1.2 Pourquoi ça paie | Quatre fuites d'argent

Chapitre 1 · 1.2 Sommaire

1.2 Pourquoi ça paie — quatre fuites d'argent et l'endroit exact où chacune est écrite

La gestion de projet ne paie pas parce qu'elle serait vertueuse, ni parce qu'un référentiel le dit. Elle paie parce que quatre fuites d'argent très précises se bouchent avec des documents très précis. Cette page prend les quatre fuites les plus courantes dans une PME industrielle ou du bâtiment et, pour chacune, donne trois choses : ce qu'elle est, ce qu'elle coûte vraiment, et — la colonne qui compte — où c'est écrit. Parce que la réponse à cette dernière question n'est pas la même dans les quatre cas, et que c'est elle qui décide si vous aurez un argument ou seulement une conviction.

Le renversement qui fait cette page

Pour justifier le temps passé à piloter un projet, on produit en général des arguments de méthode : on serait mieux organisé, plus visible, plus réactif. Ils ont un défaut, ils ne se vérifient pas — et un directeur financier qui les rejette n'est pas de mauvaise foi, puisque rien ne les établit.

Renversons la démonstration. Un projet perd de l'argent à des endroits identifiables, et à chacun correspond un document qui, s'il existe, change l'issue. La question n'est donc pas de savoir si la gestion de projet est utile, mais quel papier manque et combien coûte son absence. Posée ainsi, la discussion porte sur des faits vérifiables, et elle se gagne. Précisons tout de suite le ton du reste : ces fuites ne viennent presque jamais d'une faute. Personne ne décide d'exécuter des travaux sans accord ni d'oublier de dater une réception. Elles viennent d'un enchaînement raisonnable — le client est pressé, discuter sur un chantier coûte cher, l'installation tourne, le fournisseur va bien finir par répondre. Chaque décision est bonne prise isolément ; c'est leur trace qui manque.

Les trois réponses possibles à la question « où c'est écrit ? »

Le tableau ci-dessous se lit par sa troisième colonne, qui n'admet que trois réponses — et elles ne se valent pas. Dans la loi : un texte prévoit la situation et vous pouvez l'invoquer même si votre contrat est muet, ce qui est la position la plus confortable, puisque l'argument ne dépend ni du rapport de force ni de votre crédibilité personnelle. Dans votre contrat : la loi connaît la notion mais n'organise rien ; ce qui s'applique est ce que vous avez signé — position acceptable si le contrat a été écrit, position nulle s'il se tait, ce qui est le cas le plus fréquent. Nulle part : ni texte, ni clause type, ni usage opposable ; il ne reste que ce que vous avez écrit vous-même sur le moment.

Cette troisième colonne est la plus intéressante, parce que c'est la seule où l'entreprise est entièrement maîtresse de sa situation — et la seule où presque personne ne fait le travail.

Première fuite : les travaux faits sans accord écrit

C'est de loin la plus coûteuse, et celle où l'on se trompe le plus sur ce que dit la loi. La phrase que tout le monde se dit — le client avait dit oui, devant témoins — n'a presque aucune valeur là où elle serait le plus utile.

Ce que ça coûte vraiment. Vous exécutez, vous facturez, et la somme reste en discussion pendant des mois. Le temps passé est perdu deux fois : à faire le travail, puis à le défendre — au pire moment, quand le chantier est fini, l'équipe partie ailleurs et le dossier sorti de toutes les têtes.

Où c'est écrit : dans la loi. L'article 1793 du Code civil est le texte le plus utile de tout ce guide pour un installateur au forfait :

« Lorsqu'un architecte ou un entrepreneur s'est chargé de la construction à forfait d'un bâtiment, d'après un plan arrêté et convenu avec le propriétaire du sol, il ne peut demander aucune augmentation de prix, ni sous le prétexte de l'augmentation de la main-d'oeuvre ou des matériaux, ni sous celui de changements ou d'augmentations faits sur ce plan, si ces changements ou augmentations n'ont pas été autorisés par écrit, et le prix convenu avec le propriétaire. »

Trois conditions cumulatives font jouer ce texte : un architecte ou un entrepreneur, la construction à forfait d'un bâtiment, et un plan arrêté et convenu avec le propriétaire du sol.

Lisez ensuite la fin de la phrase, parce que c'est là que se perdent la plupart des dossiers. Elle exige deux choses et non une : les changements doivent avoir été autorisés par écrit, et le prix convenu. Une autorisation écrite sans accord sur le prix ne suffit pas à la lettre du texte. C'est le piège le plus fréquent : on produit fièrement le courriel où le client accepte le décalage de tracé, et il manque la seule chose qui aurait fermé la discussion — combien.

