque el saldo retenido suele depender de que esa lista llegue a cero.

Lo cuarto, que es el de mayor rendimiento económico de toda la ficha y cuesta un minuto: cree el día de la recepción una tarea con fecha de vencimiento igual al final del plazo de garantía y un aviso anticipado. Si su obra está en edificación, cree tres, una por ventana. Es la única forma barata de que alguien vuelva a mirar el expediente antes de que la ventana se cierre — y de que, si el daño ya apareció, alguien recuerde que hay dos años y no diez para reclamar.

Términos de esta página

Recepción

El acto por el que el cliente da la obra por recibida. Fuera de la edificación, sólo existe si el contrato la crea. Ampliar

Acta de recepción

El documento que la recoge; en edificación su contenido está tasado por el art. 6.2 LOE. Ampliar

Recepción tácita

Recibir por silencio. En la LOE, treinta días desde la notificación escrita, y salvo pacto en contrario. Ampliar

Reservas

Los defectos anotados al recibir, expresados objetivamente y con plazo de subsanación. Ampliar

LOE

Ley 38/1999, de Ordenación de la Edificación. Regula recepción y responsabilidades en edificación. Ampliar

Plazo de garantía

El periodo posterior a la recepción durante el cual se responde. Fuera de la LOE lo fija el contrato. Ampliar

Ruina

El concepto del art. 1591 CC, del régimen anterior a la LOE. No es la garantía de un edificio actual. Ampliar

Vicios ocultos

Defectos que no eran apreciables al recibir. Por eso recibir sin reservas no lo cubre todo. Ampliar

Precios unitarios

Precio por unidad de obra medida. Es el terreno donde el art. 1592 CC puede aplicarse. Ampliar

Garantía definitiva

El aval que se constituye en contratos del sector público, y sólo ahí. Se devuelve al vencer la garantía. Ampliar

LCSP

Ley 9/2017 de Contratos del Sector Público. Rige sólo contratos públicos, nunca los privados. Ampliar

Lecciones aprendidas

Lo que se anota al cerrar para que la próxima oferta no repita el mismo error de estimación. Ampliar

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