Quatre choses ne valent pas autorisation, et ce sont exactement celles sur lesquelles on se repose : le silence du client ; sa connaissance des travaux sans opposition, puisqu'il passait tous les jours et voyait bien ; la signature du maître d'œuvre, de l'architecte ou du conducteur de travaux sans mandat exprès et écrit pour engager le maître de l'ouvrage ; un ordre de service que le maître de l'ouvrage n'a pas contresigné. En revanche, une acceptation postérieure non équivoque peut valoir autorisation : en pratique, écrite et chiffrée.

Il faut aussi savoir ce que le forfait absorbe. En marché à forfait, les travaux nécessaires à la réalisation de l'ouvrage sont compris dans le prix, y compris lorsqu'ils résultent d'exigences réglementaires qu'il fallait anticiper. Prouver que le travail était utile ne suffit donc pas : il faut prouver qu'il sortait du forfait et qu'il a été autorisé par écrit avec son prix. Deux démonstrations.

D'où une conséquence contre-intuitive, à connaître avant de choisir la forme de son marché : l'article 1793 s'interprète strictement, de sorte qu'en dehors de son champ — pas de plan arrêté, marché au métré, marché en dépenses contrôlées — la preuve des travaux supplémentaires se fait par tous moyens. Autrement dit, l'entrepreneur au forfait sur plan arrêté est moins bien protégé que celui qui travaille au métré. Le forfait protège le client, pas vous.

Deux mises en garde. On lit souvent qu'un dépassement au-delà d'un certain pourcentage caractériserait un bouleversement de l'économie du contrat : la notion existe en jurisprudence, mais aucun seuil chiffré n'est opposable. Et en marché privé français, un maître de l'ouvrage ne peut pas ordonner une modification : il la demande, vous l'acceptez — ce qui vous laisse la main pour poser une condition de prix. Il peut en revanche résilier le marché à forfait par sa seule volonté (article 1794), en vous indemnisant de vos dépenses, de vos travaux et de ce que vous auriez gagné.

La règle d'or, en une ligne : avant de commencer, un écrit signé du maître de l'ouvrage, décrivant le travail et donnant le prix. Pas le maître d'œuvre. Pas un accord de principe. Pas après. Le chapitre 6 en fait un processus tenable au quotidien.

Deuxième fuite : la facture payée en retard

L'excuse est sympathique : on n'ose pas relancer un bon client. Elle est humainement compréhensible et économiquement coûteuse, parce que la conséquence n'est pas une gêne de trésorerie passagère : c'est un financement que vous accordez sans l'avoir décidé, sans en connaître le montant et sans le facturer.

Ce que ça coûte vraiment. Vous financez votre client et vous ne réclamez rien, parce que personne chez vous ne suit les dates d'échéance. Ce dernier point est le vrai sujet : le problème n'est presque jamais le refus de payer, c'est l'absence, en interne, de quelqu'un dont la tâche est de savoir quelle facture est due quel jour.

Où c'est écrit : dans la loi. Le Code de commerce organise les délais de paiement entre professionnels, les pénalités et les sanctions.

Le délai de droit commun est de trente jours. Les parties peuvent l'allonger, dans deux limites exclusives l'une de l'autre : soixante jours à compter de l'émission de la facture, ou quarante-cinq jours fin de mois si cette formule est expressément stipulée. Il faut choisir : soixante jours fin de mois n'existe pas. Et une procédure de vérification ne peut pas servir à repousser le point de départ du délai.

Les pénalités de retard sont exigibles sans qu'un rappel soit nécessaire : le retard suffit, contrairement à l'idée reçue selon laquelle il faudrait d'abord mettre en demeure. Le taux est celui appliqué par la Banque centrale européenne à son opération de refinancement la plus récente, majoré de dix points de pourcentage ; fixé par contrat, il ne peut être inférieur à trois fois le taux d'intérêt légal. S'y ajoute une indemnité forfaitaire de recouvrement de 40 euros — par facture en retard, ni par jour ni par client.

Le point d'appui le plus solide n'est pourtant pas la pénalité, qui reste un litige entre vous deux : ce sont les sanctions administratives. Ne pas respecter les délais de paiement expose à une amende pouvant atteindre 75 000 euros pour une personne physique et deux millions d'euros pour une personne morale, portées à 150 000 euros et quatre millions en cas de nouveau manquement dans les deux ans ; elle est prononcée par l'administration et peut être publiée. En France, le retard de paiement n'est donc pas seulement un litige privé, c'est un risque public pour le débiteur — et face à un grand donneur d'ordre, un argument de négociation autrement plus efficace qu'une relance.

Un contraste surprend les entreprises qui travaillent des deux côtés : en marchés publics, les intérêts moratoires se calculent sur le taux de la Banque centrale européenne majoré de huit points, non de dix, et les délais de paiement y obéissent à un régime propre. La même entreprise n'a donc pas le même taux selon que son client est privé ou public. Le chapitre 5 revient sur les marchés publics, qu'il ne faut jamais mélanger avec le marché privé.

Troisième fuite : la réception jamais datée

Celle-ci est la plus silencieuse, parce qu'elle ne produit aucun incident. L'installation tourne, le client est satisfait, on passe à autre chose. Il ne se passe rien — et c'est le problème.

Ce que ça coûte vraiment. Vous ignorez quand vos garanties ont commencé à courir, donc quand elles s'éteindront, et le solde reste suspendu au même flou. Votre retenue de garantie aussi : elle suit son propre calendrier, puisqu'à l'expiration d'un délai d'un an à compter de la réception, faite avec ou sans réserve, la caution est libérée ou les sommes consignées vous sont versées même en l'absence de mainlevée, sauf opposition motivée notifiée par lettre recommandée (loi du 16 juillet 1971, article 2). Sans date de réception, cette année-là ne commence jamais : l'argent est à vous et vous ne savez pas le réclamer.

Où c'est écrit : dans votre contrat. Le droit français donne beaucoup et s'arrête juste avant l'utile. L'article 1792-6 du Code civil définit la réception, lui attache des effets considérables et prévoit même qu'elle puisse être demandée par la partie la plus diligente ou prononcée judiciairement. Mais aucun texte n'oblige, en marché privé, à l'organiser à une date convenue d'avance, et aucun délai n'est imposé au maître de l'ouvrage. La loi vous dit ce que la réception déclenche ; elle ne vous dit pas comment l'obtenir.

Deux corollaires, aussi mal connus l'un que l'autre. Le premier : en marché privé, le silence du maître de l'ouvrage ne vaut rien, et il n'existe pas de réception acquise par simple écoulement du temps. Si vous avez lu qu'une réception est réputée acquise faute de réponse dans un certain délai, c'est un droit étranger ou un mécanisme de marchés publics, qui ne joue que si le marché s'y réfère expressément. Le second est l'inverse exact et tout aussi coûteux : la réception peut avoir eu lieu sans que personne l'ait écrite. La jurisprudence admet de longue date la réception tacite et la présume lorsque le maître de l'ouvrage a pris possession et payé l'intégralité du prix ; vos délais peuvent donc courir depuis huit mois sans qu'aucun document ne dise depuis quand.

Puisque c'est le contrat qui commande, une seule question vaut d'être posée sur chaque marché privé de bâtiment : la norme NF P03-001 est-elle citée dans la liste des pièces contractuelles ? Ce cahier des clauses administratives générales ne s'applique jamais d'office, et même cité, les clauses particulières peuvent y déroger. S'il est cité, vous avez une procédure ; sinon, vous n'avez que le Code civil.

Ce qu'il faut donc écrire tient en quatre points : qui demande la réception et sous quelle forme, dans quel délai le client doit y procéder à compter de la demande, ce qui se passe s'il ne le fait pas, et sur quel document elle est constatée. Le chapitre 7 développe chacun d'eux, y compris le cas du client qui exploite l'installation et refuse de signer.

Quatrième fuite : les jours d'attente d'un tiers

La dernière est la plus banale et la seule dont personne ne parle. Le fournisseur finira bien par répondre. L'électricien du client passera la semaine prochaine. Le bureau de contrôle rendra son avis quand il l'aura rendu.

Ce que ça coûte vraiment. Le planning glisse semaine après semaine, sans qu'aucune journée ne soit imputable à quelqu'un en particulier. Et le jour où il faut expliquer six semaines de retard à la mise en service, personne ne sait dire depuis quelle date on attendait, ni quoi. La discussion se déplace alors sur le terrain le plus défavorable qui soit : celui des souvenirs.

Où c'est écrit : nulle part. Aucun texte ne compte les jours pendant lesquels vous attendez quelqu'un. Le Code civil ne connaît pas cette catégorie, aucune norme ne l'organise, aucun usage n'est opposable. Si vous ne les écrivez pas vous-même, ces jours-là n'existent dans aucun dossier.

C'est pourtant la fuite la plus intéressante des quatre, pour une raison qui n'a rien de moral : c'est la seule où vous êtes entièrement maître du résultat. Les trois premières demandent un texte, un contrat, une négociation. Celle-ci demande trois informations écrites sur le moment — ce qu'on attend, de qui, depuis quand —, une ligne par attente, ouverte le jour où elle commence et fermée le jour où elle se termine. Personne n'a besoin d'être d'accord avec vous pour que cette ligne existe. Trente secondes le jour même ; une demi-journée de relecture de courriels neuf mois plus tard, pour un résultat contestable qui arrive quand le dossier est déjà mal engagé.

Un mot sur le risque symétrique, puisque le retard finit souvent en pénalités. Une idée reçue tenace veut que la loi française plafonne les pénalités de retard à un pourcentage du marché : c'est faux, il n'existe aucun plafond légal entre professionnels. Ce qui existe joue dans les deux sens : le juge peut, même d'office, modérer ou augmenter une pénalité manifestement excessive ou dérisoire, et la réduire à proportion lorsque l'engagement a été exécuté en partie (article 1231-5 du Code civil), toute clause contraire étant réputée non écrite. Votre meilleure défense contre une pénalité n'est donc pas une clause : c'est le relevé daté des jours pendant lesquels vous attendiez quelqu'un d'autre.

Trois fuites se plaident avec un texte ; la quatrième ne se plaide qu'avec vos écrits

C'est la section qui porte la page, et elle tient en une phrase : la loi protège là où elle a prévu quelque chose, et nulle part ailleurs.

Regardez la troisième colonne dans son ensemble. Deux fuites sur quatre s'appuient sur un texte que vous pouvez citer et que votre interlocuteur peut vérifier : l'article 1793 pour les travaux supplémentaires, le Code de commerce pour les délais de paiement. La troisième, la réception, bénéficie d'une définition légale forte, mais sa mise en œuvre dépend entièrement de votre contrat : le texte dit ce qu'elle déclenche, votre contrat seul dit comment l'obtenir. Et la quatrième ne repose que sur ce que vous aurez écrit pendant que cela se passait.

Trois conséquences pratiques en découlent, et elles suffisent à organiser une bonne partie du métier. Là où la loi a prévu quelque chose, apprenez le texte et servez-vous-en tôt : un argument légal invoqué quand le problème apparaît règle souvent la question sans conflit, alors que le même argument sorti dix-huit mois plus tard, dans une lettre d'avocat, coûte une relation commerciale. Là où la loi renvoie au contrat, lisez-le avant de signer : c'est le seul moment où vous avez encore un pouvoir de négociation, et il suffit souvent de trois lignes sur la manière dont les travaux seront reçus. Là où il n'y a rien, écrivez : non pour constituer un dossier contre quelqu'un, mais parce qu'une date d'attente ne se reconstitue plus une fois le projet fini et qu'un accord verbal ne se retrouve nulle part.

C'est aussi ce qui rend l'écrit supportable pour tout le monde : il n'est dirigé contre personne, il est simplement la seule forme de mémoire qui survive à un changement d'interlocuteur.

Deux légendes qu'il faut démentir, et pourquoi vous ne lirez ici aucun pourcentage

Cette page se termine sur une absence assumée, et une absence non expliquée passe pour une lacune. Parlons donc des chiffres.

Deux affirmations circulent partout dans la documentation francophone sur la gestion de projet — y compris, il vaut mieux le dire, dans des versions antérieures de ce guide encore en ligne au moment où ces lignes sont écrites. La première veut que 80 % de la réussite d'un projet se joue dans la qualité de sa planification. La seconde veut que 80 % des échecs de projet viennent de problèmes de communication. Les deux sont fausses, et il est plus utile de dire d'où elles viennent que de les retirer discrètement.

La première n'a aucune source. Ce n'est pas une façon polie de dire qu'elle est mal sourcée : elle n'apparaît que dans des recueils de citations et des articles de blog, sans attribution, sans étude, sans échantillon, sans année. Personne ne l'a jamais mesurée. Elle survit parce qu'elle a la forme d'un fait et qu'elle est agréable à lire pour qui vend de la formation à la planification.

La seconde est une déformation d'un document réel, un rapport publié par le Project Management Institute en mai 2013 sur le rôle de la communication. Ce rapport ne dit pas ce qu'on lui fait dire : il traite de deux choses distinctes, d'un côté une part de budget considérée comme exposée, de l'autre une proportion de projets n'atteignant pas leurs objectifs initiaux, dont une fraction seulement est reliée à la communication. La légende a fusionné deux mesures qui ne portent pas sur la même chose et en a fait une cause unique d'échec.

La tentation serait maintenant de remplacer le mauvais chiffre par le bon. Ce guide ne le fera pas, et le chiffre du rapport lui-même n'est pas davantage citable ici, pour trois raisons qui ne tiennent pas à la qualité du travail réalisé. C'est une source commerciale : l'organisme qui mesure la valeur de bonnes pratiques vend la certification qui les enseigne. C'est un échantillon mondial, sans ventilation française. Et c'est surtout un périmètre qui n'est pas le vôtre : de grandes organisations et des projets d'un ordre de grandeur sans rapport avec l'installation que vous menez à trente personnes. Un chiffre juste sur une population ne l'est pas sur une autre.

D'où la règle d'honnêteté de toute cette édition, posée ici une fois pour toutes : il n'existe aucune statistique française de taux de réussite ou d'échec des projets qui résiste à un examen méthodologique, et ce guide n'en inventera pas. Ce qui circule est soit une traduction d'enquêtes internationales dont la méthode a été contestée dans la littérature scientifique, soit la production d'un vendeur de formation, de certification ou de logiciel. Il n'existe pas davantage de chiffre français de professionnels certifiés, ni d'agrégat de dépassements budgétaires.

Cette absence vous sert. Un pourcentage impressionnant ne vous aide pas en réunion : votre directeur financier n'a aucune raison de le croire, et il a raison. L'article 1793, lui, se vérifie en deux minutes et sera encore vrai l'an prochain. Si vous voulez un ordre de grandeur, produisez le vôtre : reprenez vos trois derniers chantiers et comptez les heures passées à défendre des travaux supplémentaires non écrits et les jours de retard imputables à une attente non tracée. C'est la seule donnée dont vous puissiez répondre.

À quoi ça ressemble dans AB

Les quatre fuites se traduisent par quatre habitudes simples, dont aucune ne demande un outil sophistiqué.

Pour les travaux supplémentaires, ouvrez un élément dès qu'une demande est prononcée, avec sa date, son auteur et son texte exact. Il porte trois états et non deux : demandé, chiffré, accepté par écrit. Tant qu'il n'est pas au troisième, il n'est pas payable — et celui qui exécute doit le savoir avant de commencer.

Pour les factures, la date d'échéance se calcule à l'émission et devient une tâche avec un responsable ; le jour où elle passe, quelqu'un est prévenu. C'est tout, et c'est ce qui manque presque partout : le retard de paiement n'est pas un problème juridique, c'est un problème de personne qui regarde.

Pour la réception, créez un jalon avec un champ de date et un champ de document, et tenez-le pour non atteint tant que les deux ne sont pas remplis : un jalon de réception sans pièce jointe est un jalon qui ment.

Pour les attentes, une liste d'aléas où chaque ligne dit ce qu'on attend, de qui, depuis quand, et ce que cela bloque ; ouverte le jour où l'attente commence, fermée le jour où elle se termine, relue en cinq minutes le vendredi. C'est le registre le plus rentable du projet, et celui qui disparaît le premier quand on est débordé.

Les termes de cette page

Marché à forfait

Un prix global et ferme pour un ouvrage défini ; c'est le terrain de l'article 1793. Développer

Travaux supplémentaires

Ce qui sort du forfait ; payable seulement s'il a été autorisé par écrit et son prix convenu. Développer

Avenant

L'écrit qui modifie le marché : travail décrit, prix, effet sur le délai, signé par qui engage le client. Développer

Délai de paiement

Trente jours par défaut, allongeable soit à soixante jours date de facture, soit à quarante-cinq jours fin de mois. Développer

Pénalités de retard

Dues de plein droit dès le dépassement de l'échéance, sans qu'un rappel soit nécessaire. Développer

Indemnité de recouvrement

Quarante euros par facture en retard, qui s'ajoutent aux pénalités : par facture, pas par jour. Développer

Réception

L'acte par lequel le maître de l'ouvrage déclare accepter l'ouvrage, avec ou sans réserves (art. 1792-6). Développer

Réception tacite

Celle qui résulte des faits — prise de possession et paiement du prix — sans qu'aucun document ait été signé. Développer

Retenue de garantie

La fraction des acomptes conservée par le client ; elle se libère un an après la réception, selon sa propre horloge. Développer

Clause pénale

La pénalité prévue au contrat ; le juge peut la modérer ou l'augmenter si elle est excessive ou dérisoire. Développer

Aléa

Un fait qui bloque ou ralentit le travail : il se subit, il se date, il se ferme quand il est levé. Développer

Pour aller plus loin